Санкт-Петербургское отделение Института Проектного Менеджмента
Часть 9. Управление коммуникациями проекта.
COMMUNICATIONS MANAGEMENT.
Управление коммуникациями проекта
Вход.
Коммуникационные
требования.
Коммуникационные
технологии.
Ограничения.
Предложения. Инструменты
и методы.
Анализ
стэйкхолдеров. Выход.
План
управления
коммуникациями.
Вход.
Результаты
деятельности.
План управления
коммуникациями.
План
проекта. Инструменты
и методы.
Коммуникационные
навыки.
Система поиска
информации
Система
распространения информации. Выход.
Записи
проекта.
Отчеты
по проекту.
Презентации
проекта.
Планирование
взаимодействия
Распределение информации
Отчетность о ходе в
Вход.
План проекта.
Результаты
деятельности.
Другие записи
проекта. Инструменты
и методы.
Обзор выполнения
проекта.
Анализ отклонения
Анализ тенденций. Анализ
освоенного объема. Инструменты
и методы распространения информации. Выход.
Отчеты о ходе
выполнения проекта.
Требования
изменений.
Административное
Выход. Документация
по измерению хода выполнения проекта. Документация
на продукт проекта. Другие
записи проекта. Инструменты
и методы. Инструметы
и методы отчетности о ходе выполнения
проекта. Выход. Архивы
проекта. Официальная
приемка. Накопленные
знания.
Отчетность по исполнению
Административное завершение
Управление коммуникациями включает в себя процессы, необходимые для гарантии своевременных и соответствующих процессов генерации, сбора, распространения, хранения и конечного размещения информации проекта. Оно обеспечивает важнейшие связи между людьми, идеи и информацию, все то, что нужно для достижения успеха. Любой, кто работает над проектом, должен быть готов получить или послать сообщение на «языке» проекта и должен понимать, как эти коммуникации, в которые он вовлечен как индивидуум, могут повлиять на проект в целом.
Планирование
взаимодействия – определяет
информационные и коммуникационные
нужды стэйкхолдеров: кто нуждается, в
какой информации, когда она им нужна,
и как она будет передана.
Отчетность по
исполнению – сбор и распространение
информации о ходе выполнения проекта.
Она включает в себя отчеты о текущем
состоянии, измерение прогресса и
прогнозы.
Административное
завершение - генерация, сбор и
распространение информации для
официального завершения фазы или
проекта.Распределение информации - дает возможность нужной информации своевременно доходить до стэйкхолдеров.
Планирование коммуникаций.
Планирование взаимодействий включает в себя определение информационных и коммуникационных нужд стэйкхолдеров: кто нуждается, в какой информации, когда она им нужна, как она будет до них доведена. Установление информационных потребностей стэйкхолдеров и определение подходящих мер для соответствия этим нуждам – важный фактор на пути к успеху проекта.
Во многих проектах основная часть планирования взаимодействия выполняется на самых разных фазах проекта. Однако результаты этих процессов должны пересматриваться регулярно по ходу проекта для гарантии постоянного соответствия.
Планирование взаимодействия часто тесно связано с организационным планированием.
Коммуникационные требования.
Коммуникационные требования – это сумма требований стейкхолдеров, касающихся информации. Требования определяются путем объединения типа и формата информации, необходимой для анализа ценности такой информации. Ресурсы проекта могут быть потрачены только на передачу информации, которая приводит к успеху или в тех случаях, когда недостаток коммуникаций ведет к провалу.
Коммуникационные технологии.
Технологии и методы, используемые для передачи информации «назад - вперед» между элементами проекта, могут широко варьироваться: от кратких разговоров до расширенных встреч, от простых письменных документов до мгновенно доступных текущих расписаний и баз данных. Выбор коммуникационных технологий включает:
Неотложность потребности в информации
Доступность технологии
Ожидаемый подбор персонала проекта
Длительность проекта
Анализ стэйкхолдеров.
Должны быть проанализированы информационные нужды различных стэйкхолдеров для разработки методических и логических взглядов на их информационные нужды и источники с целью соответствия этим нуждам. Анализ должен рассматривать методы и технологии, удобные для проекта, которые предоставят всю нужную информацию. Нужно быть осторожным, чтобы избежать бесполезного расходования ресурсов на ненужную информацию или на неподходящую технологию.
Результатом планирования взаимодействий является план управления коммуникациями, который включает:
Структуру,
которая детализирует, какие методы
будут использованы для сбора и хранения
различного сорта информации. Процедуры
должны также охватывать сбор и
распространение изменений и корректировок
в отношении к первоначально
распространенному материалу.
Структуру
распространения, которая детализирует,
кому предназначена эта информация
(отчеты состояния, расписания, техническая
документация и т.д.) и какие методы
должны быть использованы для
распространения этой информации
(письменные отчеты, встречи и т.д.). Эта
структура должна быть совместима с
ответственностью и отношениями
отчетности, описанными в таблице
организации проекта.
Описание
информации, предназначенной для
распространения, включает формат,
содержание, уровень детализации,
условности/определения для использования.
Расписания
производства, которые показывают,
когда каждый тип коммуникации будет
осуществлен.
Методы для
доступа к информации между
коммуникациями, внесенными в расписание.
Метод для
обновления и совершенствования
плана управления коммуникациями по
мере достижения прогресса и
совершенствования проекта.
План управления коммуникациями может быть формальным или неформальным, высоко детализированным или обобщенным в зависимости от нужд проекта. Это всп
Коммуникационные навыки.
Общение имеет
много форм:
Письменное или
устное, слушание или повествование
Внутреннее (внутри
проекта) и внешнее (для заказчиков, для
средств массовой информации, для
общественности и т.д.)
Формальное
(отчеты, брифинги) и неформальное
(заметки, разговоры и т.д.)
Вертикальное
(вверх и вниз в организации) и
горизонтальное.
Модель коммуникаций выглядит как круг с тремя секторами: отправитель, сообщение, получатель. Каждое сообщение кодируется отправителем и декодируется получателем в зависимости от образования, опыта, языка и культуры получателя. PMI считает, что отправитель внимательно кодирует сообщение, выбирая один из методов передачи сообщения, перечисленных ниже, и подтверждает, что сообщение понятно. Получатель должен внимательно декодировать сообщение и подтвердить, что оно понятно.
Следующие вопросы могут вызвать затруднение на экзамене:
Невербальное общение – около 55% всего обмена информацией происходит на невербальном уровне (т.е. физическим способом)
Паралингвистические средства – означают темп и тон вашего голоса. Они также помогают передать сообщение.
Активное слушание – получатель сообщения подтверждает, что он его выслушал, подтверждает согласие и просит пояснений.
Эффективное слушание – наблюдение за жестами и мимикой собеседника, обдумывание ответа, вопросы, просьбы повторить и ответная реакция.
Обратная связь – фразы типа «Вы поняли, то, что я сейчас объяснил?», обычно задаваемые отправителем.
Методы передачи сообщений: Чтобы обеспечить четкие, лаконичные сообщения, менеджер проекта должен выбрать одну из форм коммуникаций, наиболее подходящую для конкретной ситуации. Коммуникации возникают вне и извне команды проекта и в вертикальном и горизонтальном направлении внутри организации. Решение о том, каким будет сообщение: официальным или неофициальным, письменным или устным, принимается для каждого конкретного случая отдельно.
Метод коммуникации |
Когда используется |
Официальный письменный |
Комплексные проблемы, планы проектов, устав проекта, передача сообщений на большие расстояния |
Официальный устный |
Презентации, речи |
Неофициальный письменный |
Памятные записки, электронная почта, заметки |
Неофициальный устный |
Собрания, обсуждения |
Отчетность по исполнению включает сбор и распространение информации о ходе проекта с целью предоставления стэйкхолдерам информации о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта.
Этот процесс
включает:
Отчет о текущем
состоянии – описывает, где, в какой
фазе находится проект на данный момент.
Отчет о прогрессе
– описывает, что выполнила команда
проекта.
Прогнозирование
– предсказывает будущее состояние и
прогрессы проекта.
Отчет по исполнению должен давать информацию о содержании, расписании, стоимости и качестве. Многим проектам также необходима информация о риске и поставках. Отчеты могут быть комплексными или выполняться на выборочной основе.