15. Вопрос: Контроль и ревизия в условиях компьютерной обработки данных.

К рубежу XX - XI в. в России активно применяются автоматизированные программы обработки бухгалтерской информации. Наиболее эффективные пакеты прикладных программ (ППП) существенно помогают учетно-управленческим структурам в вопросах ведения бухгалтерского учета (от первичных документов до составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности), анализе финансово-хозяйственной деятельности организации, учете кадров, де­лопроизводстве и т. д. В качестве примера наиболее часто используемых ППП можно назвать:

• для малых предприятий - «1С: Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер»;

• для малых и средних предприятий - «Инотек-Бухгалтер-Windows», «Янус», «Турбо-Бухгалтер»;

• для средних предприятий - «БЭСТ», «Интегратор», «Парус».

Организации, имеющие сетевые варианты, используют: «Инотек - Бухгалтер», «Парус», «БЕСТ», «Галактика» и др.

В наиболее дешевых программах обычно не предусматривается аналитических функций, следовательно, проверяющему необходимо ряд важных аналитических показателей рассчитывать вручную.

Переход на автоматизированную обработку данных оказывает влияние на учетно-аналитические и контрольные процедуры. К таким влияниям следует отнести:

• организационные изменения;

• изменения в наглядности информации;

• возможность появления ошибок.

Так, при переходе на автоматизированную обработку учетно-экономической информации потребуются следующие организационные изменения: модернизация организационной структуры бухгалтерии с перераспределением обязанностей, выбор и приобретение компьютеров, ППП, переквалификация персонала, подбор квалифицированных специалистов (программистов, операторов).

Изменения в наглядности учетной информации в связи с применением ППП могут порой усложнять работу поверяющего, поскольку:

• информация может вноситься в систему ППП через терминалы и базироваться не только на первичных документах;

• не все хозяйственные операции находят визуальное подтверждение у бухгалтера, так как некоторые из них могут определяться в автоматическом режиме (например, расчет амортизации основных средств);

• затруднено отслеживание всех хозяйственных операций, так как определенные расчеты и первичные документы могут иметься только в машинном представлении.

Примерами появления возможных ошибок при переходе на автоматизированную обработку информации могут быть: пропуск ошибок и неточностей, вероятность системных ошибок, несанкционированное изменение информации, потеря данных.

При работе с компьютером всегда существует вероятность сбоя, для этого рекомендуется архивировать данные. Для защиты от санкционированного доступа следует использовать индивидуальные пароли: рабочие - для нескольких пользователей и привилегированный - для квалифицированного пользователя.

Хотя выше изложены группы факторов, по которым на практике у пользователей могут появляться и накапливаться ошибки, в целом все же системы компьютеризированной обработки данных потенциально дают и несравненно большую возможность качественного контроля учетно-аналитической информации.

16. Вопрос: Ревизия кассовых операций. В процессе ревизии и контроля денежных средств и кассовых операций проверяют: сохранность денежных средств, операции с наличными денежными средствами, операции с денежными средствами на счетах в банках, ценные бумаги, их сохранность и учет, бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними.

Источниками информации при ревизии денежных средств являются:

• бухгалтерский баланс (форма № 1);

• отчет о движении денежных средств (форма № 4);

• положение об учетной политике;

• график инвентаризации;

• график документооборота;

• главная книга;

• чековые денежные книжки;

• регистры синтетического учета по счетам 50, 51, 55, 57, 58;

• договор на расчетно-кассовое обслуживание с банком;

• договор о материальной ответственности с кассиром;

• выписки банка с приложенными документами;

• кассовая книга с приложенными документами;

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

• акты инвентаризации наличных денежных средств;

• инвентаризационные описи ценных бумаг и бланков строгой отчетности и др.

Ревизия денежных средств начинается с внезапной ревизии кассы, определения результатов сохранности денег и ценных бумаг. Затем проверяются кассовые и банковские операции на основании первичной документации, учетных регистров и отчетности.

Ревизия кассовых операций предусматривает установление действенного контроля сохранности денег в центральной и операционных кассах. Поэтому первоочередной контрольно-ревизионной процедурой является внезапная инвентаризация ревизором наличия денежных средств и ценных бумаг в центральной кассе организации.

Инвентаризация кассы проводится комиссией, в состав которой включаются ревизоры, главный бухгалтер организации и кассир, являющийся материально ответственным лицом.

Кассир оформляет отчет на момент инвентаризации и с приложенными к нему первичными документами передает ревизору. После этого кассир дает расписку о том, что все деньги, поступившие в кассу, оприходованы, расходные кассовые документы отражены в отчете. Подсчет денег сначала производит кассир, а затем ревизор. Вся денежная наличность пересчитывается покупюрно. Если во время ревизии в кассе находятся ведомости на заработную плату, выплата по которым не окончена, то ревизор подсчитывает фактически выплаченные суммы и указывает их в акте отдельно. В акте отдельной строкой указываются также почтовые марки и марки государственной пошлины по номинальной стоимости.

В процессе инвентаризации ревизор в присутствии главного бухгалтера и кассира определяет сумму денежных средств, числящихся по данным бухгалтерского учета на момент инвентаризации, и указывает ее в акте. Здесь же указывается результат инвентаризации - излишки или недостачи денежных средств. Ревизор обязан потребовать от кассира объяснительную записку о причинах расхождений.

Инвентаризация денежной наличности в операционных кассах производится аналогично. Наличие выручки по данным учета определяется по книге кассира - операциониста, в которой записи производятся на момент инвентаризации по показателям контрольных и суммирующих денежных счетчиков кассовых аппаратов. Фактическое наличие денег в операционной кассе сопоставляется с суммой выручки по показателям счетчиков и контрольной ленты.

Инвентаризация фактического наличия бланков строгой отчетности производится по их видам, при этом обязательно указываются начальные и конечные номера бланков, серии, купюры, количество и стоимость. Результаты оформляются отдельной описью бланков документов строгой отчетности. В процессе ревизии также устанавливается:

• каковы результаты прошлых инвентаризаций кассы и порядок их оформления;

• правильность хранения дубликатов ключей от сейфов кассы;

• наличие договора о полной материальной ответственности с кассиром;

• наличие и правильность ведения кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов;

• правильность документального оформления кассовых операций и сохранность использованных кассовых документов в архиве;

• соблюдение лимита наличных денег в кассе;

• соблюдение лимита расчетов наличными средствами;

• использование наличных денег по целевому назначению;

• применение контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением;

• соблюдение условий, необходимых для сохранности денежных средств при их транспортировке и хранении, а также единых требований по оборудованию помещения кассы.

В процессе проверки ревизоры выясняют правильность документального оформления кассовых операций: полноту заполнения реквизитов приходных и расходных кассовых документов, обязательную их регистрацию, наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств, отсутствие исправлений, подчисток и т. п. Устанавливается законность совершения кассовых операций. Особое внимание уделяется выяснению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности в результате поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки и др. Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам. Операционные и внереализационные расходы должны подтверждаться соответствующими до­говорами, актами, справками.

Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы, ревизоры должны обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег (т. е. на наличие приказов и распоряжений на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу денег, на представительские расходы), доверенностей от сторонних организаций, исполнительных листов и др.

Проверяется также правильность арифметических подсчетов оборотов и остатков по счету, для чего сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц проверяемого периода по датам.

Опыт ревизионных проверок свидетельствует, что наиболее распространенными ошибками являются:

• отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

• выплаты подотчетным лицам на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

• несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

• некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;

• арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета.

Выявленные недостатки и нарушения систематизируются в ведомости нарушений и обобщаются в отдельном разделе акта комплексной ревизии организации.