4.3. Метод «прискорення робіт» в управлінні матеріально-технічним забезпеченням проекту

Одним з підходів до управління матеріально-технічним забезпеченням проекту є принцип «прискорення робіт».

Метою такого «прискорення робіт» є забезпечення надходження устаткування і матеріалів для проекту в необхідний термін і у визначеній послідовності.

Системи прискорення робіт можуть варіюватися по складності: від використання для контролю за термінами виконання замовлень простого календаря до застосування для цих цілей складних комп'ютеризованих систем.

Основні сторони методу прискорення робіт з матеріально-технічного забезпечення проекту полягають у наступному.

Ядром в організації прискорення робіт є проектна група, а агенти, фахівці з контрактів, закупники, інспектори-контролери і транспортний персонал частиною спеціальних груп. Такий підхід характерний для дуже великих проектів, що вимагають великої кількості штатних працівників.

Істотну роль у реалізації принципу прискорення робіт грають посередники. У їхньому обов'язку входить визначення і здійснення необхідних заходів і дій за рішенням будь-яких постачальників, а також місцевої специфіки гарантують більш ефективну діяльність у порівнянні з роботою посланців з центра.

Прискорення робіт з районних підприємств починається після одержання завдання. Візити до постачальника плануються кожні два тижні.

До ключових факторів, які варто враховувати при видачі завдань на прискорення зональних робіт, відносяться:

• величина і складність замовлення;

• загальний графік виконання проекту;

• ступінь дефіцитності замовлення;

• досвід роботи з постачальником;

• досвід роботи з матеріалом, що поставляється;

• погодинний кошторис прискорення проектних робіт.

«Загальний графік виконання проекту» диктує терміни і визначає затримки по постачаннях вантажу.

Зональне прискорення робіт є чудовим джерелом інформації, необхідної для контролю виконання договору або для планування майбутніх замовлень.

Виконання робіт із прискорення супроводжується періодичним складанням звітів.

Звіти про прискорення робіт звичайно складаються з наступних частин (звітів):

• по зональному прискоренню;

• про стан устаткування і статистичні звіти;

• звіти по дефіцитних товарах;

• комп'ютеризовані звіти про стан робіт.

Звіти по зональному прискоренню звичайно готуються для представника проекту і представляються на розгляд протягом 24 годин після візиту.

Звіти про стан устаткування і статистичні звіти відбивають поточний стан всіх активних замовлень і подають інформацію про транспорт і перевезення.

Звіти по дефіцитних товарах готуються представником проекту, відбивають існуючі труднощі і пропонують коригувальні заходи щодо їх усуненню. У цих звітах утримується прогноз наступного прискорення робіт.

Комп'ютеризовані звіти про стан робіт використовуються для швидкої передачі користувачеві інформації і прогнозів. За допомогою мережі супутникового телезв'язку, що зв'язує проектну групу, місце робіт і відділи міжнародних закупівель, можна негайно одержати інформацію про нагальне положення справ. Найбільш складні системи дозволяють робити вибіркові звіти, виділяючи дані про дефіцит і особливі вироби з всього обсягу.

Останнім часом на практиці успішно застосовуються деякі нові організаційно-методичні принципи прискорення робіт:

• «посередник зі сполученням функцій», коли поєднуються функції закупівлі і прискорення, що особливо вигідно для дорогих проектів;

• «мандрівний посередник» (аналогічно нашим «штовхачам»), що дозволяє проводити детальний контроль виконання основних і дефіцитних замовлень і дає можливість безперервного виконання проектних робіт;

• «шеф-нагляд», коли представники фірми, що відповідає за пускові роботи, знаходяться безпосередньо на робочих місцях при технічних службах заводів-виготовлювачів, що дозволяє застосовувати знання кваліфікованих працівників для надання підтримки проекту в критичних ситуаціях.

Досвід показує, що успіх прискорення залежить великою мірою від трьох істотних моментів:

• забезпечення постачальника точними технічними умовами;

• виконання постачальником зобов'язань у частині встановлених термінів виконання;

• переконаності постачальників у тім, що точне виконання ними своїх зобов'язань є справою обопільного інтересу.