1.2. Понятие и назначение сэд

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.

Можно выделить ещё одно оптимальное определение электронного документооборота: "электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства".

Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией или движением электронный документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом корреспонденции между организациями.

Аббревиатура СЭД (система электронного документооборота) является практически общепринятым термином для обозначения некоторого класса задач автоматизации деятельности организаций (государственных, коммерческих, общественных и пр.) при работе документами. Наряду с “СЭД” в профессиональной терминологии используются и другие названия в качестве синонимов или близких понятий:

САД - система автоматизации документооборота;

СУД - система управления документами;

САДО - система автоматизации документационного обеспечения).

На рынке нет общепризнанного определения СЭД. Рассмотрим некоторые из них.

Одним из основных определений является трактовка СЭД как организационно-технической системы, обеспечивающей процесс создания, распространения электронных документов в компьютерных сетях и управления доступом к ним, а также обеспечивающей контроль над потоками документов в организации (имеется в виду система, обеспечивающая деятельность в конкретной организации и имеющая набор функциональности, который нужен этой организации). В российских условиях СЭД ассоциируется, в первую очередь, с решением задач организационно-распорядительного документооборота с целью управления организацией. Но в данном случае, процесс управления опирается на человеко-читаемые (в основном текстовые) документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников, необходимые к исполнению.

Данное определение СЭД представляет собой перевод термина EDMS (Electronic Document Management System, система управления электронными документами), который широко использовался на Западе в 90-е годы.

Но нужно обратить внимание, что EDMS подразумевает решение более широкого класса задач, чем СЭД, в том числе в плане поддержки видов и форматов данных.

СЭД (СЭД-решения) - набор специализированных прикладных программных (или программно-методических) средств, на базе которых можно создать СЭД заказчика (организации). В свою очередь, СЭД-решения могут разрабатываться на основе СЭД-платформ (ПО, предоставляющее базовый СЭД-функционал). Нужно сказать, что грань между СЭД-решениями и СЭД-платформами весьма условна.

СЭД (СЭД-проект) - комплекс услуг по созданию, внедрению и сопровождению СЭД в конкретных организациях (включая приобретение лицензий на ПО).

СЭД ориентированы на работу с электронными документами, их движением внутри организации или между организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документов. СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами - таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях.

Под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.п. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с "кровеносной системой" компании.