Работа в ms Project

Отслеживание и анализ проекта

1 Отслеживание проекта

После составления плана проекта начинается выполнение запланированных работ. Отклонения от плана опасны тем, что могут привести к задержке сроков окончания проекта, превышению бюджета или неполной реализации запланированных задач.

Процесс отслеживания заключается в сборе фактических данных о ходе выполнения работ и дальнейшим сравнением фактических данных с плановыми. Можно сравнивать календарный, бюджетный и ресурсный планы проекта.

Главная цель отслеживания проекта – вовремя обнаружить отклонения фактического хода работ от запланированных и провести корректировку плана проекта. Для этого надо собирать данные о ходе выполнения работ и сравнивать их с данными базового плана проекта. Поэтому перед началом выполнения работ надо зафиксировать базовый план. Кроме того, до начала отслеживания надо определить, какой из аспектов (календарный, бюджетный или ресурсный) необходимо будет контролировать.

Обычно базовая версия плана утверждается, а текущий план, основанный на фактических данных, должен по ряду критериев совпадать с утвержденным. Помимо базового плана MS Project позволяет сохранять промежуточные планы, в которых хранится повременная информация о датах начала и окончания задач.

Для сохранения базового плана надо в меню Сервис выбрать Отслеживание, а затем Сохранить базовый план.

Оставим переключатель Сохранить базовый план и переключатель Для всего проекта. Щелкнуть ОК.

На панели Консультант выбрать Отслеживание.

Имеющиеся в левой части окна ссылки позволяют ход выполнения проекта.

После сохранения базового плана проекта в него можно внести изменения, то есть, обновить. При этом надо учитывать, что вся актуальная информация перейдет в базовый план, а все возникшие на данный момент отклонения от первого варианта базового плана станут «запланированными». Обновлять базовый план можно после очередного утверждения заказчиком.

Для отслеживания проекта используется представление Диаграмма Ганта с отслеживанием.

В этом представлении для каждой задачи отображаются по два отрезка. Один соответствует базовому плану, а второй (нижний) – фактическому.

1.1 Принципы отслеживания

Чтобы заметить фактическое отклонение хода работ от запланированных, нужно собирать и вводить в файл плана проекта фактическую информацию. Известно, что наибольшая точность плана проекта достигается за счет максимальной детализации (при планировании «снизу вверх»).

В MS Project есть три метода ввода этой информации, различающихся по точности и затратам времени на их использование.

Методы отслеживания

Самый простой и наименее точный метод отслеживания работ – ввод информации о проценте выполнения задачи. При этом программа сама рассчитывает объем осуществленных и оставшихся трудозатрат.

Более точный метод – ввод информации о фактической длительности задачи или о фактических трудозатратах. При вводе этого параметра программа автоматически определит второй параметр и рассчитает процент выполнения задачи.

Наиболее точный метод – ввод данных о повременных трудозатратах (например, часов), потраченных на выполнение задачи за каждый день ее выполнения (например, сотрудник вместо 8 часов работал фактически 5 часов). Вводить данные о фактическом выполнении можно не только для задачи, но и для ее назначений. В этом случае точность увеличивается.

Если вводить фактические данные сразу для фазы проекта, то эти данные будут распределены по задачам фазы, а затем между назначениями задач.

Выбор метода должен соответствовать цели отслеживания. Если целью отслеживания является контроль календарного плана проекта, то оптимальным будет учет процента выполнения задач. Если необходимо точно учесть бюджет проекта и занятых в нем ресурсов, то необходимо применять третий метод.

Поля для ввода данных

В MS Project есть три типа полей, определяющих основные характеристики задач. Поля первого типа содержат данные базового плана задачи (в их названиях присутствует слово «базовый»). Поля второго типа содержат данные текущего плана, в их названиях нет дополнительных обозначений. Поля третьего типа содержат данные о фактическом выполнении запланированной работы (в их названиях присутствует слово «фактический»).

Поля первого типа редактируются на диаграммах использования ресурсов, а поля второго типа – в обычных таблицах. При создании плана проекта изменяются данные текущего плана (базовые и фактические поля не содержат значений). При сохранении базового плана в него перемещаются данные из текущего плана. Фактические данные вводятся по мере выполнения запланированных работ, при вводе данных для конкретной задачи это означает, что фактическая работа по задаче началась. При этом MS Project разделяет задачу на две части: выполненную и невыполненную, связывая данные фактического и текущего планов.

Изменение данных текущего плана для невыполненной задачи не влияет на фактические данные. В выполненной части задачи данные текущего и фактического планов всегда совпадают.