Формирование обратной связи
Порой считают, что принять решение нетрудно, и в этом есть доля истины; трудно принять хорошее, эффективное решение, даже если его принятие не осложняется борьбой самолюбия и интриг, без которых не обходится ни одно общество. Для того чтобы принять решение, мы используем собственные навыки и умения, здравый смысл, интуицию, логику, а также советы и рекомендации исполнителей. Для этого необходимо иметь обратную связь, управляющего с исполнителями, и правильно уметь ею пользоваться. Наличие и поддержание такой связи - одно из важных достоинств управляющего.
Управляющему следует помнить, что в сознании подчиненных между ними и руководителем лежит глубокая пропасть, обусловленная разным положением, несопоставимыми окладами, наличием у управляющего власти и т.д., которая мешает подчиненным приходить к управляющему со своими предложениями. И единственный способ побудить подчиненных приходить с предложениями - это самому построить “мост” уважения и доверия, по которому они не боялись бы ходить. “Мост” воздвигается поведением внимательного слушателя, который ценит чужие мнения и идеи, и всегда открыт для них. При возведении этого моста опора номер один - слушать заинтересованного. Вторая опора - задавать продуманные вопросы и избегать наводящих вопросов, так как в них уже подсказан ответ. Третья опора - избегать коллективного единомыслия. Вы верите, что все единодушно поддержали вас, и одновременно имеете ложное коллективное решение. Чтобы этот мост мог работать, необходимо:
во-первых, создать при обсуждении проблем обстановку открытости и доверия, отдать предпочтение тем, кто высказывается откровенно; корректность, дипломатичность, чуткость, хорошие манеры - вот что должно цениться за столом переговоров;
во-вторых, при необходимости отдать предпочтение определенному решению, поручить его сделать вашему подчиненному, который умеет толком излагать мысли и не пользуется властью;
в-третьих, начинать обсуждение с самого младшего по рангу, поставив перед ним прямой вопрос: “Как, по-вашему, следует действовать и почему?”.
При таком порядке обсуждения и принятия решений те, кому предстоит осуществлять принятое решение, считают его своим. Как правило, указанный метод принятия решений эффективен и побуждает давать вам толковые рекомендации. Для принятия решений с учетом мнения коллектива создайте в умах ваших исполнителей прочную сеть коммуникационных каналов связи, передающих информацию вверх, и вы будете вознаграждены.
Уровни принятия решения и схема действий
Процесс постановки целей и принятия решений жизненно важен не только в бизнесе для деловых отношений, но в повседневной жизни отдельных людей. Так, установление личных целей управляющего придает ему чувство уверенности и поддерживает высокий уровень мотивации и достижений. Только тот, кто имеет цель и чувство направления, может судить о том, был ли реальный прогресс в деле. Многолетняя практика определила четыре уровня принятия решений, и для каждого из них требуются определенные управленческие знания, навыки и методы.
Первый уровень - рутинный. На этом уровне не требуется творческого подхода, поскольку все процедуры заранее расписаны. Необходимые навыки включают: неукоснительное следование процедуре, разумную оценку ситуации, гуманное лидерство, контроль и мотивацию.
Второй уровень - селективный. На этом уровне требуется, в определенных границах, доля инициативы и свободы действий. Необходимые навыки и включают: установление целей, планирование, анализ информации, самостоятельные усилия по дальнейшему развитию.
Третий уровень - адаптационный. На этом уровне необходима выработка творческого решения. Успех зависит от инициативы и способности сделать прорыв в неизвестное. Необходимые навыки - умение идентификации проблем, систематизированное их решение, создание рабочих групп и анализ возможного риска.
Четвертый уровень - инновационный. На этом уровне проблемы наиболее сложные, они требуют нетрадиционного подхода к их решению. Необходимые навыки - творческое управление, стратегическое планирование и мышление, системное развитие.
Поиск информации состоит из серии вопросов, все более сужающих область изучения, которые и являются базой для принятия решений. Основа успеха в том, что необходимо точно знать, что вы хотите, и здесь требуется конкретность, полнота и ясность цели. Ниже представлены девять основных действий по принятию эффективных решений.
Приведите факты в определенный порядок. Если имеются все необходимые факты - принимайте решение, если их нет - собирайте и только затем принимайте решение. Не жалейте времени на сбор фактов и информации.
“Посоветуйтесь” со своими чувствами. Если принимаемое решение не очень важно, то полезно рассмотреть все “за” и “против” и принять решение. Если же оно жизненно важно для вас, то следует “посоветоваться” со своими чувствами.
Правильно выберите время для принятия решений. Для пользы принятого решения необходимо не спеша подумать, учесть настроение. Помните, когда у вас подавленное настроение, ваши действия имеют тенденцию быть агрессивными; когда вам сопутствует хорошее настроение, то ваше поведение склонно к терпимости и равновесию.
Не слишком полагайтесь на интуицию. Использование интуитивных чувств при принятии решений приносит большую пользу, но полностью полагаться на них нельзя. Чаще всего решения, принятые на основе интуиции, оказываются слабым звеном в управлении.
Используйте качественную информацию. Идеи должны точно передаваться к людям, собирающим факты, информацию и принимающим решения. Самое лучшее решение будет бесполезным, если оно принято на основе неверных данных.
Придерживайтесь гибких решений. Принимая решения, мы используем лучшую информацию на настоящий момент. Если в последствии окажется, что она лучшая, модифицируйте ваше решение в процессе исполнения. Если есть сомнение при принятии решения, лучше сказать “нет”, так гораздо легче и с меньшими последствиями можно изменить “нет” на “да”, чем наоборот.
Продумайте все факты до конца. Обдумывание - это обычная подготовка к действию. Люди, боящиеся действий, увеличивают срок подготовки.
Имейте смелость принять решение. При принятии ответственного решения необходимо иметь смелость остаться одному, отстаивать свою точку зрения, или быть первым в принятии нетрадиционного решения. Помните, что окончательное решение должно созреть в вашей голове.
Принимая решение под давлением обстоятельств, необходимо найти время подумать и ответить на ряд вопросов:
Что будет правильным?
Что может дать сбой?
Что может вызвать появление проблемы?
Какие профилактические действия следует предусмотреть?
Какой нужен план на непредвиденный случай?
Когда альтернативный план вступает в действие?