10) Организационная подготовка к переговорам.

Основными элементами составления программы приема партнеров (в том числе иностранных) являются: порядок встречи партнеров; определение персонального состава встречающих; участие представителей СМИ; преподнесение цветов; размещение в гостинице; деловая часть (встречи, беседы, переговоры); приемы, завтраки, обеды и др.; посещение промышленных и других объектов; культурные мероприятия; проводы.  Определение места и времени переговоров. Договариваться о переговорах принято не менее чем за 2-3 дня с отечественными партнерами и за 2-4 недели с иностранными. При определении времени встречи не принято оказывать давление на предполагаемого партнера, особенно если вы сами являетесь инициатором переговоров.  Согласование повестки дня, и консультации с третьими лицами и организациями по касающимся их вопросам. Особенно важно проработать проблемы доставки грузов, взаимодействия с таможней, налоговыми органами, использования льгот, скидок, возможности реализации товара через торговые сети и т.п. Эти вопросы особенно актуальны при подготовке к переговорам с иностранными партнерами.  Непроработанные заранее вопросы ведут к затягиванию переговоров. Возникает постоянная необходимость решать их на ходу, что создает впечатление плохой подготовленности и некомпетентности, ненадежности партнера и неуверенности в нем. Количественный и качественный состав делегации определяется количеством и сложностью вопросов, вынесенных в повестку, необходимостью привлечения экспертов, параллельным обсуждением некоторых проблем в различных комитетах и комиссиях, уровнем представительства. Работа в составе делегации – работа в команде, где от вклада каждого зависит общий успех дела. Это обстоятельство необходимо учитывать при формировании делегации. Одному лучше удается выдвигать идеи, другому – формулировать их, третьему – обобщать материал и т.п. Главное – все должны быть ориентированы на командную коллективную работу и способны к ней во имя достижения общей цели. Важна и психологическая совместимость членов делегации. В состав участников переговоров целесообразно включать женщин в качестве основных членов делегации. Эксперименты показывают, что процент достижения взаимоприемлемых договоренностей в смешанных командах выше, чем в моногруппах, где только мужчины или только женщины. Женщины усиливают командное начало делегации, в целом благоприятно действуют на партнеров [10, с.136]. Прежде чем приступить к переговорам, необходимо обеспечить умение членов команды понимать больше, чем говорится: какие подавать сигналы, в каких ситуациях, каким образом. В качестве сигнала может служить, например, предложение кофе или прохладительного напитка. Сбор информации о партнерах. В ходе подготовки к переговорам целесообразно собрать необходимую информацию о фирме, с которой предстоит иметь дело, и о партнерах. Речь идет об экономическом и финансовом положении фирмы, ее надежности, традициях, занимаемой экономической и рыночной нише, объеме операций Полезно также составить деловой портрет и представление о психологическом типе партнера, образовании, основных вехах карьеры, составе семьи, убеждениях, особенностях личности, увлечениях, общественных позициях, предпочитаемых темах и табу и т.п. Это поможет определить, с каким партнером придется взаимодействовать, выбрать тактику переговоров, образ действий по отношению к нему. И если в беседе с партнером Вы проявляете осведомленность в делах его фирмы, это, как правило, производит благоприятное впечатление. 

Организационная подготовка переговоров предусматривает:

• формирование делегации

• методы подготовки к переговорам

Количественный и качественный состав делегации определяется количеством вопросов, подлежащих обсуждению, необходимостью привлечения экспертов, параллельным обсуждением некоторых вопросов, уровнем представительства. При формировании делегации определяются основные функции каждого участника переговоров.

В процессе подготовки переговоров проводятся совещания. Этот метод подготовки можно считать общепризнанным. Совещания различаются по числу участников, периодичности их проведения, количеству обсуждаемых проблем. Совещания направлены на определение задач и целей предстоящих переговоров.

В процессе подготовки к переговорам проводятся также деловые или имитационные игры, позволяющие воспроизвести ситуации на предстоящих переговорах. Параллельно деловые игры способствуют выработке навыков ведения переговоров. Использование имитационных игр в процессе подготовки к переговорам требует больших материальных и временных затрат, а также квалифицированных специалистов для подготовки сценария игры и его реализации. Они применяются сравнительно редко.

В процессе подготовки переговоров важно точно определить позиции участников переговоров и возможные варианты взаимоприемлемых решений.