Виды официальных приёмов и этикет на официальных мероприятиях
Одной из форм делового общения между людьми являются приемы. Приемы в деловой практике являются важным средством поддержания и развития контактов с официальными, общественными, деловыми кругами, представителями культуры и средств массовой информации своей страны и других стран. Устраиваются в ознаменование какого-либо события (знаменательной даты, государственного праздника, презентации), в порядке оказания почести и гостеприимства отдельному лицу или делегации, в связи с завершением переговорного процесса или подписанием договора, соглашения и т.д. Они организуются в соответствии с общепринятыми правилами, допуская отступление от них лишь в той степени, в какой это оправдано местной спецификой или иными вескими причинами
Прием, на который приглашаются исключительно официальные должностные лица, считается официальным.
Официальные приемы - вещь серьезная и требующая соблюдения особых правил и норм поведения. Этикет или свод правил хорошего поведения предусматривает множество различных мелочей и нюансов, которые следует обязательно выполнять, находясь на таком приеме.
Официальные приемы имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.
Основным содержанием приёмов является не приём пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем, к чему надо тщательно готовиться заранее. Для большинства участников приёмы - это сосредоточенная, целенаправленная работа. Участие сотрудников приглашенной организации в деловом приёме - это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей.
Гостей приглашают либо в специально предназначенное для этих целей помещение (переговорная или приемная), либо в кабинет организатора приема. В этом случае к письменному столу приставляют стол для участников приема. По одну сторону стола рассаживают приглашённых, причем руководителя в центре, а по другую — садятся организатор приема (напротив руководителя приглашенных) и другие участвующие в переговорах сотрудники.
Во время приема руководителю не следует садиться за свой письменный стол, чтобы не противопоставлять таким образом себя остальным присутствующим.
Представитель принимающей стороны встречает приглашенных у входа в учреждение, указывает, где гардероб, помогает дамам снять пальто и провожает их, причем сам идет впереди, до приемной или до кабинета принимающего.
Организатор приема встречает прибывших у входа, не выходя из помещения, и приветствует каждого из них. При этом руководитель прибывших представляет каждого из прибывших.
Устроитель приема после того, как все присутствующие займут свои места за столом, представляет гостям своих сотрудников (а их обычно столько же, сколько и приглашенных), каждый из которых при этом приветствует гостей наклоном головы.
Затем начинаются переговоры.
На деловых приемах кроме предметов, необходимых для переговоров (писчей бумаги или блокнотов, карандашей или ручек) и выложенных на столе так, чтобы каждому участнику удобно было их взять, предусматривается, как и на торжественных приемах, угощенье.
В качестве угощенья на стол до прихода гостей ставят минеральную и фруктовую воду. Дополнительно выкладывают сигареты и спички. Соответственно на столе должны быть приборы для открывания бутылок и пепельницы. Иногда традиционное угощенье дополняют кофе или чаем, а в некоторых случаях и коньяком. Их подают по сигналу организатора приема.
Как правило, деловые приемы продолжаются не более часа.
Для проведения приемов, банкетов необходимо иметь два смежных зала: один — для приема и сбора гостей, другой — для банкета.