14 Бланки должны соответствовать гост р 6.30-2003. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают 2 варианта бланков: угловой и продольный.

Поля на каждом листе документа должны быть не менее: 20 мм

20 10

20

На бланках писем указываются текстовые реквизиты: 01, 02 или 03, 04, 05, 06, 08, 09. При необходимости могут быть включены: 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18,19, 20.

Бланк конкретного вида документа включает: 01, 02 или 03, 08, 10, 14. При необходимости: 11, 12, 13, 18, 19.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01, 02 или 03, 08, 11 и 14.

Для бланков субъектов РФ 08, 09, 14 печатается на 2-х языках: русском и национальном языке субъекта (справа). При печатании документов на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

При печатании бланков допускается шрифт от 6 до 16-го, причем они гостированы. Для оформления реквизита «наименование организации» ГОСТ допускается использовать шрифт от 6 до 24.

При оформлении документа на 2-х и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине листа вверху.

Документы можно печатать как на белой бумаге, так и на бумаге светлых тонов.

15,16Утверждены гост р 6.30-2003.

Бланки документов с изображением герба подлежат обязательному хранению. Они являются полиграфической продукцией.

Они изготавливаются полиграфическими предприятиями, которые имеют лицензию на изготовление этого вида продукции и сертификат на технические возможности воспроизведения бланка

Изготовление этих бланков осуществляется организациями (органами власти), которым по положению о государственном гербе это разрешено.

Гербовые бланки подлежат учету, для чего на бланке типографским способом проставляется номер, а при необходимости и серия. Учет бланков ведется раздельно по их видам либо в карточке учета бланков, либо в журнале. При этом в журнале используются реквизиты: при поступлении бланка – наименование вида гербового бланка, дата поступления, № сопроводительного документа, наименование организации-поставщика бланков, количество экземпляров, серия и № бланков. При выдаче бланков проставляются следующие реквизиты: наименование вида, количество экземпляров, серия и номер бланка, наименование подразделения, в которое он выдается, ставится подпись получателя с расшифровкой и дата.

Гербовые бланки хранятся в сейфах, которые опечатываются.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту комиссией с отметкой в регистрационной книге (в графе примечание).

Контроль за использованием, изготовлением, хранением бланков возлагается на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. При этом лицо, непосредственно отвечающее за изготовление, использование и хранение бланков назначается приказом руководителя предприятия.

Журналы учета или карточки учета включаются в номенклатуру дел организации.

Контроль за хранением и использованием бланков осуществляется не реже одного раза в год. Осуществляется комиссией, которая назначается приказом руководителя организации. В случае обнаружения нарушения комиссия проводит служебное расследование. Результаты этого расследования оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование документов на гербовом бланке при необходимости их рассылки, но каждая копия должна быть заверена гербовой печатью.

17 На официальных бланках деловых писем должны присутствовать следующие реквизиты:

1. герб РФ – помещается только на бланках государственных учреждений;

2. наименование организации – помещается в полном и сокращенном виде, в котором они закреплены в уставе организации. Производственные сокращения не допускаются. Допускаются сокращенные названия организации 3-х видов:

• по первым буквам полного названия;

• по начальным слогам слов, входящих в название организации (например, Смолстрой);

• сочетание буквенного и слогового сокращения (например, НИИ Дорстрой).

3. справочные данные об организации:

• почтовый, телеграфный адрес организации (должен соответствовать почтовым правилам);

• номер тлф, факс;

• банковские реквизиты (расчетный счет, ИНН).

4. дата документа – проставляется в левом верхнем углу, датой считается дата его подписания, она является поисковым символом и используется при ссылке на данный документ. Дата оформляется цифрами.

5. регистрационный № документа – входящий номер структурного подразделения, в котором составлен документ по номенклатуре организации, и порядковый номер документа в книге регистрации (например, 18/159);

6. ссылка на регистрационный № и дату документа, на который следует ответ. Присутствует только на бланках писем. В письмах при ссылке на входящий документ слова: Ваш, Ваши не допускаются.

На ____ от _____

№ дата

Этот реквизит не применяется в самом тексте письма.

7. адресат – включает наименование и адрес получателя письма и указывается в верхней правой части письма. Если письмо направляется в адрес организации, то пишется только название этой организации и её адрес. Если деловое письмо адресовано какому-либо должностному лицу (т.е. заранее известно кому), то вначале указывается название организации, должность лица адресата, его инициалы, фамилия. Если деловое письмо адресовано руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав должности адресата.

Знаки препинания могут быть опущены.

Но следует руководствоваться правилом: название организации и её адрес должны проставляться в строгом соответствии с её названием и адресом, на которые следует ответ, либо определяются по справочнику.

Если деловое письмо адресуется официальному лицу, то вначале указывается должность, далее И.О.Ф. и адрес организации.

Если деловое письмо адресуется частному лицу, то вначале указывается адрес, далее И.О.Ф.

Если тот, кому адресуется деловое письмо, имеет ученое звание, то оно указывается перед его инициалами в сокращенном варианте.

Перед инициалами ставится гр. (гражданин) – в арбитраже; г. (господин) или г-ну (обычно для иностранцев).

8. заголовок к тексту – должен отражать основную суть письма и по возможности должен быть кратким. Обычно начинается с предлога «О» или «Об» (например, о закупке оборудования). Заголовок делового письма не заключается в кавычки и начинается сразу от левого поля листа. Не допустимо, чтобы заголовок был более 2-х строк (считается дурным тоном). Не рекомендуется в заголовке употреблять такие слова: касательно, касается, по делу.

9. текст – максимальная длина стандартной строки – 64 символа, как правило, используется 60 или 62 символа.

10. подпись – помещается слева от текста, в неё входят: наименование должности, подпись, расшифровка. Если проект делового письма уже готов, а лицо, которое должно подписать отсутствует, то деловое письмо подписывает либо его заместитель, либо исполняющий обязанности.

11. исполнитель – И.О.Ф. исполнителя и его номер тлф

Герб РФ

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

Справочные данные организации

от ________ № _________

на № ________ от _______

Заголовок письма

Текст

должность ____________ И.О. Фамилия

подпись

И.О. Фамилия исполнителя, тлф

18.

1. Письма-просьбы. Излагая просьбу в письме, необходимо как можно четче выразить заинтересованность в её выполнении. Простейшее письмо-просьба – личное или коллективное заявление. Просьба может быть выражена от 1 лица ед. ч. (прошу), от 1 лица множ. ч. (просим), от 3 лица ед. ч. (организация просит). Чаще всего в письмах-просьбах встречаются следующие словосочетания: просим Вас проверить качество продукции; просим выслать в наш адрес подробную информацию о; просим включить в план; прошу принять меры; прошу сообщить данные о сроках поставки…; прошу направить наш договор; прошу подтвердить факт…

2. Письма-ответы или письма-отказы.

Логическая схема письма-ответа:

• повторение просьбы, на которую составляется ответ;

• обоснование причины отказа;

• констатация отказа.

В письмах-ответах чаще всего встречаются словосочетания: Ваше предложение отклонено по следующим причинам; сообщаем Вам; считаем нужным сообщить Вам. Если в письме-ответе содержится решение какого-то коллегиального органа, то может использоваться следующее выражение: Ваше предложение не получило поддержки на заседании директоров в связи с …