- •4.1. Индивидуальный план руководителя.
- •4.2. Долгосрочные и среднесрочные планы.
- •4.3. Краткосрочные и оперативные (ежедневные) планы
- •4.4. Преимущества планирования рабочего времени руководителя.
- •4.5. Матрица классификации дел.
- •Кривая работоспособности и ее применение в управлении руководителем.
4.5. Матрица классификации дел.
Руководитель должен уметь выделить из всей массы своих дел те, которые являются наиболее важными и перспективными.
При этом подходе все виды деятельности руководителя характеризуются двумя параметрами: важность и срочность.
Важность - это характеристика деятельности с точки зрения внесения вклада в достижение целей.
Срочность - это характеристика деятельности с точки зрения требования внимания и активной деятельности руководителя. Срочность видима и, как правило, человек получает удовлетворение от того, что он успешно справился со срочным делом вне зависимости от его важности.
Классификация дел в зависимости от их срочности и важности может быть представлена в виде матрицы (см. рис. 4).
ДЕЛА |
Срочные |
Не срочные |
Важные |
I Неотложные проблемы Критические ситуации |
II Планирование Создание связей и отношений Поиск новых возможностей Саморазвитие |
Не важные |
III Большинство текущих неотложных дел Многие телефонные звонки Некоторая корреспонденция Некоторые совещания |
IV Мелочи, отнимающее время, Некоторая корреспонденция Пустая трата времени Отлынивание от работы |
Рис. 4. Матрица классификации дел.
Руководители, пребывающие в квадранте I, сосредоточены на проблемах. Каждый день для них - это борьба с проблемами, но количество проблем с каждым днем не уменьшается, а увеличивается. Все меньше времени остается на радостные чувства от разрешенных проблем, растет число стрессовых ситуаций. Единственным средством избавления от проблем многие руководители такого типа видят в уходе в дела квадранта IV, что служит своеобразным отдыхом.
Другие руководители большинство времени расходуют на делах квадранта III, считая, что занимаются делами квадранта I. Для них срочное становится важным. В большинстве случаев это происходит потому, что над ними довлеют интересы и ожидания других людей, под которые они приспосабливаются. В результате они ощущают себя жертвой обстоятельств, которые выше их.
Руководители, работающие в квадранте II, ориентированы на упреждение проблем за счет строительства отношений с окружающими людьми, перспективного планирования, предупредительных действий и приобретения новых знаний. Поэтому количество кризисных ситуаций, с которыми они сталкиваются, сравнительно невелико. В результате они не чувствуют себя “загнанными лошадьми”, у них остается время на отдых и они занимаются творческой деятельностью.
Переход от работы в квадранте I или III к работе в квадранте II достаточно сложен и требует определенного мужества. Первоначально единственным ресурсом времени для занятий делами квадранта II является время из квадрантов III и IV. И здесь важными являются два умения:
проведение анализа затрат своего времени;
отказаться от зачастую навязываемых из вне дел, относящихся к квадратам III и IV.
Отказываясь от навязываемых дел, относящихся к квадрантам III и IV, важно иметь ввиду, что человек, из-за ограниченности суток, всегда вынужден говорить кому-то или чему-то “нет”. Для многих проще сказать “нет” самому себе, забирая время у собственного развития и здоровья, собственной семьи и творчества, и отдавая это время интересам других. Эту человеческую особенность любят использовать кризисные руководители, которые руководствуются правилом: “Если хочешь, чтобы что-то было сделано, поручи это занятому человеку”. Поэтому важно научиться говорить “нет” другим, не позволяя втягивать себя в решение кризисных проблем.
Организация работы в квадранте II базируется на четырех составляющих:
определение собственных ролей;
определение ближайших дел;
планирование собственной деятельности;
ежедневная адаптация.
Обычно медлительность в работе руководителя появляется тогда, когда он сталкивается с делом, которое для него
либо неприятно
либо сложно
либо порождает неопределенность или нерешительность.
Есть такой «принцип Парето «Правило 80:20 », который, как показывает практика, оправдывается в большинстве случаев.
Этот принцип гласит:
80% прибыли приносят обычно 20% изделий, а остальные 80% изделий – лишь 20% прибыли;
80% всего времени вы тратите на 20% дел:
в процессе работы достигается 80% результатов (выпуск) за первые 20% расходуемого времени (затраты), остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.
Проанализируйте свою работу с этой точки зрения, и вы обнаружите, что больше всего хлопот доставляет ограниченное число видов деятельности. Лучше всего браться за такие дела с самого утра.