15

Введення, редагування і форматування даних

Окремий осередок може містити дані, що відносяться до одного з трьох типів: текст,

число або формула, а також залишатися пустим. Програма Excel при збереженні робочої

книги записує в файл тільки прямокутну область робочих листів, що примикає до лівого

верхнього кута (осередок А1) і що містить всі заповнені осередки. Тип даних, які

розміщуються в осередку, визначається автоматично при введенні. Якщо ці дані можна

інтерпретувати як число, програма Excel так і робить. У іншому випадку дані розглядаються

як текст. Введення формули завжди починається зі знаку рівності «=»..

Введення тексту і чисел. Введення даних здійснюють безпосередньо в поточний

осередок або в рядок формул, розташований у верхній частині вікна програми безпосередньо

під панелями інструментів (рис.1 ).

Місце введення відмічається текстовим курсором. Якщо почати введення натисненням

алфавітно-цифрових клавіш, дані з поточного осередку замінюються текстом, що вводиться.

Якщо клацнути на рядку формул або двічі на поточному осередку, старий вміст осередку не

віддаляється і з'являється можливість його редагування. Дані, що вводяться у будь-якому

випадку, відображаються як в осередку, так і в рядку формул.

Щоб завершити введення, зберігши введені дані, використовують кнопку Enter в

рядку формул або клавішу ENTER. Щоб відмінити внесені зміни і відновити колишнє

значення осередку, використовують кнопку Скасування в рядку формул або клавішу ESC.

Для очищення поточного осередку або виділеного діапазону простіше усього використати

клавішу DELETE.

Форматування вмісту осередків. Текстові дані за умовчанням вирівнюються по

лівому краю осередку, а числа - по правому. Щоб змінити формат відображення даних в

поточному осередку або вибраному діапазоні, використовують команду ФОРМАТ >

ЯЧЕЙКИ. Вкладки цього діалогового вікна дозволяють вибирати формат запису даних

(кількість знаків після коми, вказівка грошової одиниці, спосіб запису дати і інше), задавати

напрям тексту і метод його вирівнювання, визначати шрифт і зображення символів,

управляти відображенням і виглядом рамок, задавати фоновий колір.

Які існють типи даних? Які типи даних можуть бути введені в комірки, і по яких ознаках можна розрізнити тип даних?

1. . Числовий тип.

Можливі такі основні форми числа: ціле, дійсне, з експонентою, дробове. Для цілого числа допустимо використовувати цифри 0 . 9, а також знаки + і -. Дійсне число включає додатково крапку, яка розділяє цілу і дробову частини. Число з експонентою складається з мантиси і порядку, розділених латинською літерою е або Е.

Наприклад: 4.89Е+04=4.89*104=48900. Мантиса — 4.89, порядок — 4. Число з експонентою трактується як мантиса, помножена на 10 у степені, що дорівнює порядку.

Для введення дробового числа слід ввести цілу частину числа, потім символ пропуску, далі чисельник, символ / і знаменник. Якщо ціла частина числа відсутня, то слід ввести на її місце 0. Дата вводиться у форматі ДД/ММ/РРРР, а час — у форматі ГГ:ХХ:СС.

При індикації чисел у полі клітинки форма їх представлення залежить від ширини стовпця. У стандартному форматі в клітинці розміщується вісім символів. Цілі числа Excel виводить у формі цілого, навіть якщо вони введені у формі з експонентою. Якщо зображення числа містить більше ніж вісім символів, то воно округлюється. Якщо і це не допомогає, то число виводиться у формі з експонентою.

Слід пам'ятати, що в оперативній пам'яті число зберігається з тією точністю, що задана при його введенні.

2. . Текстовий тип.

Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Excel сприймає їх як текст. Якщо Excel може інтерпретувати введені дані як число або формулу, то даним має передувати апостроф (наприклад, якщо вводиться текст 1234, який може сприйнятися як число, тоді рядок введення повинен мати вигляд 1234). Якщо введений у клітинку текст довший, ніж ширина клітинки, то він розповсюдиться вправо на сусідні клітинки, якщо вони порожні. Якщо сусідні справа клітинки не порожні, то текст на екрані урізається, однак у пам'яті комп'ютера цей текст зберігається повністю. При встановленні прапорця Переносить по словам вкладки Вьіравнивание вікна діалогу Формат ячеек (це вікно викликається командою Формат/ячейки) текст буде переноситись, займаючи в клітинці декілька рядків.

3. . Формула.

Формула починається із символу ''=''і являє собою сукупність операндів, з'єднаних знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса клітинки (посилання на клітинку), функція. В полі клітинки після введення формули може відображатись або формула, або значення, обчислене за формулою. Вид відображення залежить від того, чи включена опція Формула на вкладці Вид вікна діалогу Параметри. Це вікно викликається комадною Сервис/Параметрн.

Якщо у результаті введення числа або обчислень за формулою клітинка заповнюється символами ''#'', то це означає, що ширина колонки недостатня для виведення значення.

Формати даних. Форматування вмісту комірок. Як можна встановити формат даних?

Щоб змінити формат та вигляд вибраних комірок, рядків або стовпчиків, скористайтеся пунктом Формат комірки... меню Формат або контекстного меню, яке можна викликати клацанням правою кнопкою миші.

За допомогою сторінки Формат даних діалогового вікна Формат комірки ви зможете керувати показом значень у комірці.

За допомогою верхньої частини цієї сторінки ви зможете визначити формат, який буде використано для показу числових значень, дат та часу. На панелі Перегляд ви зможете спостерігати за наслідками внесених вами змін.

Формати даних:

Загальний

Число

Відсоток

Гроші

Науковий

Дроби

Формат дати

Формат часу

Текстовий

Нетиповий

За допомогою нижньої частини сторінки Формат дати ви можете додати Префікс:, наприклад, символ $, з якого починатиметься кожен з записів, і Суфікс:, наприклад $HK, який буде додано в кінці. Крім того, ви можете вказати кількість цифр, які буде показано після десяткової коми у числових значеннях, те, чи буде показано додатні числа з префіксом + і те, чи буде позначено від’ємні числа червоним кольором.

16.

Формати даних. Форматування вмісту комірок. Як можна встановити формат даних?

Щоб змінити формат та вигляд вибраних комірок, рядків або стовпчиків, скористайтеся пунктом Формат комірки... меню Формат або контекстного меню, яке можна викликати клацанням правою кнопкою миші.

За допомогою сторінки Формат даних діалогового вікна Формат комірки ви зможете керувати показом значень у комірці.

За допомогою верхньої частини цієї сторінки ви зможете визначити формат, який буде використано для показу числових значень, дат та часу. На панелі Перегляд ви зможете спостерігати за наслідками внесених вами змін.

Формати даних:

Загальний

Число

Відсоток

Гроші

Науковий

Дроби

Формат дати

Формат часу

Текстовий

Нетиповий

За допомогою нижньої частини сторінки Формат дати ви можете додати Префікс:, наприклад, символ $, з якого починатиметься кожен з записів, і Суфікс:, наприклад $HK, який буде додано в кінці. Крім того, ви можете вказати кількість цифр, які буде показано після десяткової коми у числових значеннях, те, чи буде показано додатні числа з префіксом + і те, чи буде позначено від’ємні числа червоним кольором.

17.

Робочі книги. Аркуші. Що таке робоча книга,робочий аркуш,рядок формул? Зберігання робочої книги.

Робочий аркуш призначений для організації та аналізу даних. Одночасно на декількох аркушах дані можна вводити, правити, робити з ними обчислення. У книгу можна вставити аркуши діаграм для графічного представлення даних та модулі для створення макросів, що використовуються при виконанні спеціальних задач. Робоча книга — основний документ Excel. Вона являє собою електронний еквівалент папки-швидкозшивача. Книга складається з аркушів, імена яких виводяться на ярличках у нижній частині екрана. За умовчанням книга відкривається з 16 робочими аркушами: Аркуш 1, Аркуш 2, ... Аркуш 20, однак їх число можна збільшити або зменшити. У книгу можна вмістити декілька різних типів документів, наприклад робочий аркуш з електронною таблицею, лист діаграм, аркуш макросів і т. п.

Для збереження робочої книги можна використовувати різноманітні традиційні для Windows-програм способи. Виконайте команди «Файл\Сохранить», або «Файл\ Сохранить как…»,або натисніть сполучення клавіш <Ctrl+S>, <Shift+F12>, <F12>. Використання клавіші <F12> та команди «Сохранить как»завжди призводять до появи вікна діалогу «Сохранение документа», що дозволяє обрати ім'я файла і місце його збереження. Якщо робочій книзі вже було призначене певне ім'я при першому збереженні, інші способи призведуть до збереження зміненої інформації без зайвих запитань (під тим же ім'ям та у ту ж папку).

18.

Що таке відносні,абсолютні і змішані посилання і як вони вводяться?Як виділити діапазон комірок і як позначається посилання на нього у формулах?

Відносне посилання — посилання, яке автоматично змінюється при копіюванні формули. Записується у звичайному вигляді, наприклад A5, F6. У всіх комірках, куди воно буде копіюватися, змінюються і літера стовпця, і номер рядка. Абсолютне посилання — посилання, яке не змінюється при копіюванні. Записується так: перед літерою стовпця та номером рядка додається знак $, наприклад $A$5, $K$12. При копіюванні формули у всіх комірках з’являться такі самі посилання.

Сукупність комірок електронної таблиці називається діапазоном. Най-частіше на практиці доводиться працювати з прямокутними діапазонами. Щоб активізувати прямокутний діапазон, клацніть лівою кнопкою миші по будь-якій кутовій комірці діапазону (наприклад, С2) і, не відпускаючи кнопки, протягніть покажчик до іншої кутової комірки (наприклад, F8), розташованої по діагоналі прямокутника. Виділений прямокутний діапазон буде обведений жирною рам-кою, що містить маркер заповнення. Прямокутний діапазон комірок позначається записом адрес кутових комірок (лівої верхньої і нижньої правої"), що розділені двокрапкою, наприклад: C2:F8,   B16:AD32,   АЗ:А12,    D1:G1