12.2. Документационное обеспечение

участия в выставке и особенности

бухгалтерского учета

и отчетности экспонента

Организация документационного обеспечения участия в выставке. Многие менеджеры совершают ошибку, не придавая значения сбору, систематизации, учету и хранению документов по курируемой выставке.

Чтобы раз и навсегда исключить подобное, менеджеру по вы­ставкам и рекламе нужно обязательно взять «на вооружение» своей службы многократно опробованные, регламентированные государ­ственным стандартом ГОСТР 6.30—97 правила, сконцентрирован­ные в одном слове «делопроизводство».

Организация бухгалтерского учета и отчетности экспонента. Учет и отчетность (особенно, бухгалтерские) — это основа органи­зации рациональной, эффективной и прозрачной (понятной) дея­тельности предприятия. К тому же бухгалтерский отчет — основа финансового анализа деятельности фирмы. Именно финансовое состояние организации во многом определяет, какую тактику и стратегию выберет руководство на том или ином этапе управления предприятием. Данные бухгалтерского учета очень важны для при­нятия конструктивных управленческих решений. Поэтому его цен­тральная задача, и это самое главное, — анализ затрат и прибыль­ности. Постоянный контроль затрат и прибыли от всех направле­ний деятельности является основой обеспечения успешного управ­ления, в том числе и выставочной деятельностью.

Существует еще ряд специфических проблем по бухгалтерскому учету и отчетности у организаций, связанных именно с их выста­вочной деятельностью.

Аналитический учет движения средств целесообразно вести по видам и статьям расходов. Для предприятий участие в выставках традиционно рассматривается как рекламная деятельность, поэтому в бухгалтерском учете все расходы на выставку вроде бы должны отражаться в составе счета 44 «Расходы на продажу» и относиться на субсчет «Расходы на рекламу». Оказывается это не всегда так, не все бухгалтеры об этом знают. Ряд авторов рекомендуют в этом свете рассматривать три вида расходов на подготовку и участие в выставке. Воспользуемся их опытом и процитируем порядок их рассуждений:

«К первой группе относятся затраты на оплату выставочных площадей и возведение выставочного стенда. В эту же группу рас­ходов включается и стоимость образцов продукции, из которых формируется экспозиция предприятия на стенде. При этом можно арендовать оборудованную типовым каркасом, стенами, мебелью и напольным покрытием площадь. А можно заказать только конфигурацию площадки под стенд, а стенд оформлять по собственному желанию. Для этого заключают договор со специализированной фирмой-подрядчиком, которая разрабатывает проект стенда и ди­зайн оформления, монтирует стенд на выставке.

Вторая группа — это затраты на оплату труда работников, ко­мандируемых на выставку, когда она проводится в другом городе. Когда своих работников не хватает, некоторые предприятия при­влекают еще и людей со стороны.

Третья группа затрат — это стоимость изделий, раздаваемых посетителям выставки бесплатно. Это могут быть образцы про­дукции предприятия, специально изготовленные сувениры и, ко­нечно, рекламные материалы: листовки, проспекты, буклеты, ка­талоги и брошюры.

По этим трем направлениям и рассмотрим, как затраты отра­жаются в бухгалтерском учете и как они влияют на налогообложе­ние организации.

1. Затраты на выставочный стенд и образцы продукции. Площадь под стенд обычно бронируют заранее и перечисляют организатору выставки аванс.

Это нельзя считать затратами будущих периодов, так как выстав­ка еще не состоялась и предприятию еще не были оказаны услуги. Поэтому в бухгалтерском учете должна быть сделана проводка:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51

— перечислен аванс за участие в выставке.

Когда же выставка пройдет и будет подписан акт оказанных ус­луг, стоимость участия в выставке нужно будет отнести на затраты. А на какие именно — зависит от условий договоров, которые за­ключило предприятие.

В договоре могут быть две отдельные суммы: одна за аренду выставочной площади, а другая за строительство и монтаж стенда. А могут быть два отдельных договора — один на аренду площадей, а другой — на выставочный стенд. Тогда и учитывать затраты можно по-разному. В чем дело? А в том, что расходы на стенд как носителя рекламной информации для посетителей считаются рас­ходами на рекламу в соответствии со статьей 2 Федерального за­кона «О рекламе» от 18 июля 1995 г. № 108-ФЗ. Поэтому стои­мость строительства и оформления стенда надо списывать на счет 44 «Расходы на продажу» — субсчет «Рекламные расходы». Кроме того, эту сумму следует облагать налогом на рекламу в соответствии с подп. «з» п. 1 ст. 21 Закона «Об основах налоговой системы в Российской Федерации» от 27 декабря 1991 г. № 2118-1.

А вот с арендой выставочной площади — ситуация спорная. С од­ной стороны, стоимость выставочной площадки, вроде бы, должна входить в состав стоимости стенда и должна учитываться аналогич­но. Получается, что ее надо признать рекламными расходами и об­лагать налогом на рекламу. Но, с другой стороны, аренда площади не подпадает под понятие «реклама», установленное в ст. 2 Закона «О рекламе». Там сказано, что реклама — это информация о фирме и ее товарах. Аренда площади под это положение не подпадает. Значит, есть основание, чтобы не включать арендную плату за вы­ставочные площади в расчеты налога на рекламу. Такая позиция поддержана судом в постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Западного Федерального округа от 24 сентября 2001 г. № А56-33821/100. Поэтому сумму арендной платы в бухгалтерском учете можно отразить на отдельном субсчете к счету 44 «Аренда выставочных площадей». Но такая возможность появляется только в том случае, если на аренду площади оформлен отдельный договор или в договоре на участие в выставке аренда площади указана от­дельной суммой. Иначе, как в первой ситуации, всю сумму за уча­стие в выставке придется относить на рекламные расходы и обла­гать налогом на рекламу. Аналогичные проблемы возникают при расчетах НДС и налога на прибыль.

Обратим внимание еще на одну проблему, которая может воз­никнуть у предприятий, решивших участвовать в выставке за гра­ницей. Она заключается в том, что услуги, оказанные российской фирме иностранными организаторами выставки, в соответствии с подп. 4 п. 1 ст. 148 Налогового кодекса РФ считаются реализован­ными на территории Российской Федерации.

При этом иностранная фирма, которой перечисляют деньги за участие в выставке, скорее всего не стоит в России на налоговом учете. Поэтому российскому предприятию придется исполнять обя­занности налогового агента, то есть из стоимости услуг иностранца удержать и перечислить в бюджет НДС. Так поступить обязывает п. 1 ст. 161 Налогового кодекса РФ. Сумму НДС определяют рас­четным путем. Стоимость участия в выставке делят на 120 и умно­жают на 20% (п. 4 ст. 164 Налогового кодекса РФ).

Еще один момент. Обычно экспонаты, выставляемые на стен­де, это образцы продукции, которую выпускает или продает пред­приятие. И может случиться, что после выставки они станут не­пригодными для продажи (продукты питания, сельскохозяйствен­ные продукция и т.п.). Их стоимость бухгалтер вправе списать на

рекламные затраты. Тогда в бухгалтерском учете делают следую­щие проводки:

ДЕБЕТ 44 субсчет «Рекламные расходы» КРЕДИТ 41

— списана стоимость выставочных образцов производственным предприятием.

или

ДЕБЕТ 44 субсчет «Рекламные расходы» КРЕДИТ 41

— списана стоимость выставочных образцов торговой фирмой.

При налоговом учете, стоимость выставочных образцов, не­пригодных для продажи, в полном объеме включается в прочие расходы предприятия. Делается это на основании п. 4 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Но на их стоимость необходимо начис­лять налог на рекламу, так как они использовались в рекламных целях.

2. Затраты на оплату труда работников, участвующих в вы­ставке. Если выставка проводится в том же городе, где расположе­но предприятие, то его работникам за работу на выставке просто начисляется зарплата. Но если на выставку приходится ехать в дру­гой город или другую страну, командированным сотрудникам на­числяют средний заработок в соответствии со ст. 167 Трудового ко­декса РФ. Кроме того, им оплачивают командировочные расходы: проезд, проживание и суточные в соответствии со ст. 168. Эти рас­ходы связаны с выставкой, и по идее их нужно включать в реклам­ные затраты и платить с них налог на рекламу. Но этого можно из­бежать, если в приказе на командирование указать, что цель поезд­ки—не реклама фирмы, а изучение рынка сбыта, конкурентов, заключение новых договоров и т.п. Тогда зарплата сотрудников и их командировочные не будут считаться рекламными расходами, а поэтому не облагаются налогом на рекламу. И по этому вопросу суд занимает позицию налогоплательщика. В качестве примера приведем постановление ФАС Уральского Федерального округа от 26 марта 2002 г. № Ф09—564/02-АК. При расчетах налога на при­быль зарплату сотрудников, направленных на выставку, в любом случае надо включать в расходы на оплату труда согласно п. 6 ст. 225 Налогового кодекса РФ, а оплату проезда, суточных и проживания — в прочие расходы в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264. Такое пра­во бухгалтеру дает п. 4 ст. 252 Налогового кодекса РФ.

В тех случаях, когда предприятие не может направить на вы­ставку своих сотрудников в другой город и вынуждено нанять для работы специалистов на месте, оно заключает с ними договор воз­мездного оказания услуг. Чтобы суммы по этим договорам не обла­гались налогом на рекламу, нужно в соответствующем пункте ука­зать, что исполнителю поручается изучать товары конкурирующих фирм, заключать договоры купли-продажи и прочие операции, не связанные с рекламой. Тогда это будут просто расходы на продажу. Правда, их после выставки нужно подтвердить отчетом исполните­лей о проделанной работе. Обычно это не вызывает затруднений. Отчет можно получить прямо на выставке, если исполнителей пре­дупредить об этом заблаговременно.

При расчете налога на прибыль возможны три случая. В каждом из них поступают следующим образом:

1. Если договор заключается с гражданином, то его вознаграж­дение относится к расходам на оплату труда согласно п. 21 ст. 255 Налогового кодекса РФ.

2. Если услуги по договору оказывает индивидуальный пред­приниматель, то это относят к прочим расходам в соответствии с подп. 41 п. 1 ст. 264.

3. Когда договор заключают с организацией, то это можно отне­сти либо согласно подп. 27 п. 1 ст. 264 к расходам на изучение рынка, либо на прочие расходы согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 Нало­гового кодекса РФ.

Если при этом возникает «входной» НДС, его полностью отно­сят к вычету.

3. Расходы на рекламную продукцию и сувениры. Сегодня на вы­ставках множество материалов раздается бесплатно. Прежде всего бесплатно раздаются проспекты, листовки, буклеты и брошюры, специально издаваемые к выставке. Кроме того, часто ценные вещи вручаются участникам презентаций, конкурсов, розыгрышей и ло­терей в качестве призов. Чаще всего это изделия фирмы и сувениры с фирменным знаком или логотипом предприятия.

Все это — реклама в чистом виде и поэтому расходы на бес­платную раздачу материалов считаются рекламными.

Стоимость собственной недорогой продукции списывается на рекламные расходы одной из следующих проводок:

ДЕБЕТ 44 субсчет «Рекламные расходы» КРЕДИТ 43

— списана стоимость продукции производственным предприятием, или

ДЕБЕТ 44 субсчет «Рекламные расходы» КРЕДИТ 41

— списана стоимость товаров торговой фирмой.

Стоимость сувениров или работы по их изготовлению с нанесе­нием логотипа фирмы, почтового или электронного адреса, теле­фонов и т.п. реквизитов, выполненные сторонней организацией также списывают на счет 44 субсчет «Рекламные расходы». В нало­говом учете такие затраты учитываются при расчете налога на при­быль согласно подп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Но в Налоговом кодексе нет специального перечня затрат, ко­торые нужно относить к выставочным расходам, поэтому предпри­ятию нужно самостоятельно решить, что включать в расходы по выставке. Для этого оформляют приказ руководителя предприятия; определяющий, какая продукция и сувениры будут раздаваться на выставке бесплатно и в каком количестве. В таком случае налого­вые органы не смогут подарки и сувениры считать просто безвоз­мездной передачей, расходы на которую при расчете налога на при­быль не учитываются согласно п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ. Количество рекламных материалов должно быть указано в приказе, потому что расходы на рекламу нормируются согласно п. 4 ст. 264. Больше того, налоговики обычно настаивают на том, что бесплат­ная раздача продукции предприятия и сувениров — это нормируе­мые расходы и они должны учитываться при расчете налога на при­быль лишь в размере 1% от выручки предприятия. Но это утвер­ждение спорное. Авторы цитируемой статьи утверждают, что пред­приятие вправе отнести стоимость сувениров и продукции к выста­вочным расходам. Налоговый кодекс не регламентирует, что мож­но, а что нельзя относить к выставочным расходам, поэтому можно включить все в расходы по выставке при расчете налога на прибыль в полном объеме. И это выгодно и при уплате НДС. На основании п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ «входной» НДС по сувенирам и продукции можно полостью возместить только в том случае, если сами сувениры будут включены в расходы в налоговом учете по всей стоимости.

Есть еще один налог, который нужно иметь ввиду при бесплат­ной раздаче продукции и сувениров на выставках. Это налог на до­ходы физических лиц. Данным налогом не облагаются только по­дарки и сувениры стоимостью ниже 2000 руб. Вряд ли организация будет раздавать направо и налево презенты дороже 2000 руб. Но если такое случилось, то она обязана вести учет «доходов», которые она обеспечила в натуральной форме физическим лицам, и предос­тавлять соответствующие данные в налоговую инспекцию. Это оп­ределено п. 1 и 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ. Если этого не сделать, то за каждый непредставленный документ с предприятия взыщут штраф 50 и более рублей в соответствии с п. 1 ст. 126. Кро­ме того, лиц организации могут оштрафовать на сумму от 3 до 5 МРОТ (от 300 до 500 руб.). Это установлено п. 1 ст. 15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

4. Особенности учета и отчетности по расходам на раздачу суве­ниров. Это удобнее всего рассмотреть на конкретном примере.

Строительная фирма ООО «Лотос» решила участвовать в выставке «Все для строительства», которая проходит с 8 по 12 сентября 2003 г. По рекламе приказом руководителя было предусмотрено и впоследствии бухгалтерией уч­тено три вида затрат.

Для выставки фирма заказала ООО «Гамма» изготовить 1000 шариковых ручек со своим логотипом и телефонами. За эту работу ООО «Лотос» запла­тило 6000 руб., включая НДС — 1000 руб. Все расчеты с ООО «Гамма» были произведены в сентябре. Так как в приказе руководителя ООО «Лотос» было указано, что ручки изготовлены в количестве 1000 штук для бесплатной разда­чи на выставке, бухгалтер организации принял стоимость ручек в налоговом учете как ненормируемые расходы на рекламу. И поэтому он оформил возме­щение всей суммы «входного» НДС из бюджета. Поскольку стоимость одной ручки составила 5 руб. (6000 - НДС (1000): 1000 шт.), ООО «Лотос» не нуж­но подавать сведения о розданных на выставке ручках в налоговую инспекцию. Налог на рекламу в то время составлял 5% от стоимости работ. В бухгалтер­ском учете ООО «Лотос» сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60

— 5000 руб. (6000 — 1000) — отражены расходы на изготовление ручек; ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

— 1000 руб.-учтен НДС;

ДЕБЕТ 44 субсчет «Рекламные расходы» КРЕДИТ 10

— 5000 руб. — списана стоимость ручек на рекламные расходы;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

— 6000 руб. — оплачено изготовление ручек;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

— 6000 руб. — оплачено изготовление ручек; ДЕБЕТ 91 субсчет Прочие расходы»

КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на рекламу»

— 250 руб. (5000 х 5%) — начислен налог на рекламу;

* При расчете налога на прибыль бухгалтер ООО «Лотос» включил в прочие рас­ходы всю стоимость ручек в сумме 5000 руб. (6000 - 1000), а также сумму налога на рекламу — 250 руб.

5. Особенности учета и отчетности по расходам на розыгрыш призов. В качестве разыгрываемых на выставке призов могут быть самые разнообразные предметы, производимые предприятием. Стоимость врученного приза в бухгалтерском учете организации должна быть списана на рекламные расходы.

Об отчетности по НДС. При вручении приза физическому лицу происходит безвозмездная передача товара, которая облагается НДС. Согласно подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ НДС начисляется на цену, по которой предприятие обычно продает свою продукцию. Начисляя НДС, необходимо оформить счет-фактуру и отразить ее в книге продаж. В бухгалтерском учете начисленный налог списыва­ется на счет 91 субсчет «Прочие расходы».

И тут возникает вопрос: можно ли этот НДС включить в расхо­ды при расчете налога на прибыль? Дело в том, что в п. 4 ст. 264 НК РФ четко сказано: в налоговом учете стоимость призов норми­руется, и при этом учитываемая максимальная сумма расходов на призы не должна превышать 1% от выручки предприятия.

По мнению авторов ранее цитируемой статьи (с. 36), предпри­ятие в праве так поступить по следующим основаниям.

Во-первых, призы разыгрывались в рамках рекламной акции, которая проводится с целью обеспечения роста доходов предпри­ятия. Во-вторых, начисляя налог на прибыль, предприятие выпол­няет требование законодательства. Оба факта свидетельствуют, что начисленный налог будет обоснованным расходом согласно требо­ваниям п. 1 ст. 252 НК РФ. Включить налог в прочие расходы по­зволяет подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ. К тому же в п. 19 ст. 270 кодек­са НДС нельзя включить в расходы, только в том случае, если он предъявлен покупателю. В данном случае начисленный налог предприятие никому не предъявляет, так как приз вручается бес­платно. Правда, о стоимости приза, врученного счастливчику, нужно сообщить в налоговую инспекцию, да еще представить его паспортные данные. Но в соответствии с п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ это можно сделать в течение месяца после того, как приз был вручен.

6. Учет расходов по раздаче печатных материалов. Естественно, стоимость расходов по печатной продукции (проспекты, буклеты, альбомы и т.п.) надо относить на рекламные расходы, но начислять НДС на них не нужно. Как уже говорилось выше, это не реализуе­мый товар, а передаваемый предмет, у которого момент перехода права собственности из рук в руки не фиксируется, а документы на акт передачи не оформляются. Это просто бессмысленно. Налого­вые инспекции придерживаются того же мнения, что подтверждено письмом МНС России от 2 июля 2001 г. № 01-4-03/858-Т245 и письмом Управления МНС России по г. Москве от 31 июля 2001 г. № 02-14/35611.

К этому следует добавить, что в налоговом учете стоимость ка­талогов и брошюр, содержащих информацию о фирме и ее товарах, включается в прочие расходы в полном объеме. На это прямо ука­зывает п. 4 ст. 264 НК РФ. А вот стоимость листовок, проспектов и буклетов в списке не нормируемых расходов нет. Значит ли это, что их нужно принимать к учету в пределах суммы, равной 1% от вы­ручки, как это делается при учете расходов на рекламные акции? Налоговые инспекторы часто так и считают. Но цитируемые авторы считают, что это можно делать, если правильно оформить соответ­ствующие учетно-отчетные документы. Раз предприятие распро­страняет проспекты и буклеты на конкретной выставке, а не на улице, то, как показано в предыдущем примере с сувенирными шариковыми ручками, расходы на этот вид рекламы нужно офор­мить аналогично. То есть учесть их в составе расходов на выстав­ку, которые в налоговом учете не нормируются. Но для этого нужно оформить приказ руководителя, в котором указывается, что данная печатная продукция в конкретном количестве предназна­чена для распространения на конкретной выставке в течение кон­кретного периода.

Теперь, зная особенности учета расходов по выставкам и рекла­ме, вы можете существенно сокращать затраты на выставочную деятельность, и в первую очередь:

• заключая отдельный договор на аренду выставочной площа­ди, чтобы не облагать эту сумму налогом на рекламу;

• правильным оформлением приказа по организации участия в выставке и командирования на нее сотрудников, избегая при этом налога на рекламу;

• возмещая «входной» НДС из бюджета;

• принимая к вычету «входной» НДС на стоимость выставоч­ных площадей и стендов, включенный в состав прочих расхо­дов и уплаченный при расчете налога на прибыль (при нали­чии счет-фактуры);

• избегая нормируемых расходов или включая расходные мате­риалы в выставочные затраты, т.е. в расходы на прибыль в полном объеме для полного возмещения «входного» НДС.