4. Охарактеризуйте порядок составления и оформления распорядительных документов, принимаемых на основе коллегиальности и совместных распорядительных документов.
Важнейшую роль в управлении предприятиями и организациями играют распорядительные документы. Они обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам или организациям. Главным назначением распорядительных документов является регулирование деятельности, с помощью которой осуществляется реализация функций м задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.
Совершенствование организационной структуры учреждения, содержания, способов и средств осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов происходит при помощи распорядительных документов. Именно с пмщью их разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.
Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники.
К распорядительным документам относятся:
постановления,
приказы,
решения,
указания,
распоряжения.
Все данные документы являются правовыми актами. Правовой акт – документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.
С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.
В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядитлеьного документа, также принимается совметсно. На основе коллегиальности действуют Совет министров Республиуи Беларусь, госкомиссии и госкомитеты, коллегии министреств, ведомств, высшие органы управления АО. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имют право прнимать единоличные решения только по достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компеетнции другие виды распорядительных документов. Например, Совет министров РБ издает постановления, а премьер-министр – распоряжение.
В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает опеаритвность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют министерства, органыи испольнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.
В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядитлеьного документа, то совместный документ издается в форме этого вида. Если организации издают различные виды распорядительых документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству.
Подоготовка всех видов распорядительных документов производится по схожим правилам. Выделяются следующие этапы данного процесса:
изучение существа вопроса;
подготовка проекта документа, его согласование и подписание. Для распорядительных документов, издаваемых еколлегиальными органами добавляется тсадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Процедуру составления и оформления распоярдительных документов в организации желательно описать в инструкции по делопроизводству.
Подготовку проуектов распорядительных документов можно поручить струкутрному подразделению или должностному лицу. Главное условие – компетентность тех, кто готови проект.
Основанием для разработки распорядительного документа может быть издание нормативного акта органами власти или управления, поручение вышестоящего органа или потребности самой организации.
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – это определение круга вопросов, которые предстоит в нем отобразить. Это требует сбора необходимой информации по существу рассматирваемого вопроса. Только после этого можно приступать к составлению проекта распорядительного документа.
Сначала следует сформулировать основные положения документа, а заетм уже уточнить его вспомогательные части, согласовывая их с руководителем и другими компетентными лицами.
Завершающим этапом работы с проектами оаспорядительных документов является их согласование и подписание. Согласовывается проект документа с о всеми заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, должностными лицами, которых данный распорядительный документ касается. Согласование производится путем проставления реквизита «Виза» или «Гриф согласования». Визируется должностным лицом, составлявшим проект документа, указанными в проекте исполнителями, должностным лицом, ответственным за исполнение распорядительного документа в целом, юрисконсультом. Распорядительные документы, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с с финансовыми органами или службами.
Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам.
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Реквизиты «Виза» и «Гриф согласование» проставляются, как правило, на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное зключение.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить дополнения и изменения. Доработанные проекты документов выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписывает руководитель или его заместитель. Постановденимя и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия документа указывается в нем самом.
Оформляется распорядительный документ на общем бланке формата А4. Такой вид распорядительного документа, как решение, разрешено изготавливать не на бланке.
В состав обязательных реквизитов распорядительного документа входят:
- Государственный герб (эмблема или товарный знак);
- наименование вышестоящей организации;
- наименование организации;
- название вида документа;
- дата;
- индекс документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок;
- текст;
- визы;
- подпись.
Заголовок распорядительного документа начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольного существительного («О назанчении..», «Об увольнении… «О введении…», «О предоставлении…») или существительный, указывающих на то, из-за чего он издается («О мерах…», «об итогах…»).
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо вопроса и в ней указывается причина издания ждокумента, могут быть перечислены какие-либо факты или дана оценка. Начинается данная часть текста со слов: «В целях…», «Во исполнение…».
Зачастую в констатирующей части приводится пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом слуае указывается вид акта, автор, дата и номер документа и полное название. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.
Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая всегда излагается в повелительной форме. Начинается распорядительная часть текста с распорядительного слова, которое печатается прописными буквами от нулевого положения табулятора на отдельной строке, чтобы оно выделялось из общего текста. За распорядительным словом печатается двоеточие. Текст распорядительного документа излагается от первого лица ед. ч. (документ, принятый единоначально) или от третьего лица ед. ч. (документ издаваемый коллегиальным органом).
После распорядительного слова с новой строки, от 1-го положения табулятора офомляется текст постановляющей части. Формулировки данной части текста должны быть четкими и ясными. Не допускаются формулировки, имеющие различные толкования. Не следует использовать неконкретные выражения («улучшить», «повысить», «усилить» и.п.).
Как правило, распорядтельная часть текста делится на пункты. Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами, печатается от первого пололжения табулятора и строится по схеме:
исполнитель(должность, ф.и.о., структурное подразделение в дат.падеже) – действие – срок исполнения.
1. Начальнику отдела кадров ОДО «Прамень» Иванову И.И. составить график отпусков сотрудников.
Срок исполнения – 01.02.2007.
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При этом следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей.
Распорядительный документ может иметь общийдля всех исполнителей (если их несколько) срок. Однако обычно срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.
В конце текста распорядитлеьного документа может помещаться перечень документов, утративших силу или изменяемых в связи с изданием данного акта. При этом следует применять устойчивый оборот: «Считать утратившим силу... от ... № ... ».
Последним пунктом в распорядительных документах обычно указывается лицо, на которое возлагается контроль за их исполнением. Если данное лицо не указывается, то считается, что контроль за исполнением документа осуществляется самим руководителем:
5. Контроль за исполнением приказа возложить на ... .
Распорялительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в тексте, однако реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется.
Не следует включать в распорядительный документ пункт: «Приказ довести до сведения...». Подразделения и должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа.
Это пололжение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации. В этом случае пункт: «Приказ довести до сведения всех работников» является обязательным.
Постановление – это правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления. В РБ постановления издаются Советом министров, палатами Национального собрания РБ, министрествами, ведомствами, президиумами судов другими органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями).
Постановления оформляются в соответствии с СТБ 6.38-2004, юридическими основаниями для их издания могут быть законы РБ и др. нормативно-правовые акты или необходимость осуществления собственной исполниетльной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового регилирования работы собственного аппарат управления (в том случае, если постановления издаются оп инициативе организации).
Оформляется на общем бланке формата А4.
В состав реквизитов распоряжения входят:
- реквизиты общего бланка (название вида документа ПАСТАНОВА и ПОСТАНОВЛЕНИЕ).
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы;
- дата;
- индекс.
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть иногда может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается распорядительным словом ПОСТАНОВЛЯЕТ: перед которым указывается наименование коллегиального органа.
Распорядительная часть строится по пунктам, в каждом из которых указано поручение, назван исполнитель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие документы, как правило, организационные. Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в тексте, в том пункте, в котором утверждается документ, сразу же после пункта.
1. Утвердить Положение о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных образовательноый учреждений (Приложение 1).
Если утверждается один дкоумент, то текст пункта выглядит так:
1. Утвердить прилагаемое Положение о ...
На самом прилагаемом документе делается отметка
Приложение 1
к Постановлению
Совета министров
от 00.00.0000 № 00
Подписывается постановление органа законодательной и исполнительной власти руководителем коллегиального органа. Постановления коллегии министерства, руководящего органа общественной организации имют, как правило, две подписи – руковдителя коллегиального органа и ответственного секретаря.
Постановления Совета министров вступают в силу только после их регистрации и официального опубликования.
Дата постановления будет является дата заседания коллегиального органа.
Номером является порядковый номер с начала делопроизводственного года.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями.
Оформляется на общем бланке формата А4.
В состав реквизитов решения входят:
- реквизиты общего бланка (название вида документа РАШЭННЕ и РЕШЕНИЕ).
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы;
- дата;
- индекс.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть иногда может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается распорядительным словом РЕШИЛ: (РЕШИЛИ:, РЕШИЛА:), перед которым указывается наименование коллегиального органа.
При необходимости решение визируется руководителем подразделения, готовившего проект решения, юрисконстультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение.
Решение подписывается руководителем коллегиального органа и ответственным секретарем.
Номером решения будет порядковый номер с начала делпроизводственного года, а датой – дата заседания коллегиального органа.
Совместные акты органов государственной власти и управления принимаются в виде постановлений. Совместные акты местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов принимаются в виде решений. Совместные распорядительные документы иных организаций, издающих (принимающих) одинаковые виды документов (приказы, постановления и др.) издаются (принимаются) в соответствующем виде. Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.
Решениями также оформляются совеместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более организациями, издающими различные виды распорядительных документов.
Оформляются совместные решения на чистом листе бумаги. В заголовочной части указываются наименования всех организаций, издающих данный документ.
Номер решения порядковый с начала делопроизводственного года, номера организаций отделяются косой чертой: 35/98/40.
Датой совместного документа будет дата заседания.
Текст совместного решения излагается от первого лица мн. числа.
Подписи располагаются на одном уровне, ниже текста под названием организации.