Тема 8: Организационно - кадровая документация

ПЛАН

1. Структура и порядок разработки штатного расписания

2. Положение о подразделении. Примерная структура положения о подразделении

3. Должностная инструкция. Структура и порядок разработки

4. Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, единый тарифно-квалификационный справочник должностей служащих: общая характеристика

5. Структура правил внутреннего трудового распорядка

6. Табель учета использования рабочего времени, порядок его заполнения

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

1. Штатное расписание — организационно-распорядительный документ, содержащий сгруппированный с учётом структуры управления организацией перечень наименований должностей служащих и профессий рабочих с указанием их количества по каждому наименованию, квалификации и размеров должностных окладов.

2. Организационная структура – логическое соотношение исполнительных и управленческих звеньев с учетом их правовых и экономических соотношений, форм разделения и кооперации труда.

3. Должностная инструкция — это нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника организации (предприятия).

4. Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий

рабочих (ЕТКС) - нормативный документ, регулирующий вопросы тарификации труда рабочих.

5. Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД) представляет собой систему квалификационных справочников, в которых приведены квалификационные характеристики должностей служащих, сгруппированные по признаку видов экономической деятельности (отраслей).

1. Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, который содержит сгруппированный с учетом структуры управления организации перечень наименований должностей служащих и профессий рабочих с указанием их количества по каждому наименованию, квалификации и размеров должностных окладов (ставок).

Штатное расписание является одним из локальных нормативных актов, определяющих трудовой распорядок для работников организации (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь). Поскольку в соответствии со ст. 1 и 19 ТК трудовой договор заключается по должностям, специальностям, профессиям и квалификации согласно штатному расписанию для соблюдения законодательства в организациях любых организационно-правовых форм должно быть утверждено штатное расписание.

Обязательной формы штатного расписания не имеется, поэтому в каждой организации оно разрабатывается самостоятельно.

Штатное расписание организации утверждается должностными лицами, которым это право предоставлено уставом (положением), учредительным договором.

Для того чтобы организационная структура и штатная численность, а также штатное расписание были экономически обоснованными, их утверждению должна предшествовать следующая работа.

1. Расчет количества рабочих мест и численности работников (трудоемкости) с учетом утвержденных нанимателем норм труда и планируемого объема работ (услуг).

2. Распределение обязанностей между руководителем организации и его заместителями (утверждается приказом), разработка и утверждение положений о структурных подразделениях организации (отделов, цехов, участков и др.).

3. Разработка и утверждение положения (условий) оплаты труда работников организации.

4. Расчет месячных должностных окладов (ставок) на основе Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь в соответствии с Декретом Президента Республики Беларусь от 18 июля 2002 г. № 17 «О некоторых вопросах регулирования оплаты труда работников» и с учетом тарифной ставки первого разряда, установленной в организации.

5. Расчет фонда заработной платы с учетом планируемого объема работ (услуг) и численности работников.

Наименование структурных подразделений в штатном расписании указывается согласно утвержденной нанимателем организационной структуре.

Если организация имеет сложную структуру управления и значительную численность персонала, как правило, штатное расписание составляется отдельно для аппарата управления и производственного персонала.

Структура штатного расписания состоит из разделов:

1. Руководители

2. Специалисты

3. Служащие

4. Рабочие.

При этом группировка должностей (профессий) производится по структурным подразделениям.

По каждому разделу, подразделу, структурному подразделению, в целом по штатному расписанию указываются итоги по количеству штатных единиц и месячному фонду заработной платы.

Все изменения, вносимые в штатное расписание, а также приказы о приеме (увольнении) работников оперативно отражает штатная книга, поэтому она всегда дает объективную картину штатного состава предприятия на любой период времени.

Если штатное расписание и штатная книга ведутся на персональном компьютере, например в ЕХСЕL, то при внесении изменений значительно снижаются трудозатраты по пересчету окладов (ставок) и фонда заработной платы.

2. Положение о подразделении (приложение 2) — документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения организации: задачи, функции, права, ответственность.

Типовая структура положения включает семь разделов:

1. Общие положения

Данный раздел является одним из наиболее значимых по количеству информации о структурном подразделении и включает в себя следующие подразделы:

1. место подразделения в структуре организации;

2. порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения организации;

3. подчиненность подразделения;

4. руководство подразделением;

5. основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.

Подразделение может быть основным или вспомогательным, самостоятельным или входить в состав самостоятельного, более крупного структурного подразделения.

Все основные самостоятельные подразделения организации создаются приказом руководителя организации.

При определении подчиненности подразделения следует руководствоваться структурной схемой организации и структурой управления организацией.

В подразделе о руководстве подразделением указываются : должностное лицо, которое возглавляет данное структурное подразделение; порядок его назначения на должность руководителя.

Следует иметь в виду, что Положение о структурном подразделении является в какой-то степени и должностной инструкцией для руководителя этого подразделения (начальника отдела). Поэтому здесь уместно указать также квалификационные требования к руководителю, наличие и количество заместителей, порядок распределения между ними обязанностей.

Перечень основополагающих организационно-правовых документом, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности, устанавливается в зависимости от функций (вида деятельности), выполняемых подразделением.

Этими документами являются:

1. законодательные акты Республики Беларусь, нормативные правовые акты государственных органов, другие руководящие документы вышестоящих органов, регулирующие деятельность соответствующей отрасли экономики и организации;

2. внутренние документы организации – Устав организации, положение о подразделениях, положения о персонале, а также приказы и распоряжения вышестоящего руководства;

3. нормативно-методические документы и материалы, касающиеся деятельности подразделения.

2. Задачи подразделения

В разделе перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие основные направления деятельности подразделения.  

Обычно первые (одно или два) предложения, содержащиеся в квалификационной характеристике, которыми начинаются должностные обязанности руководителя соответствующего структурного подразделения, и есть основные задачи (направления деятельности) этого структурного подразделения.  

При создании объединенных (близких по функциям) структурных подразделений задачи объединяются. 

Если подразделение включает в себя структурные единицы, осуществляющие деятельность по нескольким направлениям (более двух), то задачи перечисляются подробно в соответствии с этими направлениями. Тогда можно всегда определить функции каждой структурной единицы.

3. Организационная структура подразделения

В этом разделе отражаются структура подразделения, порядок её формирования и утверждения. Структура подразделения представляется либо в виде текста, либо в виде схемы с отражением всех структурных единиц подразделения и их взаимосвязей.

4. Функции подразделения

В этом разделе перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Функции определяются по каждой структурной единице, входящей в состав подразделения. Содержание этого раздела может в полной мере основываться на квалификационной характеристике руководителя структурного подразделения организации.  

Следует отметить, что в некоторых случаях в этом разделе должна отразиться специфика организации, т.е. наряду с общими функциями необходимо расписать специальные функции, обусловленные деятельностью организации.

5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации

В процессе функционирования структурного подразделения в организации между ним и другими подразделениями организации возникают функциональные отношения или устанавливаются служебные связи (схемы взаимодействия). 

Для вновь создаваемых организаций и, соответственно, подразделений разработка данного раздела является достаточно трудоемким и ответственным делом. Впоследствии связи уточняются и в раздел вносятся соответствующие изменения и дополнения. 

Данный раздел, в основном, отражает взаимоотношения подразделений на уровне информационных и документационных потоков, обусловленных функциональными особенностями подразделений.

 

6. Права подразделения

В этом разделе перечисляются права как самого структурного подразделения, так и его руководителя. 

Права подразделения могут быть общими и специальными.

7. Ответственность подразделения

Положение о структурном подразделении определяет ответственность руководителя этого структурного подразделения, т.к. именно руководитель несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение возложенных на подразделение функций. Ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями, и в положениях о структурных подразделениях эту норму целесообразно зафиксировать.  

В некоторых случаях в положениях об отдельных структурных подразделениях предусматривается коллективная ответственность подразделения (работников этого подразделения). Например, для подразделений, связанных с работой в области информационных технологий, необходимо предусмотреть коллективную ответственность за неразглашение информации конфиденциального характера. И наконец, руководитель структурного подразделения несет персональную ответственность за определенные действия.

3. Должностная инструкция (приложение 3) — это нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника организации (предприятия).

Текст должностной инструкции, как правило, делится на разделы:

1. Общие положения

• Указывается отдел (подразделение) и полное наименование должности (в соответствии с ОКРБ 006-96 с изменениями).

• Указывается категория должности (руководитель, специалист, технический исполнитель).

• Определяются квалификационные требования к работнику по образованию, специальности, стажу работы по специальности (на основании раздела «Квалификационные требования» квалификационной характеристики по данной должности).

• Описывается порядок назначения и освобождения работника от занимаемой должности.

• Указывается подчиненность должности и должностные лица, которыми руководит работник.

• Определяется замещение по должности работника в случае его временного отсутствия.

• Перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности (на основании раздела «Должен знать» квалификационной характеристики по данной должности).

2. Функции

Определяются конкретные действия работника, периодичность и сроки их выполнения; указывается форма участия работника в управленческой деятельности: руководит, утверждает, исполняет, согласовывает и т.д.

3. Должностные обязанности

Указываются обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным

изложением основных направлений его служебной деятельности. Этот раздел разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики по данной должности. Необходимо отметить, что если в содержании работ на рабочем месте предусмотрены такие, которые соответствуют характеристикам работ из двух и более должностей, должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями, с условием, что распределенные должностные обязанности будут иметь меньший удельный вес в объеме работ, чем работы по основной должности. Таким образом решается задача совершенствования управления.

4. Права

Определяются права, предоставляемые работнику для самостоятельного выполнения возложенных на него функций, по отношению к его подчиненным, внешним организациям. Перечень прав определяется в соответствии с законодательством и внутренними документами организации.

5. Ответственность

Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей, за неиспользование предоставленных ему прав, а также за несоблюдение требований законодательства.

Должностная инструкция:

1. разрабатывается специалистом службы управления персоналом (кадровой службой), либо руководителем структурного подразделения;

2. подписывается руководителем подразделения, разработавшего должностную инструкцию;

3. согласовывается (визируется) с юридической службой. В том случае, если она разработана службой управления персоналом, ее также необходимо согласовать с руководителем соответствующего структурного подразделения или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации;

4. утверждается первым руководителем организации;

5. доводится до работника под роспись.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее подписания. С момента ознакомления работника с должностной инструкцией (под роспись) ее требования становятся для работника обязательными.