Итак: Хотите ли Вы понравиться и что Вы готовы для этого сделать.
Форма знакомства с будущим (начальником, коллегой, подчиненным, партнером, клиентом) может быть троякой. Представление Вас кем-то другим, самопрезентация. случайное знакомство.
Методики установления контакта фиксируют следующие необходимые действия:
Самопрезентация. Удачное представление. Наши люди не любят и не умеют представляться. Имя, статус, цель визита.
Снятие напряженности в начале беседы. Светская беседа. Личная проблема. Прямой подход.
Максимально четкое формулирование цели встречи. Не мямлить.
Психологически на Вашего партнера действует Ваша манера обращения, способность смотреть прямо в глаза, спокойно улыбаться, не торопясь, но и не производя впечатление замороженного, отвечать на вопросы собеседника. Еще раз повторим: хорошие манеры, продуманное поведение и ухоженный внешний вид при деловом контакте гораздо выгоднее непосредственности, раскованности и облика и поведения в соответствии с модой “без комплексов”
КАК ВЫ ГОВОРИТЕ? Первое впечатление от оратора, докладчика, лектора, собеседника формируется под воздействием нескольких факторов: его внешнего облика, включающего в себя внешний вид и психологическое состояние, его отношения к аудитории, его способности привлечь внимание слушателей в первый момент. Ваша задача продемонстрировать аудитории Вашу уверенность в себе и компетентность в вопросе, Ваше хорошее отношение, уважение и ответственность перед ней. Как? Улыбаться, смотреть в зал, продумать начало выступления. Требования к одежде те же, что и при первой официальной встрече вообще. Особенности подготовки публичного выступления, проблемы речевого общения будут рассмотрены дальше в теме “Речевое общение”. В связи с первым впечатлением следует лишь отметить необходимость говорить четко, и конкретно, стараться не начинать высказывания с местоимения “я”, чаще обращаться к собеседнику по имени, быть предельно собранным и внимательным слушателем.
В современной деловой культуре общения особое внимание уделяют телефонному разговору. Несколько аксиом телефонного общения, особенно если Вы звоните в первый раз.
-
Телефонный звонок –Ваше личное дело, даже если Вы звоните по делу.
-
Звонить домой можно только с разрешения партнера.
-
Абсолютное большинство деловых телефонных разговоров получаются только со второго раза потому, что люди звонят в удобное для них, а не для партнеров время.
-
Звонить домой по делу принято с 10ч. утра и до 10 вечера. Если не было дополнительной договоренности.
-
В момент начала разговора по телефону постарайтесь улыбнуться – это придаст Вашему голосу теплоты. После обязательного представления сделайте небольшую паузу и постарайтесь по реакции на Ваше имя понять в каком состоянии, настроении находится ваш партнер и его отношение к вашему звонку.
-
Представляясь по телефону называйте не только Вашу фамилию и должностное положение, но и имя, с которым можно к Вам обратиться. Ваш партнер не должен мучительно вспоминать, как Вас зовут.
-
Если Вы звоните незнакомому человеку в первый раз, продумайте заранее, что Вы скажете, предложите, спросите - в противном случае Вы произведете впечатление несобранного мямли, не ценящего чужое время.
-
Деловой разговор, особенно первый, не должен продолжаться более 4-х минут. Его структура: представление, цель звонка, решение вопроса, договоренность о продолжении контакта, благодарность за разговор.
-
Говорить нужно четко и активно.
-
Если Вы звоните в учреждение, обязательно поинтересуйтесь, с кем Вы разговариваете. Оставляйте сообщение или спрашивайте совета только у компетентных людей.
-
Если звонят Вам, отвечайте вежливо и развернуто. Из дома: «Я Вас слушаю». Из учреждения: называйте фирму или отдел, чтобы звонивший сразу понял, куда именно, он попал.
-
Лучше отвечать на все телефонные звонки, но если Вы не договаривались предварительно, и другая сторона заинтересована в контакте, то можно оставить инициативу установить контакт за ней.
-
Если Вы обещали позвонить, то дозвониться в течение дня необходимо.
-
Если связь прервалась, то перезванивает звонивший. Только не надо говорить: «Это опять Я».
-
Заканчивает разговор тот, кто позвонил. Если Вы звоните женщине, то она имеет право закончить разговор.
Особенности письменной деловой коммуникации.
КАК ВЫ ПИШЕТЕ? Цель делового письма всегда двойная - получить желаемый результат и произвести впечатление достойного делового партнера. В деловом письме любого уровня: резюме, отчет, заявление, служебная записка, должно быть учтено следующее: 1. Вид текста. Дата, адрес, должность и имя отправителя и адресата не должны содержать ошибок.
2. Содержательно, текст должен быть структурирован по степени важности: либо от простого к главному, либо наоборот, но ни в коем случае не вперемешку.
3. Обязательно следует указать, ждете ли Вы ответа и поблагодарить за внимание. Главное, что следует иметь в виду – деловое письмо читают быстро и либо признают заслуживающим внимания и ответа, либо нет.