
- •1.1. Введение
- •1.2. Понятие и назначение сэд
- •Основные понятия электронного документооборота
- •1.3. Основные принципы электронного документооборота
- •1.4. Классификация сэд
- •1.5. Необходимость внедрения электронного документооборота
- •1.6. Функции современных сэд
- •1.7. Требования к основным процессам работы с документами в сэд
- •1.8. Количественные измерения требований к сэд
- •1.9. Критерии выбора поставщика сэд
- •2.1. Клиент-серверная архитектура системы электронного документооборота
- •2.2. Общая схема работы электронного документооборота
- •3.1. Сравнительная характеристика российского и западного подходов к реализации систем электронного документооборота.
- •3.2. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота дело (зао «Электронные офисные системы»)
- •3.3. Босс-Референт (компания АйТи)
- •3.4. Optima Workflow (компания Оптима)
- •3.5. Landocs (компания Ланит)
- •3.6. 1С: Документооборот 8
- •3.7. Евфрат
- •3.8. Сравнительная характеристика систем электронного документооборота, присутствующих на российском рынке программного обеспечения
- •4.1. Принципы, методы и средства создания электронной системы управления документооборотом
- •4.2. Документы в системах электронного документооборота
- •4.2.1. Состав организационно-распорядительных документов (орд)
- •4.2.2. Реквизиты организационно-распорядительных документов
- •4.2.3. Структура типового документа
- •4.2.4. Содержание процедуры получения и передачи потоков документов
- •4.2.5. Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов
- •4.3. Обзор программных технологий для создании систем электронного документооборота
- •4.3.1. Многокомпонентная модель объектов (com)
- •4.3.1.1. Общая характеристика com
- •4.3.1.2. Элементы com-приложения
- •4.3.1.4. Интерфейс
- •4.3.1.5. Порядок вызова сервера клиентским приложением
- •4.3.2.4. ActiveX и автоматизация (Automation) в виде ole-automation
- •4.3.3. Технологии обмена данными между процессами
- •4.3.3.1. Буфер обмена
- •4.3.3.2. Динамический обмен данными
- •Приложение
- •Пример проектирования системы электронного документооборота
- •Проектирование системы электронного документооборота для гимназии
- •Содержание
- •1. Исследование предметной области
- •1.1 Описание предметной области
- •1.2 Характеристики информационных потоков
- •2. Разработка концептуальной модели системы управления документооборотом
- •3. Разработка логической модели управления документооборотом
- •4. Разработка модели предметного воплощения системы управления документооборотом
- •4.1 Физическая модель, структура Базы Данных
- •4.2 Архитектурная функциональность
- •4.3 Функциональная целостность
- •4.4 Технические требования
- •4.5 Проектирование лвс гимназии
- •5. Программирование отдельного блока или подсистемы системы управления документооборотом
- •5.1 Создание бд
- •5.2 Программирование отдельной подсистемы управления документооборотом
- •6. Анализ выполненной работы: достоинства и недостатки разработанных моделей и программы, возможность совершенствования разработанного проекта
- •Приложения
3.1. Сравнительная характеристика российского и западного подходов к реализации систем электронного документооборота.
Системы автоматизации документооборота, предлагаемые в настоящее время на рынках России и Украины, в основном, отечественных производителей либо интеграторов зарубежного программного обеспечения, в частности, на платформе Lotus Notes/Domino от компании IBM. Среди известных СЭД российских поставщиков можно назвать: Дело, БОСС-Референт, CompanyMedia, DIRECTUM, DOCUMENTUM, DocsVision, ЕВФРАТ-Документооборот, Optima-Workflow, LanDocs, МОТИВ, Lotsia PDM Plus. Из украинских разработчиков можно отметить Атлас ДОК, Megapolis.Документооборот, ДОК ПРОФ 2.0 и FossDoc.
Необходимо отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства. Основные различия между российской и западной технологией отражает таблица 1.
Таблица 1
Сравнительная характеристика российской и западной технологий
реализации систем электронного документооборота
Российская технология |
Западная технология |
Чётко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель -исполнитель - руководитель) внутри организации |
Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство |
Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т.д. |
Отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля |
Современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчётных форм и журналов. Предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов канцелярий. |
Регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством не создаётся |
3.2. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота дело (зао «Электронные офисные системы»)
Система автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) ДЕЛОо предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закреплённых соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.
Система ДЕЛО обеспечивает выполнение следующих функций:
1. Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.
2. Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путём создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находится в различных картотеках.
3. Регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путём создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных.
4. Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.
5. Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-сполнителей с помощью механизма электронной почты.
6. Пересылку отчётов исполнителей по документу ответственным исполнителям и /или авторам резолюций.
7. Регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчёты об исполнении, согласование (визирование) документов.
8. Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.
9. Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.
10. Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.
11. Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.
12. Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчётов для предоставления руководству.
13. Предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
14. Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.
15. Хранение электронных образов документов.
16. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела.
17. Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.