4. Содержание отчета по работе.

Отчет по работе включает:

4.1. Титульный лист.

4.2. Цель работы.

4.3. Распечатки полученных результатов.

4.4. Схема данных.

4.5. Выводы по работе.

5. Контрольные вопросы.

5.1. Дать краткую характеристику СУБД Access.

5.2. Что такое реляционная СУБД?

5.3. Перечислить (кратко) сервисные возможности Access.

5.4. Перечислить типы данных, допустимых для использования Access.

5.5. Что представляет собой и как осуществляются сортировка и фильтрация данных?

5.6. Кратко описать технологию создания БД.

5.7. Какими способами осуществляется заполнение БД?

Лабораторная работа № 2 Создание однотабличных форм для ввода данных в таблицы.

Цель работы: создание форм и элементов управления с помощью Мастера и Конструктора. Привязка информационных полей через взаимосвязи.

1. Краткие теоретические сведения.

1.1. Создание форм.

Access предоставляет широкие возможности для создания форм – графического диалогового интерфейса пользователя. Формы позволяют добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения полей, получать расчетные данные. Простейшая форма на основе одной таблицы может быть создана при выборе одного из режимов АВТОФОРМЫ: В СТОЛБЕЦ, ЛЕНТОЧНАЯ, ТАБЛИЧНАЯ. АВТОФОРМА В СТОЛБЕЦ является одноразовой. В ней поля располагаются в столбец, а в окне формы одна запись и кнопки перехода к другим записям (рекомендуется использовать автоформу в столбец, если исходная таблица содержит много полей). Остальные автоформы многоразовые, т. е. поля размещаются в одной строке и несколько записей в окне. Все автоформы не предоставляют возможности выбора стиля оформления и выбирают все поля таблицы. Однако после создания автоформы, войдя в режим конструктора, можно доработать ее в нужном направлении, т. е. отредактировать. Формы могут быть получены и при помощи Мастера форм, который в режиме диалога с пользователем позволяет выбирать одну или несколько исходных таблиц, отображать только необходимые поля, предоставляет стили для их оформления.

Как и другие объекты Access, формы можно создавать вручную или автоматически, причем несколькими способами. В отличие от таблиц и запросов формы состоят из многочисленных элементов управления, и oт того, насколько аккуратно эти элементы расположены на экране, зависит внешний вид формы. Автоматические средства позволяют создавать аккуратные формы и не задают пользователю лишних вопросов. Начинать работу лучше с них.

Создание формы с помощью Мастера. С помощью Мастера форма создается всего в четыре этапа:

1. выбор полей, данные для которых можно будет вводить в форме;

2. выбор внешнего вида формы (один из четырех);

3. выбор фонового рисунка формы (один из десяти);

4. задание имени формы.

Все эти пункты достаточно хорошо объяснены в Мастере и не требуют никаких пояснений. Готовую форму можно сразу же использовать для просмотра существующих записей или для ввода новых. Структуру формы составляют ее разделы, а разделы содержат элементы управления. Создадим форму с помощью Мастера, взяв за основу все поля из таблицы «Выдача книг».

Разделы формы. Самый простой способ познакомиться с разделами формы состоит в том, чтобы взять готовую форму, например созданную с помощью Мастера, и посмотреть ее структуру в режиме Конструктора. Обратите внимание на то, что рядом с ней открывается панель элементов, содержащая заготовки и инструменты для создания элементов управления формы. Размеры разделов и размеры рабочего поля формы можно изменять с помощью мыши. В структуре формы четко видны три раздела: раздел заголовка формы, область данных и раздел примечания формы.

Все, что содержится в области данных, является элементами управления. В рассматриваемом случае присутствуют элементы управления только двух типов: связанное поле (то, что в него вводится, поступает и в одноименное поле таблицы) и присоединенная надпись (называется так, поскольку перемещается вместе со своим элементом управления). Содержание присоединенной надписи совпадает с названием связанного поля, но это можно и изменить.

Создание надписей. Редактирование форм состоит в создании новых или изменении имеющихся элементов управления, а также в изменении их взаимного расположения.

При рассмотрении приемов создания новых элементов управления воспользуемся тем фактом, что Мастер, создавший форму, не заполнил ее раздел заголовка. Перетащив вниз разделительную границу между заголовком и областью данных, мы можем освободить вверху достаточно места для создания крупной надписи. На панели элементов существует специальный элемент управления для создания заголовков, который называется «Надпись». Щелкнув по нему, а потом по форме, мы получаем текстовую рамку, в которую можно вводить произвольный текст. При вводе текста не надо заботиться о его форматировании. Неважно, как он выглядит и где расположен. Закончив ввод, надо нажать клавишу «ENTER», после чего можно приступать к оформлению текста. Для форматирования элемента управления его надо сначала выделить. Для этого служит инструмент «Выбор объектов». При выделении элемента управления вокруг него образуется рамка с восемью маркерами (по углам и по центрам сторон рамки). Рамку можно растягивать или сжимать методом перетаскивания границ. При наведении на маркер указатель мыши меняет форму, принимая вид открытой ладони. В этот момент рамку можно перемещать. Особую роль играет левый верхний маркер рамки. При наведении на него указатель мыши принимает форму указательного пальца. О роли этого маркера мы расскажем чуть позже. Когда объект выделен, можно изменять параметры шрифта, метод выравнивания текста и другие элементы форматирования. Это выполняют обычными средствами форматирования, доступными через соответствующую панель инструментов Access. Если щелкнуть на выделенном элементе правой кнопкой мыши, откроется его контекстное меню, в котором имеются дополнительные возможности изменения оформления.

Создание и редактирование связанных полей. Заголовок таблицы, который мы только что создали, не связан ни с одним из полей таблицы. Поэтому элемент управления «Надпись» еще называют свободным полем. Текст, введенный в него, остается неизменным независимо от того, какую запись в этот момент просматривают в форме. Совсем иначе обстоит дело с элементами управления, в которых отображается содержимое полей таблицы. Такие элементы управления называют связанными полями. Для их создания служит элемент «Поле» на панели инструментов. При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления – «Присоединенная надпись». Она перемещается вместе со связанным полем и образует с ним единое целое. Оторвать поле от присоединенной надписи позволяет уже упомянутый маркер, расположенный в левом верхнем углу. При наведении на него указатель мыши принимает форму указательного пальца. В этот момент связанное поле можно оторвать от присоединенной надписи и перемещать отдельно. Перемещать элементы управления и изменять их размеры с помощью мыши не слишком удобно. Гораздо удобнее использовать для этой цели курсорные клавиши в комбинации с клавишами «SHIFT» или «CTRL». В первом случае происходит изменение размеров элемента управления, а во втором – изменение его расположения. Чтобы элементы управления располагались в форме ровными рядами, существуют специальные команды выравнивания. Сначала надо выделить группу элементов управления с помощью инструмента «Выбор объектов» (группа выбирается при нажатой клавише SHIFT), а потом дать команду «Формат – Выровнять и выбрать метод выравнивания».

Прочие элементы управления формы. При создании формы вручную элементы управления размещают на ней так, как удобно проектировщику. Созданные элементы управления формы выравнивают с помощью команды «Формат – Выровнять». Кроме рассмотренных выше элементов управления «Надпись» и «Поле», существует еще несколько полезных элементов управления:

1. переключатели (с ними можно связать команды, например, выполняющие фильтрацию);

2. флажки (действуют аналогично переключателям, но, в отличие от них, допускают множественный выбор, удобны для управления режимами сортировки данных);

список (может содержать фиксированный набор значений или значения из заданного поля одной из таблиц, позволяет не вводить данные, а выбирать их из списка);

3. поле со списком (применяется так же, как и список, но занимает меньше места в форме, поскольку список открывается только после щелчка на раскрывающей кнопке);

4. командные кнопки (с каждой из них можно связать какую-либо полезную команду, например, команду поиска записи, перехода между записями и др.);

5. вкладки (позволяют разместить много информации на ограниченной площади, на них размещают другие элементы управления);

6. поле объекта OLE (служит для размещения внешнего объекта, соответствующего принятой в Windows концепции связывания и внедрения объектов). Объектом, как правило, является иллюстрация, например фотография, но это может быть и видеозапись, и музыкальный фрагмент, и голосовое сообщение).

Существуют два типа полей для размещения объектов OLE: свободная рамка объекта и присоединенная рамка объекта. В первом случае рамка не связана ни с каким полем таблиц базы данных. Объект, находящийся в ней, выполняет роль иллюстрации и служит для оформления формы. С присоединенной рамкой связано одно из полей таблицы. В ней отображается содержимое этого поля. Это содержимое может меняться при переходе от одной записи к другой.