Нормативно – справочная информация

При расчете заработной платы, выпуска продукции, учете ведения договоров используется нормативно – справочная информация.

Для подготовки нормативно справочной информации в данной работе используются следующие технологии Excel:

• заполнение данных с использованием прогрессии,

• автозаполнение списка,

• использование имен,

• применение функции даты и СЧЕТЕСЛИ.

Функции даты: ГОД, МЕСЯЦ, ДЕНЬ, ЧАС, МИНУТА, СЕКУНДЫ выделяют из числового формата даты отдельные элементы даты. Все эти функции имеют одинаковый формат. Аргументом функций является дата.

Пример. Пусть в ячейке А1 находится дата 1.04.2012.

ДЕНЬ(А1)- результат вычисления = 1

МЕСЯЦ(А1) - результат вычисления = 4

ГОД(А1) - результат вычисления = 2012

Функция СЧЕТЕСЛИ подсчитывает в диапазоне данных количество значений, удовлетворяющих заданному условию.

Формат функции: СЧЕТЕСЛИ (Диапазон; условие).

Пример. Пусть в диапазоне Q:Q находятся числа. Подсчитать сколько раз в этом диапазоне встречается число 1.

=СЧЕТЕСЛИ(Q:Q;1)

Автозаполнение списка. В Excel имеется набор стандартных списков данных: названия дней недели и названия месяцев. Для ввода списка нужно ввести в ячейку один элемент списка, выделить его и протащить его мышью в смежные ячейки.

В Excel при копировании ячеек методом протаскивания рядом появляется пиктограмма Автозаполнения . С помощью параметров смарт-тега Автозаполнения можно просто копировать ячейки или заполнить область протаскивания формулами, значениями данных в арифметической прогрессии, применяя соответствующий формат.

Для заполнения числовых данных и дат можно использовать математические прогрессии (см. рис. 1. 10).

Рис.1.10

Технология заполнения данных с использованием прогрессии

1. Ввести в ячейку первый элемент числового ряда.

2. Вызвать диалоговое окно Прогрессия. (Вкладка Главная – пиктограмма Заполнить – пункт меню Прогрессия.)

3. В окне Прогрессия выбрать:

• Расположение (по столбцам или по строкам).

• Тип прогрессии (арифметическая, геометрическая, даты).

• Шаг прогрессии (дробная часть числа вводится через запятую).

• Предельное значение.

Использование имен. Для наглядности представления функций и формул можно использовать имена для обозначения адресов ячеек и диапазонов данных.

Для создания имени следует выделить ячейку или диапазон, перейти на вкладку Формулы и нажать на пиктограмму Присвоить имя. В диалоговом окне Создание имени ввести имя в поле Имя и нажать кнопку ОК. Использование знаков пробела и дефиса (-) в именах недопустимо.

Нормативно – справочная информация находится на листе Справка.

Задание 5

Определите количество рабочих дней в 2012 году по месяцам.

1. Перейдите на лист Справка.

2. Заполните таблицу 6 списком рабочих дней, используя прогрессию.

3. В таблице 6 проставьте номера месяцев, используя функцию Месяц.

4. В таблице 7 заполните строку Месяц авто заполнением.

5. В таблице 7 подсчитайте количество рабочих дней в месяце, используя функцию СЧЕТЕСЛИ.

6. В строке Итого (раб. дней) подсчитайте количество рабочих дней с учетом праздников.

7. Заполните таблицу 8 названиями дней недели, используя авто заполнение.

Задание 6

Рассчитайте данные в таблице 9.

1. Рассчитайте цену упаковки изделий.

Цена упаковки 100 шт.(тыс.руб.) = Цена изделия*100/1000

2. Рассчитайте план выпуска (тыс. руб.) по каждому изделию.

План выпуска (тыс. руб.) = Цена изделия*План выпуска (шт.)/1000

Задание 7

Дайте названия справочным таблицам.

Примечание. Выделяйте диапазоны таблиц без заголовков.

1. Дайте название для таблицы 7 – Месяцы.

2. Дайте название для таблицы 8 – ДенНед.

3. Дайте название для таблицы 9 – Цены.

4. Дайте название для таблицы 10 – Скидки.

5. Дайте название для таблицы 11 – Клиенты.

6. Дайте название для таблицы 12 – Сотрудники.

7. Дайте название для таблицы 13 – Стаж.

8. Дайте название для таблицы 14 – Премия.