3 Стадии создания ису

3.1 Общие положения

Разработка информационной системы управления представляет со­бой комплекс научно-исследовательских, проектных, инженерно-технических и организационных работ, направленных на совершенствова­ние существующей системы управления на базе современных методов управления и использования вычислительной техники. Совершенствова­ние системы управления означает переход к качественно новой ступени её развития, сопровождающийся изменением организационной структуры управления и принципов функционирования системы.

Независимо от специфических условий и требований к конкретной информационной системы управления (ИСУ) существует некоторая типовая последовательность разработки ин­формационных систем и общие рекомендации по организации работ.

Последовательность разработки ИСУ установлена в виде стадий соз­дания:

- предпроектное обследование объекта информатизации;

- технико-экономическое обоснование создания ИСУ;

- техническое задание;

- техническое проектирование;

- рабочее проектирование;

- изготовление не серийных комплектов комплекса средств информатизации;

- ввод в действие.

Под стадией понимается одна из последовательно выполняемых час­тей создания информационной системы управления, установленная нор­мативными документами и заканчивающаяся получением заданного ре­зультата, в качестве которого могут рассматриваться соответствующий комплект документов или внедрение ИСУ.

Рекомендации по организации работ на каждой стадии (этапе) уста­новлены «Общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию информационных систем управления предприятиями» (ОРММ).

Выделение отдельных стадий создания ИСУ и определение содержа­ния работ по каждой стадии имеет существенное значение для более чет­кого планирования, оперативного контроля и управления деятельностью коллектива разработчиков и отдельных исполнителей.

Разработка проекта сопровождается по каждой стадии соответст­вующей проектной технической документацией. Её цель - формальное представление проектных решений для последующего использования при их реализации.

3.2 Технико-экономическое обоснование

Результатом выполнения стадии «Исследование и обоснование соз­дания ИСУ» является технико-экономическое обоснование (ТЭО) или за­явка на создание ИСУ.

Технико-экономическое обоснование выполняется организацией-разработчиком ИСУ в виде пояснительной записки, в которой содер­жатся следующие разделы:

1. Общие положения, включающие:

- характеристики и технико-экономические данные;

- характеристику организационной и производственной структуры предприятия (состав служб и отделов, подчиненность и соподчиненность и т.д.);

- технико-экономические показатели деятельности предприятия (объем, выпуска продукции, производственные затраты, уровень их использования и т.д.);

• состав и функции подразделений и служб предприятия (положе­ния по отдельным службам и отделам, внешние и внутренние связи);

• перечень функций, наиболее влияющих на решение актуальных проблем управления;

• характеристику показателей работы и качества труда служб и отделов (показатели валовой производительности, затраты себестоимость и т.д.);

• характеристику действующих методов планирования, оперативного управления, учета и анализа;

• перечень наиболее актуальных направлений совершенствования организации управления производством.

2. Обоснование цели создания ИСУ. Раздел включает:

- основные критерии эффективности для оценки и выбора вариан­тов информатизации;

- оценку конкретных показателей повышения эффективности производства и системы управления за счет ИСУ (минимизация эксплуатационных расходов, повышение производительности труда).

3. Обоснование комплекса задач и средств ИСУ в составе:

• обоснования состава информационных комплексов задач;

• обоснования применения типовых решений по организационному, техническому, информационному и программному обеспечениям;

• оценки состояния существующей информационной базы требо­ваниям ИСУ;

• расчет затрат на создание ИСУ и экономической эффективности функционирования.

4. Перечень организационно-технических мероприятий. Раздел вклю­чает:

- характеристику организационных условий создания ИСУ (созда­ние рабочей группы предприятием-заказчиком, разработка плана организационно-технических мероприятий и т.д.);

- направления рационализации хозяйственного механизма и совершенствования хозяйственного расчета;

- основные требования по изменению функций и структуры управления предприятием:

- оценку потребности в кадрах.

4. Выводы и предложения в составе:

- общей оценки экономической целесообразности и производст­венной необходимости создания ИСУ;

- предложений по организации разработки и внедрения ИСУ (очередность внедрения и порядок перехода на новую систему управления).

ТЭО разрабатывается на основе предпроектного обследования пред­приятия, которое выполняется организацией-разработчиком.

Предпроектная стадия включает комплекс научно-исследовательских работ и организационно-технических мероприятий по обследованию сис­тем управления предприятия, его производственных возможностей по повышению объема выпускаемой продукции и снижению затрат матери­альных, финансовых и трудовых ресурсов.

Обследование осуществляется по специально разработанной про­грамме, которая представляет собой перечень вопросов, комплекс ответов на которые полностью характеризует производственно-хозяйственную деятельность предприятия в целом и отдельных его подразделений: число ступеней иерархии управления, общую структуру производства и управ­ления на предприятии.

Обследование функциональной структуры заключается в изучении функций управления, выполняемых каждым структурным подразделением и отдельным должностным лицом; при этом выясняются:

- перечень, периодичность и порядок выполнения функций управления;

- затраты времени на выполнение отдельных функций каждым должностным лицом;

- количество людей, занятых выполнением функций управления;

- должностные инструкции и положения о правах и обязанностях отдельных структурных подразделений;

- существующие технические средства по выполнению функций управления.

На этом этапе выявляется перечень задач управления по каждому подразделению и предприятию в целом.

При обследовании потоков информации производится уточнение применяемой на предприятии терминологии, а также изучение и формали­зация информационных процессов. Объектами обследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы планово-управленческих работ, а также связанные с ними про­цессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

Исследование потоков информации осуществляется по специально разработанной программе, в которой отражается следующий перечень вопросов: назначение документа, количество одновременно формируемых экземпляров, периодичность составления документа, частота разработки показателей в документе, наименование обязательных реквизитов и пока­зателей документа, правила формирования реквизитов и показателей до­кумента с указанием исполнителей, маршруты движения документа, на­чиная с момента его формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования документооборота применяется в основном два метода: инвентаризации и типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Метод инвентаризации позволяет получить исчерпывающую характеристику о потоках информации, одна­ко, в силу большой трудоемкости, он применяется редко. Более часто ис­пользуется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каж­дый документ, а определенный тип однородных документов.

На основе анализа результатов обследования потоков информации, устанавливаются:

- все источники и приемники информации, то есть распределение по­токов в организации;

- распределение структурных подразделений по уровням управле­ния;

- степень взаимосвязи структурных подразделений;

- виды информации, получаемой и образующейся в подразделени­ях и передаваемой в другие подразделения;

- характер использования поступающей и образуемой информации в каждом подразделении;

- взаимосвязь и взаимозависимость отдельных видов информации;

- виды носителей информации.

Располагая названными данными, оформляют схему потоков инфор­мации по каждой функции управления и в целом по предприятию, которая является основой для разработки информационного обеспечения информационной системы управления. Кроме того, на стадии предпроектного обследования могут быть выработаны предложения по совершенствова­нию существующего документооборота.