Розділ 5 Обліковий та контрольно-ревізійний підрозділи підприємства й організація їх роботи
На сучасному етапі розвитку вітчизняної економіки дуже важливе місце належить контролю фінансово-господарської діяльності підприємств як зі сторони власників, так і зі сторони контролюючих органів. Адже саме до компетенції останніх належить перевірка господарської діяльності, а також виявлення зловживань, правопорушень та накладення штрафних санкцій.
Саме тому вся фінансово-господарська діяльність ДП «Ківерцівське лісове господарство», що являє собою систему форм і методів, які використовуються для фінансового забезпечення діяльності підприємства та досягнення поставлених цілей, підлягає внутрішньому контролю. Він спрямований на:
перевірку фінансового забезпечення поточної виробничо-господарської діяльності;
забезпечення своєчасності та правильності виконання фінансових зобов’язань перед суб’єктами господарювання, бюджетом, банками тощо;
контроль за ефективним, цільовим розподілом та використанням фінансових ресурсів тощо.
Варто зауважити, що на досліджуваному підприємстві відсутня служба внутрішнього контролю, а основні функції щодо перевірки результатів діяльності покладено на окремих працівників підприємства. Крім того, контрольні функції також закріплені за керівниками окремих підрозділів підприємства в межах обов’язків, визначених посадовими інструкціями. Зокрема, вони виконують такі функції:
виконання своїх безпосередніх обов’язків як посадових осіб підприємства;
розподіл обов’язків між працівниками відділу;
контроль за виконанням поставлених завдань;
виявлення причин відхилень фактичних даних від нормативних та усунення порушень;
виявлення винних осіб та притягнення їх до дисциплінарної (а за потреби – до адміністративної чи кримінальної) відповідальності;
своєчасне звітування про результати роботи перед вищестоящим керівництвом тощо.
Важливим заходом контролю є інвентаризація, яка проводиться для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності.
Згідно Наказу «Про облікову політику підприємства» з метою підтвердження реальності фінансової звітності проводиться інвентаризація майна незалежно від його місця знаходження, а також всіх видів фінансових зобов'язань. Інвентаризуються наступні об'єкти :
необоротні активи, нематеріальні активи, незавершене будівництво, основні засоби, довгострокові фінансові інвестиції, довгострокова фінансова заборгованість;
оборотні активи, виробничі запаси, короткострокова дебіторська заборгованість, тимчасово вільні кошти, векселі тощо;
фінансові зобов'язання - поточні і довгострокові.
Інвентаризацію оборотних активів та поточних зобов'язань проводять один раз в квартал перед поданням фінансової квартальної звітності (див. Додаток ДА). Всі інші види майна і фінансових зобов'язань інвентаризують один раз на рік, перед складанням річної фінансової звітності підприємства з 01.11. по 25.11. в обов’язковому порядку.
Інвентаризації проводиться спеціально створеною комісією – колом осіб, що визначається директором та очолюється головним інженером ( Додаток ДБ) згідно виданого наказ на проведення інвентаризації (Додаток ДВ) з оформленням результатів у вигляді наказу про результати інвентаризації (див. Додаток ДД).
Оскільки досліджуване підприємство має розгалужену структуру, то окрім інвентаризацій в підвідомчих підрозділах проводяться комплексні перевірки (Додаток ДЕ, ДЖ). Завершальним етапом такої перевірки є складання Довідки про стан збереження державної власності (Додаток ДК), до якої додається Пояснююча записка (Додаток ДЛ).
Окрім внутрішнього контролю на ДП «Ківерцівське лісове господарство» перевірку здійснюють зовнішні контролюючі органи, а саме:
- органи Пенсійного фонду України - стосовно збору на обов'язкове державне пенсійне страхування;
- органи фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування - стосовно внесків на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, у межах компетенції цих органів, встановленої законом;
- податкові органи - стосовно податків і зборів (обов'язкових платежів), які справляються до бюджетів та державних цільових фондів, крім зазначених вище.
Схема підпорядкування підприємства зовнішнім контролюючим органам наведена в Додатку ДМ.
Контролюючі органи мають право здійснювати перевірки лише стосовно тих податків і зборів (обов’язкових платежів), які відносяться до їх компетенції.
Не можливо перебільшити значення у лісовому господарстві контролю –внутрішньогосподарський та відомчий. Вважаємо, що методика стратегічного і тактичного контролю витрат значною мірою залежить від організаційної структури підприємства (рис. 5.1).
Дослідження організації контролю на підприємстві лісового господарства показало, що стратегічний контроль - це контроль керівництва підприємства за правильним формуванням витрат на продукцію лісового господарства і безпосередньо визначення собівартості продукції. Саме від об'єктивного стратегічного контролю в більшості випадків залежить діяльність підприємства лісового господарства в майбутньому. Тактичний контроль здійснюється безпосередньо працівниками підприємств лісового господарства, які обліковують витрати на виробництво лісопродукції і складають калькуляції фактичної собівартості продукції.
Рис. 5.1. Організація стратегічного і тактичного контролю за витратами на ДП «Ківецівський лісгосп»
На нашу думку, тактичний контроль є найефективнішим, оскільки він здійснюється щоденно за усім асортиментом виготовленої продукції. Здійснення ефективного контролю за витратами надає керівництву підприємства достовірну інформацію для прийняття оперативних управлінських рішень під час формування собівартості продукції.
Для організації обліку, контролю і аналізу господарської діяльності як функцій управління необхідно визначити структурні підрозділи, їх завдання, побудувати організаційну структуру бухгалтерської служби, регламентувати роботу облікового апарату (положення про бухгалтерію, графіки виходу на роботу тощо), процеси обліку, контролю, аналізу (інструкції з обліку матеріалів, коштів та ін.), технології цих процесів на ПК (наприклад, робочі інструкції оператора з окремих завдань обліку). Визначити характер роботи не облікових служб з виконання ними бухгалтерських робіт.
Процес підготовки, формування та подання майже усіх форм звітності (статистичної, податкової, фінансової та до Пенційного фонду) входить в обов’язки головного бухгалтера.
Оскільки головний бухгалтер є відповідальним за формуванням усіх форм звітності, то він водночас здійснює контроль за роботою усіх працівників бухгалтерії (за повнотою і правильністю відображення в обліку господарських операцій), зводячи результати діяльності підприємства в оборотні відомості.
Для чіткого розмежування обов’язків облікового апарату і контрольно-ревізійних підрозділів підприємства в частині контрольних функцій ми пропонуємо розробити схему структури бухгалтерії із розподілом обов’язків кожного працівника облікового апарату (Додаток ДН).
Слід зауважити, що на ДП «Ківерцівське ЛГ» постійно здійснюється підготовка кадрів та підвищення їх кваліфікації, що є позитивним моментом в діяльності підприємства. За станні два роки поспіль підвищили свою кваліфікацію 10 працівників ДП «Ківерцівське лісове господарство». Восени 2010 року старшого бухгалтера ДП «Ківерцівський лісгосп» було направлено на навчання в с.Боярку, що біля Києва, для підвищення кваліфікації. Мазяр Тамара Георгіївна прослухала курс лекцій, написала курсову роботу на «відмінно» і отримала диплом про підвищення кваліфікації у 2010 році.
Доступ до комп’ютерних програм в бухгалтерії частково обмежений. Повний доступ дозволено лише головному бухгалтеру. Встановлення паролю – особистий вибір працівника бухгалтерії. Фактично паролі для входження в систему та робочі програми налаштовані лише двома працівниками контори: головним бузгалтером та бухгалтером з реалізації.
В діяльності держлісгоспу періодично проводяться перевірки зовнішніми контролюючими органами, зокрема КРУ та ДПІ. Були випадки коли перевіряючі знаходили помилки в роботі бухгалтерії, тоді на директора та головного бухгалтера було накладено штрафи.
ДП «Ківецівський лісгосп» не зверталось до незалежних аудиторів чи аудиторських фірм. Отже, на досліджуваному підприємстві незалежні аудитори перевірок не проводили.