4.3. Краткосрочные и оперативные (ежедневные) планы

Краткосрочное планирование – это планы, которые, в зависимости от необходимости, могут составляться на 6 временных периодов: год, полугодие, квартал, месяц, декаду, или неделю.

Оперативные (ежедневные) планы - это планы на день, расписание на один день.

Начинать планирование времени рекомендуется с составления плана работы на день, так как:

• День – это наименьшая и хорошо обозримая единица систематического планирования;

• Каждый день можно рассматривать в качестве нового начала, если предыдущий день был неудачным;

• Тот, кто не умеет придерживаться плана работы на день, не сможет также придерживаться и планов на более длительные периоды (месяц, год).

На планирование требуется ежедневно 8 минут. Зафиксируйте (запишите) задачи, виды деятельности и встречи, которые Вы хотели бы и должны выполнить в конкретный день:

Необходимые задания из Вашего списка на неделю или месяц; невыполненные задания предыдущего дня; дополнительно возникшие дела на этот день; встречи; телефонные звонки; корреспонденция; периодически повторяющиеся дела.

4.4. Преимущества планирования рабочего времени руководителя.

Чем лучше Вы умеете распределить (спланировать) свое время, тем лучше Вы сможете использовать его для достижения профессиональных и личных целей. Ваше преимущество заключается в планировании своей работы.

7 аргументов в пользу письменного планирования:

1. планы, удерживаемые просто в памяти, проигрывают в обзорности («с глаз долой, из сердца вон») и подвержены частым изменениям;

2. письменное планирование означает разгрузку памяти;

3. письменно зафиксированный план имеет психологический эффект самомотивации к деятельности, а ваши действия при осуществлении задач конкретного дня будут более целенаправленными и сориентированными на строгое выполнение запланированного;

4. письменный план поможет Вам меньше отвлекаться (т.е. концентрироваться) , а это в свою очередь будет заставлять Вас выполнять запланированные задания;

5. благодаря контролю за выполнением плана на день, вы не потеряете из виду невыполненные пункты (перенос их на следующий день);

6. Вы сможете достичь большего успеха, чем лучше сумеете оценить свою потребность во времени и возможные помехи. Таким образом Вы сможете запланировать «буферное время» для непредвиденных событий.

7. Письменные планы, собранные в скоросшивателе, одновременно являются информацией (документацией) о проделанной работе и в определенных случаях могут служить доказательством или протоколом Вашей деятельности или бездействия.

Главные направления совершенствования процесса планирования и использования рабочего времени:

1) совершенствование процесса делегирования;

2) выделение приоритетов в управленческой деятельности;

3) оптимизация процесса постановки собственных мотивирующих целей и целей подчи­нённых;

4) совершенствование процесса планирования и организации рабочего времени;

5) внедрение эффективной системы контроля за реализацией намечен­ных планов.