Тема 6. Учет денежных средств

6.1 Порядок ведения кассовых операций и их документальное оформление.

6.2 Виды безналичных расчетов.

6.3 Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете.

6.1 Ведение кассовых операций осуществляется в соответствии с Положением Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации"

Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств предприятие должно иметь кассу. Касса - это обобщенное подразделение, осуществляющее и оформляющее все операции по наличному денежному обороту. На практике касса чаще всего включает в себя главную кассу и ряд оперативных касс. Главная касса выполняет функции приема, выдачи и хранения всех денежных средств и является держателем основополагающих первичных и отчетных документов по их учету. Оперативные кассы служат для приема наличных денежных средств у населения за реализуемые товары (работы и услуги) с применением контрольно-кассовых машин и/или документов строгой отчетности, а в исключительных случаях без того и другого.

Государством осуществляет контроль над наличным денежным оборотом. В частности, ЦБ РФ устанавливает лимит (ограничение) наличных расчетов между юридическими лицами и ИП. В настоящее время, согласно указанию ЦБР от 20 июня 2007 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя", лимит составляет 100 тыс. руб.

Организация ежегодно должна самостоятельно утверждать, на основании расчета, лимит кассы, а именно ограничение на остаток денег, который может находиться в кассе на конец дня. Сверх этого лимита деньги в кассе могут находиться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, пособий, и т.п. в течение 5-х рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Еще одним важным элементом контроля движения наличных денежных средств в государстве является обязательное применение специальных контрольно-кассовых машин (ККМ) при осуществлении денежных расчетов с населением по торговым операциям или по оказанию бытовых услуг. Исключение составляют только предприятия, которые в силу специфики своей работы используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки контрольно-кассовых машин. А также некоторые другие организации в связи с особенностями их местонахождения.

Предприятия, реализующие товары населению, оформляют продажу через контрольные кассовые машины (ККМ) и фиксируют эти продажи дополнительно в журналах кассиров-операционистов данных машин.

Документы строгой отчетности используют предприятия и организации, осуществляющие свою деятельность в следующих областях:

квитанции, выдаваемые заказчику организациями федеральной службы лесного хозяйства. Министерства культуры. Министерства юстиции РФ, Министерства здравоохранения РФ, Государственного комитета санитарно-эпидемиологического надзора РФ, Госкомстата РФ, Департамента жилищно-коммунального хозяйства Минстроя России некоторые другие.

Документы строгой отчетности составляются с применением специальных бланков, которые называются бланками строгой отчетности. Бланки имеют точно установленную форму и выпускаются специализированными предприятиями. Им присваиваются определенная серия и индивидуальный номер. У материально ответственных лиц (в том числе у кассира) они числятся на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". Требования, которые предъявляются к изготовлению бланков строгой отчетности, изложены в письме Министерства финансов Российской Федерации от 23.08.2001 N 16-00-24/70.

Использование бланков не установленных образцов не допускается.

Книга учета документов строгой отчетности должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и подписана руководителем и главным бухгалтером организации.

Для хранения бланков следует выделить несгораемые шкафы или металлические ящики. По окончании работы места их нахождения необходимо опечатать.

Книги учета бланков строгой отчетности и прилагаемые к ним документы, относящиеся непосредственно к сфере учета указанных бланков, хранятся в течение 5-ти лет. Затем они списываются по акту и уничтожаются.

Любое наличное денежное поступление оформляется приходным кассовым ордером. Ордер выписывается на основании соответствующих оправдательных документов, на которые кассир ставит штамп с надписью "Получено" и датой. После проверки соответствия записей приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер.

Выдача денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам, по платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и другим документам, на которых стоят реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Разрешительные документы, прилагаемые к расходному кассовому ордеру, погашаются кассиром путем постановки на них штампа с надписью "Оплачено" и датой.

Денежные средства сверх лимита кассы предприятие обязано сдавать в обслуживающий банк. Перемещение наличных денег из кассы предприятия в дневные и вечерние кассы банка может осуществляться как с помощью сотрудников предприятия, так и через представителей банка - инкассаторов.

Помарки в кассовых документах не допускаются. Выдача и приемка денег проводится строго в день составления документов.

Предприятие обязано фиксировать любой приход и расход наличных денежных средств в кассовой книге. Кассовая книга шнуруется, нумеруется, опечатывается и подписывается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Записи в ней ведутся в двух экземплярах под копирку. Отрывные листы служат для отчета кассира.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность денег в кассе. Касса должна проверяться (подвергаться ревизии) ежемесячно. Ревизия кассы проводится без предварительного оповещения кассира.

Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, главными из которых являются:

договор о полной индивидуальной ответственности кассира;

приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49);

платежная ведомость (форма N Т-53);

кассовая заявка (форма N 408027);

карточка депонента;

объявление на взнос наличными (форма N 0402001);

кассовая книга (форма N КО-4);

журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4);

отчет кассира;

справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6);

книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма N КО-5);

препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (форма N 0402006);

акт о проверке денежных средств кассы (форма N КМ-9);

акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма N ИНВ-15);

инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

Для внесения наличных денег на расчетный счет, бухгалтер должен оформить "Объявление на взнос наличными", а для снятия денег с расчетного счета - "Денежный чек".

Бланк "Объявления на взнос наличными" состоит из трех отрывных частей: собственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера.

Объявление на взнос наличными заполняют в одном экземпляре. Одновременно с объявлением должен быть оформлен расходный кассовый ордер, так как наличные деньги выбывают из кассы организации.

Работник банка должен подписать квитанцию, поставить на ней печать и вернуть сотруднику вашей организации, сдавшему деньги.

Эта квитанция подшивается к расходному кассовому ордеру, которым оформлялось выбытие денег из кассы.

Заполненный ордер со своими отметками банк передает организации вместе с банковской выпиской.

Банк, который обслуживает организацию, выдает книжку с денежными чеками (чековую книжку).

Денежный чек состоит из двух частей: отрывного листа и корешка чека.

На отрывном листе указывают цель получения денежных средств, сумму, которая снимается с расчетного счета, а также паспортные данные лица, получающего деньги.

Денежные средства, полученные по чеку, должны расходоваться только на те цели, которые в нем указаны. Отрывной лист денежного чека передается сотруднику банка, который выдает наличные деньги. Корешок остается в чековой книжке и должен храниться в организации 5 лет.

Чек действителен в течение 10 дней с даты его составления. Если этот срок истек, банк чек не примет.

Наличные деньги, полученные по чеку, должны быть оприходованы в кассе организации. Для этого следует оформить приходный кассовый ордер.

Главной особенностью ведения и заполнения кассовых документов является то, что помарки в них не допускаются.

6.2. Безналичные расчеты осуществляют в основном через банковские, кредитные и расчетные операции. Их применение позволяет существенно снизить расходы на денежное обращение, сокращает потребность в наличных денежных средствах, обеспечивает их более надежную сохранность.

Безналичные расчеты осуществляют по товарным и нетоварным операциям. К товарным операциям относят куплю-продажу ТМЦ. Их учитывают на счетах 60 "Расче­ты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и за­казчиками", и др.

К нетоварным операциям относят расчеты с коммунальными учреждениями, научно-исследовательскими организациями, учебными заведениями и т.п. Их учитывают на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Расчетные счета открываются юридическим лицам независимо от форм собственности (кооперативной, частной, арендной и т.д.).

Для открытия расчетного счета необходимо представить в банк следующие документы:

1) копии учредительных документов;

2) копии свидетельства о государственной регистрации предприятия;

3) справку о постановке на учет в налоговой инспекции;

4) справки о постановке на учет в фондах социального страхования и обеспечения;

5) карточки с образцами подписей должностных лиц, заверенные в установленном порядке.

Расчетный счет — это основой счет предприятия, на котором производятся основные операции по расчетам, как с продавцами продуктов питания, так и с покупателями готовых изделий и полуфабрикатов. Кроме того, предприятия через расчетный счет оплачивают налога и взносы во все внебюджетные фонды. Все взаимоотношения регламенти­руются законодательными актами.

Текущий счет — предназначен для финансовых операций, носящих отличительный характер от других стандартных операций. К текущим счетам относятся: ссудные, депозитные, валютные, бюд­жетные, транзитные. На этих счетах осуществляются операции со средствами, носящими характер целевого назначения.

Предприятие вправе открыть расчетный и текущие счета в любом банке для осуществления всех видов операций. В настоящее время количество счетов, которое может быть открыто предприятием в банковских предприятиях, не ограничено.

Предприятие периодически получают из банка выписки из расчетного счета и в качестве приложения к ним документы, на основании которых идут зачисления или списания денежных средств. При расшифровке записей следует иметь в виду, что выписка - это банковский документ, а, значит, стоящая в ее дебете цифра означает списание банком с расчетного счета фирмы, а стоящая в кредите - зачисление на расчетный счет.

В настоящее время в России для безналичных расчетов используются следующие способы:

1) платежными поручениями;

2) платежными требованиями;

3) инкассовыми поручениями;

4) аккредитивами;

5) чеками;

Общие требования к оформлению документов, предъявляемых в банк для осуществления безналичных расчетов, приведены в "Положении о безналичных расчетах в Российской Федерации", утвержденном ЦБ РФ 03.10.2002 г. N 2-П, и заключаются в следующем. Расчетные документы действительны в течение 10-ти дней, не считая дня выписки. Документы на бумажных носителях печатаются или на пишущей машинке, или на принтере персонального компьютера, исключение составляют чеки, бланки которых заполняются ручками с пастой или чернилами синего, фиолетового и черного цвета. Налог, подлежащий уплате, выделяется в документах отдельной строкой, иначе должна быть обязательная надпись о том, что налог по данной операции не уплачивается. Плательщики вправе отзывать свои платежные поручения, а взыскатели - платежные требования и инкассовые поручения, не оплаченные из-за недостатка средств на расчетном счете клиента банка.

Очередность списания денежных средств с расчетных счетов предприятия определяется ст. 855 Гражданского кодекса РФ (с изменениями, внесенными Конституционным судом):

в первую очередь, по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью работников, и взыскание алиментов;

во вторую очередь, по исполнительным документам, отражающим обязательства по выплатам выходных пособий и заработной платы по трудовым договорам, контрактам и авторским договорам;

в третью очередь, платежи в бюджет и внебюджетные фонды, а также по текущей оплате труда персонала, работающего по трудовым договорам (контрактам), в порядке календарной очередности после выполнения обязательств по предыдущим пунктам;

в четвертую очередь удовлетворение других денежных требований в порядке календарной очередности.

Платежное поручение

Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке.

Схема расчетов платежными поручениями приведена на рис.10.1.

—————————————————————— 1 ——————————————————————

| Покупатель |<————————————————————————| Поставщик |

—————————————————————— ——————————————————————

^ | ^

6| | 2 | 4

| | |

—————————————————————— 5 ——————————————————————

| Банк покупателя |<————————————————————————| Банк поставщика |

| р/с |————————————————————————>| р/с |

—————————————————————— 3 ——————————————————————

Рис. -1 Схема расчетов платежными поручениями.

После получения продукции (1), покупатель выписывает платежное поручение (2) своему обслуживающему банку. Тот перечисляет деньги (3) с расчетного счета (Р/с) покупателя на расчетный счет поставщика. Банк поставщика, зачислив деньги на расчетный счет своего клиента, делает ему выписку (4). Затем он извещает банк покупателя (5), который делает соответствующую выписку своему клиенту (6).

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом (с согласия плательщика) и без акцепта плательщика (без согласия плательщика).

Если в платежном поручении нет записи "без акцепта", то платежное требование считается акцептным со сроком 5 дней.

Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке.

Инкассовые поручения применяются:

1) в случаях, когда бесспорный порядок взыскания денежных средств установлен законодательством, в том числе для взыскания денежных средств органами, выполняющими контрольные функции;

2) для взыскания по исполнительным документам;

3) в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.

Банк в трехдневный срок со дня получения от взыскателя или судебного пристава - исполнителя инкассового поручения с приложенным исполнительным документом исполняет инкассовое поручение.

Схема расчетов приведена на рис.2. После отгрузки продукции (1), поставщик выставляет в свой обслуживающий банк платежное требование с товаросопроводительными документами на инкассо (на востребование платежа) - (2). Банк поставщика пересылает их в банк покупателя (3) для получения акцепта (согласия на оплату) покупателя и взыскания платежа. Банк покупателя передает документы своему клиенту (4). В случае акцепта (5) банк покупателя перечисляет деньги (6). На принятие решения об акцепте покупателю отводится не менее 5-ти дней. После перечисления денег делаются соответствующие выписки (7) и (8).

—————————————————————— 1 ——————————————————————

| Покупатель |<————————————————————————| Поставщик |

—————————————————————— ——————————————————————

^ | ^ ^ |

|8 |5 | 4 |7 |2

| | | | |

—————————————————————— 3 ——————————————————————

| Банк покупателя |<————————————————————————| Банк поставщика |

| р/с |————————————————————————>| р/с |

—————————————————————— 6 ——————————————————————

Рис.2. Схема расчетов платежными требованиями и инкассовыми поручениями.

Для безакцептных платежных требований и инкассовых поручений, исполнение которых не требует согласия покупателей, схема расчетов упрощается за счет исключения операций (4) и (5).

Отличие операций, осуществляемых согласно платежным требованиям и инкассовым поручениям, заключается в том, что первые могут проводиться плательщиком с акцептом (т.е. с учетом его согласия) или без него, а вторые - всегда в бесспорном порядке.

Примечание. Инкассовые поручения применяются не только в случаях взаимодействия покупателей и поставщиков. В общем случае расчеты проводятся между различными контрагентами, один из которых является плательщиком, а другой - получателем. Банк плательщика при этом носит название банка-эмитента, а банк получателя - банка исполняющего.

Аккредитивная форма расчетов

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком (далее - банк-эмитент) по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку (далее - исполняющий банк) произвести такие платежи.

Банками могут открываться следующие виды аккредитивов:

- покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные);

- отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными).

При открытии покрытого (депонированного) аккредитива банк-эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива (покрытие) в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива. При открытии непокрытого (гарантированного) аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива. Порядок списания денежных средств с корреспондентского счета банка-эмитента по гарантированному аккредитиву определяется по соглашению между банками.

Отзывным является аккредитив, который может быть изменен или отменен банком-эмитентом на основании письменного распоряжения плательщика без предварительного согласования с получателем средств и без каких-либо обязательств банка-эмитента перед получателем средств после отзыва аккредитива. Безотзывным признается аккредитив, который может быть отменен только с согласия получателя средств. По просьбе банка-эмитента исполняющий банк может подтвердить безотзывный аккредитив (подтвержденный аккредитив). Порядок предоставления подтверждения по безотзывному подтвержденному аккредитиву определяется по соглашению между банками.

Схема расчетов с помощью аккредитивов представлена на рис.3.

—————————————————————— 5 ——————————————————————

| Покупатель |<————————————————————————| Поставщик |

—————————————————————— ——————————————————————

^ | ^ | ^

|9 |1 |10 |6 |4

| | | | |

—————————————————————— 8 ——————————————————————

| Банк покупателя |<————————————————————————| Банк поставщика |

—————————————————————— ——————————————————————

—————— 2 ——————— 3 —————— 7 ———————

| Р/с |——————>| С/с |————————————————————————>| С/с |——————>| Р/с |

—————— ——————— —————— ———————

Рис.3. Схема расчетов аккредитивами.

В соответствии с договором между поставщиком и покупателем последний (покупатель) подает в свой обслуживающий банк (банк-эмитент) заявление на открытие аккредитива (1). На основании этого заявления банк открывает специальный счет и резервирует (депонирует) на нем сумму аккредитива, переводя ее с расчетного счета (Р/с) на специальный счет (С/с) (2). Одновременно банк покупателя дает извещение банку поставщика (банку исполняющему) об открытии аккредитива (3). Открыв аккредитив, банк поставщика отправляет своему клиенту извещение об этом (4). На основании этого извещения поставщик отгружает продукцию в адрес покупателя (5), а расчетные документы предоставляет в свой банк (6). Проверив соответствие документов аккредитивному заявлению, и определив их идентичность, банк поставщика зачисляет деньги с аккредитива на расчетный счет поставщика (7). Затем он перечисляет расчетные документы банку покупателя (8) и тот списывает сумму с депозитного счета, делая выписку своему клиенту (9) и, передавая ему с нею товаросопроводительные документы

Банк поставщика тоже делает выписку своему клиенту (10).

Аккредитивная форма расчетов обеспечивают определенные гарантии поставщикам. Однако оформление сделок применительно к этому способу расчетов несколько увеличивает время оборота денежных средств.

Чековая форма расчетов

Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является лицо (юридическое или физическое), имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - лицо (юридическое или физическое), в пользу которого выдан

Схема расчетов чеками приведена на рис.4. Покупатель подает в свой обслуживающий банк платежное поручение о депонировании (резервировании) определенной суммы на депозитном счете (1) и одновременно предоставляет заявление о выдаче ему лимитированной чековой книжки (2). На основании этих документов банк покупателя открывает своему клиенту депозит (3):

После открытия депозита банк выдает чековую книжку (4).

5

———————————————————————<———————————————————————————————————————————————

| Покупатель | 6 | Поставщик |

———————————————————————————————————————————————>———————————————————————

^ ^ | | ^ |

|10|4 |1 |2 |11 |7

| | | | | |

—————————————————————— 8 ——————————————————————

| Банк покупателя |<————————————————————————| Банк поставщика |

—————————————————————— ——————————————————————

—————— 3 ——————— 9 ———————

| Р/с |——————>| С/с |————————————————————————————————>| Р/с |

—————— ——————— ———————

Рис.4. Схема расчетов чеками.

После отгрузки продукции или оказания услуги поставщиком (5) покупатель оплачивает их чеком (6). Поставщик в срок не позднее 10-ти дней с момента получения чека предоставляет его вместе с реестром в свой обслуживающий банк (7). Эта операция считается предъявлением чека к оплате. Тот, в свою очередь, пересылает чек с реестром в банк покупателя (8). Банк покупателя перечисляет деньги (9),

После этого делаются выписки банков своим клиентам (10) и (11).

В соответствии с нормативными актами чекодатель не вправе отозвать выданный чек до истечения срока для его предъявления к оплате.

Чековая форма расчетов, как и аккредитивная, обеспечивает определенные гарантии поставщикам. Однако оформление сделок несколько увеличивает время оборота денежных средств.

6.3 Учет бланков строгой отчетности может быть представлен следующей совокупностью проводок:

Д 60 - К 51 - произведена оплата поставщику бланков строгой отчетности;

Д 10 - К 60 - отражена учетная стоимость бланков (без НДС);

Д 19 - К 60 - учтена сумма НДС по приобретенным бланкам;

Д 68-НДС - К 19 - осуществлен зачет с бюджетом по НДС;

Д 26 - К 10 - отражена передача бланков в подразделения;

Д 006 - переведена стоимость выданных бланков на забалансовый счет,

где: забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности",

Поступление денежных средств в кассу отражается по дебету счета 50 и отражается одной из следующих проводок:

Д 50 - К 51, 62, 66, 71, 73, 75, 76 - отражен приход денег в кассу,

Выдача денежных средств из кассы оформляется одной из следующих проводок:

Д 51, 60, 66, 70, 71, 73, 75, 76 - К 50 - отражен расход денег из кассы,

В случае заключения с банком договора на инкассаторское обслуживание. Деньги передаются инкассатору в установленное время. Передача оформляется с помощью препроводительной ведомости, первый экземпляр которой укладывается в денежную сумку вместе с подобранными деньгами, а второй передается инкассатору. При этом в бухгалтерском учете делается следующая проводка:

Д 57 - К 50 - денежные средства из кассы сданы инкассатору,

Возврат второго экземпляра препроводительной ведомости на предприятие после проверки в кассе банка соответствия переданной суммы записям в препроводительной ведомости, является основанием для оформления следующей проводки:

Д 51 - К 57 - переведены на расчетный счет наличные денежные средства из кассы.

При проведении ревизии кассы или инвентаризации и обнаруживания излишека денег в кассе его приходуют в доход предприятия

Д 50 - К 91 - учтена сумма излишка денежных средств в кассе,

Недостаток денег в кассе относится на счет кассира:

Д 94 - К 50 - установлен факт недостачи денежных средств в кассе;

Д 73-2 - К 94 - отнесена сумма недостачи на кассира;

Д 70 - К 73-2 - удержана сумма недостачи из заработной платы кассира,

где: субсчет 73-2 "Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба"

Операции по расчетному счету могут быть оформлены одной из следующих проводок:

Д 51 - К 50, 60, 62, 66, 67, 75, 76 - получено на расчетный счет;

Д 50, 60, 66, 67, 68, 69, 75, 76, 91 - К 51 - списано с расчетного счета,

Депонирование сумм и открытие аккредитива оформляется проводкой:

Д 55-1, 55-2 - К 51,

Д 60, 76 - К 55-1, 55-2

где: субсчет 55-1 "Аккредитивы" счета 55 "Специальные счета в банках", субсчет 55-2 "Чековые книжки" счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".