11) Теоретическая подготовка к переговорам.

Переговоры начинаются задолго до того, как стороны сядут за стол. Фактически они начинаются с того момента, когда одна из сторон (или посредник) выступит инициатором проведения переговоров и участники займутся их подготовкой. От того, как будет проведена подготовка, во многом зависит будущее переговоров и принятых на них решений. Подготовка к переговорам ведется по двум направлениям: организационному и содержательному.

К организационным моментам подготовки относят: формирование делегации, определение места и времени встречи, повестки дня каждого заседания, согласование с заинтересованными организациями касающихся их вопросов. Большое значение имеет формирование делегации, определение ее главы, количественного и персонального состава. [1,c.539]

Кроме организационных вопросов очень важна проработка основного содержания переговоров. Имеются в виду:

•     анализ проблемы (альтернативы решения);

•     формулирование общего подхода к переговорам, целей, задач и собственной позиции на них;

•     определение возможных вариантов решения;

•     подготовка предложений и их аргументация;

• составление необходимых документов и материалов. [2,c.176]

Для повышения эффективности подготовки возможно следующее:

•          проведение экономической, правовой или иной экспертизы;

•          составление балансных листов (на листе бумаги записывают разные варианты решения, а против каждого из них - возможные позитивные и негативные последствия его принятия);

•          проведение группового обсуждения отдельных вопросов переговоров по методу «мозгового штурма»;

•          экспертный опрос по оценке вариантов решений;

•          использование компьютерной техники для имитационного моделирования; выявления степени риска и неопределенности; выбор норм и процедур для принятия решений; оптимизация процесса принятия решений с использованием компьютера в качестве «третьей стороны».[1,c.540]На что надо обращать внимание, собираясь на любое ответственное мероприятие.  Готовясь к какому-либо ответственному событию, будь то собеседование, экзамен, важные переговоры, романтическое свидание, мы чаще всего сосредотачиваемся на отдельных аспектах предстоящей встречи, не придавая значения другим. Например, ЧТО сказать и КАК сказать, мы чаще всего все-таки продумываем, а вот где сделать ПАУЗУ, или какое ВЫРАЖЕНИЕ ЛИЦА выбрать, это мы обычно проделываем экспромтом прямо на встрече. Но лучший экспромт, как известно, тот, который приготовлен заранее.  Можно выделить 3 основные стадии, по которым проходит любое важное событие в нашей жизни.  Первая стадия – подготовка, которой обычно уделяют меньшее внимание, чем она того заслуживает.  Вторая стадия – само событие, или мероприятие, которым обычно и бывают заняты все наши мысли.  Третья стадия – которой обычно уделяют крайне мало внимания, считая ее не важной, - есть анализ ситуации. Собственно, лучше всего, когда анализ произошедших событий сливается с подготовкой следующих, тем самым помогая нам повышать профессионализм в общении и умение проводить ответственные и важные встречи.  ПОДГОТОВКА.  Изучение темы.  Теоретическая подготовка. Если вам предстоит пройти экзамен, или собеседование, или поучаствовать в деловых переговорах, то для успешного завершения встречи необходимо хорошо разбираться в предмете. На это надо потратить достаточное время, чтобы обладать полной информацией, разобраться в терминах и цифрах.  Настрой на результат.  Так как обычно время, отведенное на подготовку к ответственной встрече, бывает достаточно ограниченным, то прежде, чем приниматься за изучение материалов, надо понять основные цели и задачи, которые вы ставите перед собой при участии в этой встрече. Определите свои цели и результаты, которых вы хотите добиться, а потом уже усаживайтесь за поиск и изучение материалов.  Уверенность в себе. Без понимания того, что вы достойны хорошей или высшей оценки на экзамене, что вы можете выиграть переговоры, что вы являетесь лучшим кандидатом на открытую вакансию, что вы заслуживаете, чтобы на вас обратил внимание объект вашего обожания, лучше не начинать ни одно предприятие.  Уверенность в себе можно культивировать как внешними упражнениями, так и внутренним изучением себя, осознанием того, что вы достойны, чтобы иметь то, к чему вы стремитесь.  Внешне уверенность в себе выражается и прямой осанкой, и спокойным ровным взглядом, и «открытыми» позами тела, и небыстрой амплитудой движения, и плавной речью без избытка эмоций и признаков волнения.  Внутренне в себе надо развивать качества оптимиста. Когда вы мыслите позитивно, то жизнь протекает веселей и спокойней.  «Разведка».  Настрой на собеседника. Определившись с необходимой информацией, потратьте время на то, чтобы собрать информацию о предполагаемых партнерах по общению.  1. Кто мой партнер по общению?  2. В чем его интересы?  3. Что для него важно в общении? На что он обращает внимание?  Культура общения. Готовясь к встрече, надо тщательно продумать стиль, в котором вы будете проводить общение, скорость речи, быстроту движений, смысл и звучание слов. Может случиться так, что ваше обычный стиль поведения не совсем подходит для удачного проведения данной конкретной встречи, и не всегда в таком случае можно достигнуть тех целей, которые вы определили для себя в качестве основных. Нужно проанализировать, будут ли уместны в речи жаргонизмы, «словечки», продумать, каким образом повести беседу, чтобы вызвать у собеседника максимально положительное отношение к вам.  Внешний вид. Какие бы цели вы не ставили перед собой во время подготовки к встрече, в любом случае ваш внешний вид должен располагать к себе собеседника. Первое впечатление, как известно, самое сильное, и пока вы еще не начали беседу, собеседник складывает мнение о вас исходя из того, как вы выглядите. Даже если вы полностью готовы теоретически к беседе, ваш неряшливый вид может оттолкнуть собеседника еще до того, как вы скажете первое слово, и впечатление о вас будет испорчено. Из чего может складываться внешний вид человека?  - Макияж. Первое, на что смотрит человек, вступая в беседу, - на лицо. Поэтому чем привлекательнее оно выглядит, тем приятнее будет общение. Оно включает и выражение лица, и взгляд, и улыбку… Но макияж, это то, что может усилить и положительное, и отрицательное впечатление. Избыток косметики вызывает недоумение, недостаток ее, наоборот, может лишить того внимания, которое вы заслуживаете. Все должно быть в меру.  Если говорить о мужском лице, то отсутствие щетины на гладко выбритых щеках является хорошим помощником при создании благоприятного первого впечатления на собеседника.  - Прическа. Хорошо, когда волосы выглядят здоровыми и ухоженными. И аккуратно расчесанными.  -Одежда. Джинсы и футболка идут всем, но не на всякую встречу их можно надеть. В зависимости от того, какое впечатление вы хотите произвести на собеседника, надо и выбирать одежду. Деловой, романтический, спортивный стиль – все они помогают создать образ. Но тогда собеседник начинает наделять вас и теми качествами, которые характерны для этого имиджа.  - Маникюр. На красивые руки приятно смотреть, что не может не произвести впечатления на вашего партнера по общению.  - Обувь. Главное, чтобы она была чистая, не разбитая, и подходила к стилю одежды.  Спокойствие. Переходным этапом от подготовки к самому действию является пребывание в состояние спокойствия и уверенности в своих силах. Прежде, чем открыть дверь, прежде, чем впервые взглянуть в глаза партнеру по общению, проведите некоторые несложные процедуры, чтобы успокоиться и собраться с мыслями. Несколько раз глубоко вздохните, представьте себя на берегу теплого моря, поправьте элементы одежды, чтобы убедиться, что все идеально и вы готовы провести встречу наилучшим образом.