12. Охарактеризуйте особенности составления и оформления краткого и сокращенного протокола.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

В системе ОРД выделяется три основные группы документов:

распорядительные;

организационные;

справочно-информационные.

Протокол часто относят к справочно-информационым документам, так как в нем фиксируется информация справочного характера., необходимая в первую очередь для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа.

Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.д.) или постоянных (коллегии министреств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.д.). Протоколами оформляется также деятельность следственых, административных органов, органов охраны общественного порядка и т.д.

Обязанности по составлению и оформлению протокола возлагаются на секретарей соответствующих коллегиальных оргганов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь коллегиального органа наряду с председателем несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляеся на основании рукописных, в том числе и стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также на основани документов, подготовленных к заседанию, повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

Классификация протоколов

Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа, они дают возможность судить не только о характере самого заседания, но и о деятельности всей организации целом. Кратикие и сокращенные протоколы составляются при наличии стенограммы, звукозаписи. Расшифровки стенограмм, подписанные председателем и секретарем заседания (коллегиального органа), прилагаются к протоколу. Кратко рекомендуется протоколировать также оперативные совещания.

Стремясь к сокращению документооборота, в том числе за счет уменьшения физического объема документов, в некоторых органзиациях вовсе отказываются от составления полных протоколов, заменяя их протоколами краткой и сокращенной формы. Это влечет за сосбой ряд негативных тенденций:

Исчезает документальная гласность;

Обедняется информация, необходимая для принятия управленческих решений;

Исчезает один из источников, без которого трудно судить о правильности принятого конкретного решения или определить, как в нем отражено коллективное мнение, как оно повлияло на конечный результат. Поэтому при выборе формы протокола необходимо учитывать значимость протоколируемого мероприятия, юридические последствия принимаемых решений, а также другие факторы, оказывающие влияние на процессы документообразования.

Основным нормативным актом, регулирующим вопросы составления и оформления протокола является Примерная инструкция по делопроизводству. Кроме нее следует руководствоваться СТБ 6.38-2004 и УСОРД.

При составлении протокола необходимо обеспечить его юридическую полноценность. Она определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильностью их оформления и строгой достоверностью изложенной в протоколе информации.

Реквизитами протокола являются:

• Наименование органа (организации);

• Название вида документа (ПРОТОКОЛ);

• Дата;

• Регистрационный индекс;

• Место составления;

• Заголовок;

• Текст;

• Подпись.

Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения (утверждению подлежат решения по вопросам за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа).

Оформляют протоклы на общих бланках формата А4. На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты:

• Государственный герб РБ (тэмблема организации или знак обслуживания);

• Наименование вышестоящей организации (если она имеется);

• Наимнование организации-автора протокола;

• Ограничительные лини для реквизитов «Дата» и «Индекс доукмента»;

• Место издания или составления документа.

Датой протокола является дата заседания коллегиального органа

Регистрационным индексом протокола будет являтся порядковый номер в пределах делопроизводственного года.

Протоколы регистрируются отдельно по видам, т.е. отдельно регистируются протоколы заседаний экспертной комиссии, аттестационной комиссии, протоколы совещаний у руководителя организации и т.д. Протоколы совместногозаседания имеют составной индекс (1/25).

Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия (собрание, совещание, заседание), название коллегильного органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему) если он один. Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос «чего?».

Наиболее важной и сложной частью протокола является текст. Оформление текста протокола имеет ряд особенностей. Текст протокола делится на вводную и основную части.

Вводная часть протокола содержит постоянную информацию. В ней указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутсвующих на заседании. Если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке «присутствовали» указывается только инициалы и фамилии его членов. Если в заседании принимали участие приглашенные, то их фамилии и инициалы с указанием должностей и наименований организаций указываются отдельно в строке «приглашенные». Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке.

Председатель – П.В.Самсонов

Секретарь – А.Н.Николаева

Присутствовали: О.В.Берков, А.Е.Забродский, Т.В.Столярова, Т.Г.Тарасевич, Я.Я.Янушевич.

Приглашенные: Консультант отдела делопроизводства Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Э.Н.Данильченко, главный специалист общего отдела Министерства культуры Республики Беларусь А.Е.Рыбалко.

Если членов коллегиального органа (совещания) больше 19, то в строке «Присутствовали» указывается их общее количество, а в скобках – «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается». Аналогичным образом, если приглаешнных больше 10, то список приглашеных составляется отдельно и прилагается к протоколу, о чем в протоколе делается соответствующая отметка («список прилагается»).

Председатель – П.В.Самсонов

Секретарь – А.Н.Николаева

Присутствовали – 44 человека (регистрационный лист прилагается)

Приглашенные – 16 человек (список прилагается)

На расширенных заседаниях и собраниях (при отсутствии постоянно действующего коллегиального органа) участники персонально не указываются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно: «Присутствовали – 88 человек».

Данные пункты оформляются от 0-го положения табулятора. Заглавная буква прописная, остальные – строчные.

На собраниях, конференциях, съездах, где для принятия решения требуется определенный кворум, в строке «присутствовали» дополнительно указывается,с колько человек должно было присутствовать.

В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению (в предложном падеже.). После формулировки каждого вопроса с новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в род.п.). Если на заседании рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется.

Повестка дня:

О проекте производства новой линии товаров народного потребления. Доклад – начальника конструкторского отдела А.Д.Дорофеева.

Если на заседание выносится два или более вопроса, то они нумеруются арабскими цифрами.

Повестка дня:

1. О проекте производства новой линии товаров народного потребления. Доклад – начальника конструкторского отдела А.Д.Дорофеева;

2. О новом ассортимент товаров. Доклад – главного товароведа А.К.Кириллова.

Последовательность расположения вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

В последнее время некоторыми документоведами оспаривается правомерность употребления формулировки «Повестка дня».

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова пишутся прописными буквами от 0-го положения табулятора. После них ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на следующей строке с отступа указывают фамилию и инициалы докладчика или выступающего (в р.п.). Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от 1-го л. без местоимения Я. Изложение каждой новой мыли целесообразно начинать с красной строки.

В случае приложения текста доклада к протоколу, вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается «Текст доклада прилагается».

Номер вопроса указывается только один раз перед словом «СЛУШАЛИ».

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения та же.

В этот раздел включаются кроме текстов выступлений вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы.

Изложени постановляющей части текста протокола должно быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Текст начинается с глагола в неопределенной форме («Возложить», «Поручить», «Организовать» и т.д.) и строится по схеме действие-исполнитель-срок (рекомендуется указывать с новой строки).

Если в ходе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифорой обозначается номер вопроса повестки дня, второй – порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1

1.2.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.2.

2.1.

Текст постановляющей части не делится на пункты, если по вопросу повестки дня принимается одно решение, независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня. Если два вопроса в повестке дня, то

ПОСТАНОВИЛИ:

1.

2.

Если в повестке дня только один вопрос, то

ПОСТАНОВИЛИ:

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль решений или их отдельных пунктов.

Протокол краткой формы строится по схеме: «СЛУШАЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» и не включает текстов выступлений. При возникновении разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

В протоколе сокращенной формы указываются только принятые решения по вопросам повестки дня. Сама поветска дня не указывается.

Кроме текстов выступлений, сообщений, докладов, протокол может иметь и иные приложения. В обязательном порядке к протоколу прилагается документ, утверждаемый коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующая отметка.

РЕШИЛИ:

Одобрить прилагаемый проект Примерной инструкции пот делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органа управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь и направить его на согласование в облисполкомы.

Подписывается протокол двумя лицами: преседателем и секретарем коллегиального органа. Указываются не должности, а обязанности, исполняемые данными лицам в коллегиальном органе.

Датой протокола будет являтся дата заседания, ход которого отражен в протоколе.

В ряде случаев в организациях, действующих на приниципах единоначалия, протоколы подлежат утверждению руководителем организации. В наиболее важных случаях принятые решения оформляются приказами.

13. Раскройте понятие документооборота. Охарактеризуйте методы совершенствования документооборота: сокращение объема документооборота, унификация и стандартизация, повышение качества документов, бездокументное решение вопросов, использование информационных технологий.

Документооборот – движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документооборот является составной частью ДОУ. Его целью является – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

Исследование документооборота учреждения обусловлено тем, что деятельность каждого учрждения регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов.

Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть обусловлены целями функционирования и совершенствования ДОУ.

В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения комплексов документов в процессе ДОУ, а задача совершенствования документооборота – организация такого движения, которе бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.

ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющих:

Информационную поддрежку управленческих решений, т.е. обеспечение принимаемого решения информацией (документами);

Документирование решения;

Контроль за его ывполнением.

В данном процессе можно выделить следующие аспекты:

Получение исходной (инициирующей) информации;

Постановка цели (задачи);

Поиск необходимой информации (справочная работа);

Выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату);

Контроль за исполнением решения.

Т.о. под документооборотом понимается движение комплексов документов. В состав комплексов документов входят: документы, иницирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота можно – документопоток.

Исходя из классификации документов по месту составления, различают документооборот входящих, исходящих и внутренних документов.

Документооборот делится на следующие документопотоки:

1. Входной документопоток (входящая корреспонденция), который несет первичную информацию и включает в себя:

• Документы вышестоящеих органов управления (постановления, решения, указания, инструктивные письма);

• Документы подведомтсвенных предприятияй (письма, запросы, заключения);

• Документы неподчиненных предприятий (письма, прделожения, заявления, жалобы граждан, запросы депутатов);

2. Выходной документопоток (исходящая корреспонденция) несет информацию,выработанную при функционировании предприятия:

• Исходящие письма;

• Отчеты, справки;

3. Внутренний документопоток (внутренняя корреспонденция). Обеспечивает решение задач внутри предприятия (приказы, протоколы, акты).

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;

• структурой;

• режимом или цикличностью;

• направлением;

• объемом.

Методы совершенстовования документооборота

Выделяют две группы методов совершенствования документооборота:

Совершенстование технологии документооборота;

Сокращение объема документооборота.

К первой группе относят процедуры, связанные с совершенствованием прохождения документов в учреждении: создание моделей документооборота учреждения, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документогорамм, схем движения документов.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенстововать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Влияние на документооборот оказывают ИПС учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документообоорота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения комплексов документов (по каждому типу решений).

В соответствии с этим должна формироваться методика обследования и совершенствования документооборота, основанная на изучении организационной струкутры учреждения с целью выявления уровней принятия решений: органов и звеньев управления, принимающих решения; функиональной деятельности учреждения с целью определния круга решаемых вопросов и их типологии; ДО деятельности учреждения с целью выявления комплексов документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения решений, установления маршрутов комплексов документов; подсчета временных затрат на документоооброт по типовым вопросам деятельности учреждения.

Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы ДОУ.

Для этого в деятельности организации создаются различные системы документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке.

Состав УФД закрепляется в табеле документов, утверждаемом руководитлем организации и имеющем нормативный характер (Приложение). В нем указываются:

Название ФД, КОД по ОКУД или отраслевому классификатору;

Периодичность составления,

адресование,

виза;

место регистрации,

способ заполнения;

срок исполнения;

годовая потребность;

срок хранения.

Набор граф может варьироваться. Так, иногда включается графа «дата представления».

Табель ежегодно пересматривается, в него вносятся коррективы. Т.о. унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота.

Другое направление сокращения объема документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Это выражается в:

• Уменьшении различных преамбул, не несущих полезной информации (это особенно относится к распор. документам.);

• Исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение к адресатам.

Качество документа достигается также за счет соблюдения требований к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкой структуры, ясности формулировок, реальности сроков исполнения.

Применение таблиц и анкет позволяет исключить излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить сведения, сократить их объем.

Следующее направление сокращения документооборота – уменьшение физического размера документа.

Для этого следует использовать бланки. Для переписки можно использовать бланки формата А5.

Применение стандартных правил машинописи, деление текста на структурные части также позволяет сократить физический объм документа.

Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготавливать с заменяемыми страницами. Это позволит внести изменения в документ без необходимости перечпечатывать весь документ.

Построение эффективных ИПС. Данный метод исключает дублетность дел, а также исключает необходимость дублирования доукментов. В данном методе определяется степень централизации ИПС, состав регистриуемых документов, структура их описания, места хранения. ИПС строится на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении ИПС, их информационной совместимости и возможности доступа к БД каждого спеыиалиста.

Большую роль в сокращении документооборота играет контроль исполнения. На СДОУ учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками.

Использование множительной техники ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений, что также сокращает объем документооборота.

Для сокращения объема документоборота составляется план:

• В положения СП и должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов;

• Ввести предваритлеьное рассмотрение всей поступающей корреспонденции;

• В НД сократить кол-во дел за счет ликвидации дублирования;

• Унифицировать РД, заменить директвные, инструктиные письма единой формой правового акт «Указание»;

• Разработать тарфаретные тексты наиболее часто повторяющихся доукментов;

• Повысить качество подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии сдействующими стандартами;

• Расширить практику бездокументотного решения служебных вопросов;

• Усилить контроль за тиражирование документов;

• Разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения.

Использование ИТ также позволяет сократить объем документооборота. Здесь управленческий доукмент заменятеся машинной формой, удобной пользователю.

Переход к ИТ начинается прежде всего с упорядочения ДО управленческих процессов, технологии управленческой деятельности.

В унифицированных формах сохраняется название вида документа, который отражает правовой уровень документа, характер его содержания.

Устанавливается набор обязательных реквизитов, правила их написания. Такими реквизитами могут быть: название вида документа, краткое содержание, дата и индекс, подпись, отметка о поступлении. Определяются также текстовы струкутры и языковые формулы для групп документов.

Целесообразно представлять текст в виде таблицы, анкеты, разработка праввил проектирования форм документов.

В условиях ИТ документальная деятельность в аппарате управления группируется в два блока:

Блок автоматизированной подготовки документов;

Блок машинной регистрации поступления в систему, где рассредоточены учет, поиск, контроль исполнения и др. операции.

На начальном этапе создания машинного документа специалист создает первоначальную редакцию документа, одновременно выводя ее на экран дисплея и занося в память. Создается машинный черновик. Внесенные в него изменения воспроизводятся сразу на экране, причем первый вариант из памяти стирается. Отработанный вариант визируется автором и направляется на согласование. Согласование также производится машинным способом путем вывода документа на экран. На всех этапах согласования сохраняются в памяти машины все внесенные изменения и их авторство. Стадия подписания документа также имеет машинную форму. Руководитель выводит на свой экран окончательный текст документа, все визы согласования и мнения специалиста. Изучив всю информацию руководитель принимает окончательное решение.

После окончального согласования документа все его промежуточные варианты могут быть из памяти машины стерты. Однако для наиболее важных документов, содержащих принципиальные решения или комплексные сведения, все мнения специалистов хранятся столько же, сколько и сам документ. При необходимости создания бумажной формы на ней факсимильно воспроизводятся все виды согласований или отдельно – предложенные изменения и замечания. Т.о., в автоматизированной технологии бумажная форма появляется лишь на завершающем этапе документирования.

Безбумажное документирование предусматривает еще создание автоматизированных бланков текстовых заготовок. В них заключаются унифицированные формы доукментов, повторяющиеся тексты и отдельные фразы, адреса, должности, обязательные реквизиты.Специалист-оператор выбирает необходимую форму, выводит ее на экран дисплея и задает машине программу.

Второй блок – блок машинной регистрации поступления в систему.

Задача – определить рациональную технологию регистрации всех поступлений и обеспечить доступность информации для потребителей. Наиболее целесообразно применение РКК как формы, вязующей бумажный и машинный носители и являющейся унифицированным местом сбора сведений об информационном массиве (своего рода страховой фонд машинной системы). Карточка в определенных условиях может заменить обращение к документу, она же может служить информационным источником в госархиве после передачи в него документов.

Карточка основывается на унифицированной форме, но сдобавлением таких показателей как, способ записи информации, отметка о прерводе текста документа в машинную память, срок его хранения. Регистрация проводится одновременно с поступлением документа в систему по соответствующей программе. Данные регистрации централизовано записываются в машинную память.

На базе регистрации и идентификации каждого документа реализуются автоматизированный поиск и контроль исполнения. Идентификация документа производится при помощи следующих реквизитов:

• Код по ОКУД;

• Код ОКОГУ (ОКЮЛП);

• Порядковый номер внутри организации-автора;

• Дата подписания.

В условиях новой ИТ машинные носители заменяют бумагу на всех этапах подготовки документа, при обменен информацией между машинами, при передаче одноразоывх оперативных сообщений. Эффективно применение машинных методов для построения ИПС поу правленческим документам с возможностями много аспектныого использования.

Однако в официальной сфере бумажный документ сохранится. Даже при безбумажном делопроизводстве целесообразно выводить на бумагу в одном экземпляре документы, подлежащие передаче на госхранение.