Розділ 4 Організація технічного оформлення і забезпечення бухгалтерського обліку і контролю

Організація обліку і контролю на підприємстві може здійснюватися за умов журнально-ордерної форми обліку, автоматизованої форми обліку та із використанням АРМ бухгалтера.

Згідно пункту 5 Наказу «Про облікову політику підприємства» підставою для проведення будь-якого бухгалтерського запису є первинний, на основі первинних документів, зведений документ, який підтверджує здійснення господарської операції.

Схема документування операцій в бухгалтерському обліку ДП «Ківерцівське лісове господарство» наведена на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Схема документування операцій на ДП «Ківерцівське ЛГ»

На даному підприємстві документування господарських операцій здійснюється з використанням таких типових форм (табл. 4.1).

Таблиця 4.1

Перелік форм первинних документів на ДП «Ківерцівське лісове господарство»

№	Код документа	Назва документа
1	0401001	Платіжне доручення
2	КО-1	Прибутковий касовий ордер
3	КО-2	Видатковий касовий ордер
4	ОЗ-1	Акт приймання-передачі основних засобів
5	ОЗ-2	Акт приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих основних засобів
6	ОЗ-3	Акт на списання основних засобів
7	ОЗ-6	Інвентарна картка обліку основних засобів
8	МШ-2	Картка обліку МШП
9	МШ-4	Акт вибуття МШП
10	МШ-8	Акт на списання матеріалів
11		Лімітно-забірна картка
12	МШ-6	Особова картка обліку спец. одягу, спец. взуття та запобіжних пристроїв
13	М-2	Довіреність
14	М-7	Акт приймання запасів
15	М-12	Картка складського обліку матеріалів
16	М-20	Накладна на відпуск ТМЦ
17	П-1	Наказ про прийом на роботу
18	П-2	Особова картка працівника
19	П-113, 114	Табель обліку робочого часу
20		Авансовий звіт
21		Посвідчення про відрядження
22	1-ТН	Товарно-транспортна накладна
23	2	Дорожній лист службового автомобіля
24	3	Дорожній лист службового автомобіля
25		Накладна
26		Податкова накладна

Пунктом 6 Наказу «Про облікову політику підприємства» такі первинні документи, які підтверджують факти здійснення господарських санкцій, необхідно подавати до бухгалтерії в наступні терміни :

• Надходження та витрачення коштів - в день здійснення операцій ;

• Надходження та вибуття матеріальних цінностей, сировини і матеріалів, товарів, придбаних для продажу та інших - в день здійснення операцій;

• Надходження та вибуття основного майна - в день здійснення операції;

• Товарні звіти магазинів - кожні 5 календарні днів;

• Касові звіти - щоденно;

• Авансові звіти ( за відрядженнями ) - протягом 3 днів після прибуття з відрядження;

• Суми , які видані під звіт - на 1 день , на заготівлю - 10 днів;

• Табелі обліку робочого часу - по закінченню місяця;

• Банківські документи - щоденно передаються в бухгалтерію;

• Інші (інвентаризаційні відомості, акти на списання ТМЦ та ін.) після здійснення операцій.

На держлісгоспі для первинного обліку лісопродукції застосовуються такі спеціалізовані форми (табл. 4.2).

Таблиця 4.2

Перелік спеціалізованих форм первинного обліку лісопродукції на ДП «Ківецівський лісгосп»

№ форми	Найменування форми
ЛГ-1	Наряд-акт на виконання робіт
ЛГ-2	Журнал виконаних лісогосподарських робіт
ЛГ-3	Журнал інших виконаних робіт
ЛГ-4	Щоденник приймання робіт по заготівлі (вивезенню) лісопродукції
ЛГ-5	Щоденник приймання робіт по розкряжуванню деревних хлистів
ЛГ-6	Рапорт про рух лісопродукції
ЛГ-7	Акт на заготівлю осмолу та списання вибухових матеріалів
ЛГ-8	Акт приймання робіт по підсочці лісу
ЛГ-9	Реєстр товарно-транспортних накладних
ЛГ-10	Журнал надходження лісопродукції від вивозки
ЛГ-11	Книга обліку лісопродукції
ЛГ-12	Щоденник надходження сировини в цех переробки
ЛГ-13	Акт приймання давальницької деревини на розпилювання
ЛГ-14	Книга обліку давальницької деревини
ЛГ-15	Наряд-акт на переробку деревини
ЛГ-16	Змінний рапорт
ЛГ-17	Журнал показників по розпилюванню деревини та роботи лісопильних рам
ЛГ-18	Відомість обліку виготовленої продукції переробки деревини і витрат сировини
ЛГ-19	Акт на зміну якості продукції
ЛГ-20	Наряд на відпуск лісопродукції
ЛГ-21	Журнал реєстрації нарядів на відпуск лісопродукції
ЛГ-22	Специфікація-накладна на відправлення лісопродукції залізницею (водним шляхом)
ЛГ-23	Журнал реалізації (відпуску) лісопродукції
ЛГ-24	Реєстр використаної на власні потреби лісопродукції

Підпунктом 3.3 Наказу «Про облікову політику підприємства» постановлено бухгалтерські документи зберігати в архіві в окремих справах в підшитому вигляді.

На даному підприємстві є поточний та постійний архіви. Поточний архів організовано безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками та інформацією. Даний архів міститься в спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства.

Бухгалтерські документи в держлісгоспі встановлено зберігати протягом таких термінів:

• Первинні документи бухгалтерського обліку зберігати протягом трьох років.

• Бухгалтерські регістри, договори, бухгалтерські звіти та ділова документація, яка необхідна для відновлення господарських операцій під час проведення ревізії, а також бізнес-плани, які складаються для одержання кредитів тощо, зберігати десять років.

• Ділову документацію, яка стосується довгострокових зобов'язань або прав, зберігати протягом семи років після закінчення терміну їх дії.

• Внутрішні правила ведення бухгалтерського обліку підприємства зберігати протягом десяти років після їх зміни або заміни.

• Первинні документи, бухгалтерські регістри та інші звіти за господарський рік при ліквідації підприємства передавати до районного архіву.

Слід відмітити, що по закінченню термінів зберігання бухгалтерські документи знищуються згідно складеного акту шляхом спалення або здачі в макулатуру.

Неодмінною умовою вдосконалення управління є докорінна реконструкція його технічної та інформаційної бази на основі автоматизованої системи обліку, контролю й аналізу з використанням автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ).

Одним з найважливіших завдань у цій справі є подальший розвиток і вдосконалення інформаційних систем підприємств із використанням нових засобів управління та сучасних технічних засобів. Відповідно до цього має змінитися роль бухгалтерського обліку, а отже, методологічні та методичні його аспекти потребуватимуть коригування. Бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація в умовах автоматизованої системи обробки інформації використовуються значно ширше, ніж у разі ручної обробки даних.

У разі комплексного підходу до організації бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки інформації відбувається перехід від організації окремих елементів до організації цілісних наборів елементів інформаційних систем, а також налагодження взаємозв’язків між окремими підсистемами і комплексами завдань.

Інформаційна система обліку, контролю та аналізу має органічно вливатися в загальну систему управління підприємством, характеризуватися взаємоузгодженістю між комплексами задач і задачами та іншими інформаційними системами підприємства, включати в себе задачі обліку, контролю, аналізу і внутрішнього аудиту.

Інформаційні взаємозв’язки задач обліку, контролю та аналізу з іншими підсистемами автоматизованої системи управління підприємства здійснюються згідно з такими правилами:

· використання взаємної інформації;

· спорідненість окремих джерел інформації;

· спорідненість окремих первинних носіїв інформації;

· єдність системи кодування інформації;

· наявність зворотного зв’язку;

· єдність системи показників.

Виконання облікових робіт за допомогою ЕОМ призводить до значних змін у технології, операціях, процедурах, фазах, проте структурна побудова обліку при цьому не змінюється.

На рис. 4.2 наведено схему автоматизованої форми бухгалтерського обліку.

Рис. 4.2. Схема автоматизованої форми бухгалтерського обліку

У автоматизованій формі обліку обробка і ведення інформаційної бази мають здійснюватися на ПК. За цих умов з’являється можливість автоматизувати процеси збирання, реєстрації первинної інформації і передавання її по каналах зв’язку до центральної ЕОМ. На машинних носіях ЕОМ створюється нормативно-довідкова інформація, призначена для багаторазового використання створенням баз даних, а також зберігається поточна, нормативно-довідкова і вихідна інформація.

Основними перевагами автоматизованої форми є: застосування змінної і постійної інформації; автоматизація ведення і видачі відомостей; автоматизація контролю і розрахунку інформації; використання інформації, що створюється в інших підсистемах інформаційної системи управління підприємства; комплектність автоматизації бухгалтерського обліку; швидкодія виконуваних облікових робіт; регламентне формування і одержання інформації; незначний відсоток підготовки і одержання вхідної інформації.

До основних недоліків цієї форми обліку відносять: відірваність обчислювальної техніки і обчислювальних ресурсів від бухгалтерського апарату; складність оперативної взаємодії всіх служб з прийняття управлінських рішень; висока вартість обчислювального носія і значні витрати з його ведення.

Структуру контрольного процесу та об’єкти його організації уточнює рис. 4.3.

Рис. 4.3. Об’єкти організації контрольного процесу

Отже, при організації обліку і контролю за різних форм обліку процес збирання, накопичення, обробки, систематизації даних і їх контролю має суттєві відмінності і особливості.

Одним із важливих моментів в організації комплексного підходу до автоматизації обліку як процесу є включення до єдиного інформаційного процесу виконання завдань внутрішнього аудиту, тобто контролю та аналізу. В умовах автоматизованої обробки облікових даних внутрішній аудит передбачає незалежну оцінку всередині підприємства для перевірки і визначення ефективності його діяльності. Мета внутрішнього аудиту – допомогти управлінському апарату ефективніше виконувати свої обов’язки завдяки таким заходам: автоматизації даних досліджень, аналізу, оцінюванню, поданню рекомендацій, порад та інформації по об’єктах, що перевіряються.

Оскільки документообіг на досліджуваному підприємстві організований неналежним чином, адже в практичній діяльності ДП «Ківецівський лісгосп» трапляються випадки неправильного і несвоєчасного складання бухгалтерських документів, вважаємо доцільним розробити графіки документообігу.

Складений графік документообігу з обліку основних засобів наводимо у табл. 4.3.

Таблиця 4.3

Графік документообігу по обліку основних засобів на ДП «Ківерцівське ЛГ»

№ п/п	Назва документа	Форма	Хто подає	Строк подання	Порядок подання	Кому подається	Строк перевірки
1	Акт прийому- передачі ОЗ	03-1	комісія	Вдень прийому- передачі	Звітний реєстр	Головому бухгалтеру	2 дні
2	Акт приймання- здавання відремонтованих, модернізованих ОЗ	03-2	комісія	Вдень приймання- здавання	Звітний реєстр	Головному бухгалтеру	2 дні
3	Акт на списання ОЗ	03-3	Головний механік	По мірі необхідно-сті	Звітний реєстр	Бухгалтеру по реалізації	По мірі необхід-ності
4	Інвентарна картка обліку ОЗ	03-6	Матеріал-відповід. особа	По мірі необ- хідності	Звітний реєстр	Головному бухгалтеру	По мірі необ- хідності
5	Опис інвентарних карток	03-7	Матеріал-відповід. особа	По мірі необ- хідності	Звітний реєстр	Головному бухгалтеру	По поступ- ленню
6	Інвентарний список ОЗ	03-9	Матеріал-відповід. особа	По квартально	Звітний реєстр	Головному бухгалтеру	По поступ- ленню
7	Розрахунок амортизації	03-14	Головний бухгалтер	По квартально	Розроблювальна таблиця	Головному бухгалтеру	По поступ- ленню

Документи по обліку виробітку та заробітної плати повинні надходити в бухгалтерію підприємства із виробничих підрозділів по графіку. Після надходження документів проводиться їх групування з ціллю визначення загального місячного заробітку кожного робітника та загального фонду заробітної плати по підприємству в цілому та по категоріям робітників. Графік документообігу з обліку праці та її оплати подамо у таблиці 4.4.

Таблиця 4.4

Графік документообігу з обліку праці та її оплати на ДП «Ківерцівське ЛГ»

№ п/п	Назва документа	Хто подає	Хто приймає	Термін подання
1	Акт прийому-здачі робіт (якщо це робітники-договірники)	нач. підрозділу	бухгалтер підрозділу	до 1 числа
2	Наряд на виконану роботу	нач. підрозділу	бухгалтер підрозділу	до 1 числа
4	Табель обліку робочого часу	нач. підрозділу	бухгалтер підрозділу	4 число наст. місяця
5	Замовлення в лісозавод	завлісозаводом	бухгалтер підрозділу	до 1 числа
6	Табель обліку робочого часу ІТП	економіст	економіст	до 1 числа

Функціональні та інформаційні взаємовідносини працівників, пов’язаних з обліком праці і зарплати, ДП «Ківерцівський лісгосп» подано у таблиці 4.5.

Таблиця 4.5

Функціональні та інформаційні взаємовідносини працівників , пов’язаних з обліком праці і зарплати, ДП «Ківерцівський лісгосп»

Вхідна інформація			Вихідна інформація
Назва документа	Від кого одержують	Строк одержання	Назва документа	Кому надсилається	Строк відправлення
Наряд на виконану роботу	нач. підрозділу	до 1 числа	Розрахунково-платіжна відомість	бухгалтеру по зарплаті, економісту	до 7 числа
Акт прийому-перед. вик. роб.	нач. підрозділу	до 1 числа	Форма 1-ДФ	ДПІ	на 40день після зак. кв.
Табель обліку робочого часу	нач. підрозділу	до 1 числа	Звіт з праці 1-ПВ (місячний)	статистика	до 7 числа
Платіжна відомість	касир	до 1 числа	Звіт з праці 1-ПВ (квартальний)	статистика	до 7 числа
Відомість видачі в рах. зарплати ТМЦ	завгосподарством	до 1 числа	Звіт про використання робочого часу 3-ПВ (кварт)	статистика	до 7 числа
Лікарняний лист	відділ кадрів	до 1 числа	Звіт про к-сть робітників, їх якісний склад та проф. навчання 6-ПВ (річний)	статистика	до 7 числа

Графік документообігу з обліку процесу виробництва державного підприємства «Ківерцівське лісове господарство» представлено в табл. 4.6.

Таблиця 4.6

Графік документообігу з обліку процесу виробництва ДП «Ківерцівське ЛГ»

№ п/п	Назва документів	Призначення документа	Строк складання документа	Особи, які складають документ	Строк подання документа в бухгалтерію
1	Акт оприбуткування готової продукції	Для обліку надходження готової продукції	При надходженні готової продукції	Члени комісії	Після надходження готової продукції
2	Табель обліку робочого часу	Для обліку відпрацьованого часу працівниками	В кінці місяця	Бухгалтер	до 3 числа місяця наступного за звітним
3	Відомість нарахування амортизації	Для обліку зносу основних засобів	щомісяця	Головний бухгалтер	В кінці місяця
4	Наряд на виконання робіт	Облік виконаних робіт	Щодня	Майстер	На наступний день
5	Накладна на видачу матеріалів	Для обліку виданих матеріалів	В момент відпуску зі складу	Завсклад	Після видачі матеріалів
6	Відомість розподілу заробітної плати	Для обліку витрат на заробітну плату	Перед видачею заробітної плати	Бухгалтер по ЗП (старший бухгалтер)	Після складання документа
7	Листи простоїв	Для обліку часу простоїв	По виникненню ситуації простоїв	Майстер або начальник цеху	По мірі необхідності

Наявність графіків документообігу на досліджуваному підприємстві надасть змогу організувати належне виконання працівниками своїх обов’язків, можливість контролю за дотриманням графіка руху документів та встановлення винних осіб при порушеннях.