16. Вимоги до тексту документів

Текст (Т) – головний реквізит д-та, який має чітко й переконливо викладати причину й мету його написання, відображувати справжній стан речей. Термін Т (лат. textum) – тканина, сплетення, з'єднання. Текст – мовний витвір, який складається із сукупності речень послідовно об’єднаних змістом, темою, засобами зв’язку і побудований за правилами певної мовної системи.

У сучасному справочинстві сформулювались наступні загальні вимоги до Т:

• достовірність та об’єктивність інформації;

• повнота і точність;

• стислість і переконливість.

Достовірним є Т д-та тоді, коли викладені в ньому факти відображують реальний стан речей.

Об’єктивність змісту д-та проявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів, які відповідають нормам чинного законодавства. Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю об’єктивно-оцінних моментів у викладі інформації.

Повним є Т д-та, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Точність опису і якість викладу пов’язані між собою вимоги до Т. Точність мовлення може бути за умови знання предмета мовлення, точного підбору потрібних слів, правильного користування термінами, синонімами, омонімами, не вживанням вузьковідомчої лексики.

Переконливість забезпечується обґрунтуванням висловленої в д-ті думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних.

Стислим є Т, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори.

Правила написання Т д-тів:

1. Т д-тів великого обсягу треба ділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, що нумеруються арабськими цифрами.

2. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу і відповідали нормам літературної мови.

3. Від першої особи викладається Т у:

1. автобіографія;

2. заява;

3. наказ;

4. скарга;

5. службова записка.

4. Від третьої особи викладаються тексти у:

1. акт;

2. трудова угода, контракт, договір;

3. інструкція;

4. запрошення, оголошення.

5. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та об’єктивного ставлення до фактів, що викладаються (тон – нейтральний).

6. Не вживати в Т іншомовні слова, якщо є українські відповідники.

7. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури, які пишуться за загальними правилами:

1. складноскорочені слова;

2. ініціальні скорочення;

3. графічні скорочення слів.

8. Уникати вживання скорочених назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; знаків %, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

9. Складувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалів, фактів.

10. Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, "канцеляризмам".

11. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою та ін.

12. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення;

13. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, вельмишановний, високошановний, з повагою, з пошаною та ін.

14. Уживати інфінітивні конструкції типу: створити комісію, надати відпустку та ін.

15. Замінювати активну форму пасивною для пом’якшення тону висловлювання. Активну форму вживати лише тоді, коли треба вказати на конкретного виконавця.

26. ПРИЗНАЧЕННЯ СУЧАСНИХ ДОКУМЕНТІВ І ВИМОГИ ДО НИХ

Документ (Д) (лат) – доказ, свідоцтво, взірець. В укр. та рос. мову слово Д увійшло в Петровську епоху; в 17ст. Д почали називати ділові папери, які мали правову вагу. Далі у слові Д розвинулось 2 нових значення:

3. Вузьке побутове – "паспорт, посвідчення особи".

4. Переносне поширене – "все те, що може свідчити про що-небудь, підтверджувати щось, тобто: витвір мистецтва, малюнок (креслення), магнітний запис, фотографія".

Договори з Візантією 907, 911, 944, 971 рр. є першими міжнародними договорами Стародавньої Русі. Т.ч., Документ – основний вид ділового мовлення, засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумову діяльність людини. Д дають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства, знайти в закінчених і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для поточної оперативної роботи і для історії.

Д широко використовують як джерела та носії інформації і як засіб засвідчення, доведення певних фактів і тому мають велике правове значення. Складання Д – це мовна в більшості своїй писемна діяльність, що регулює ділові стосунки між членами суспільства і вимагає від кожного укладача Д певної мовної культури, знання вимог, що ставляться до Д.

Вимоги до складання та оформлення Д:

6. Д повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності до її компетенції.

7. Д не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів.

8. Д повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто будуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки. Важливо, щоб інформація яка міститься в Д, була повною і достовірною.

9. Д повинен бути складений за встановленою формою, зразком дотримання якого обов’язково для всіх.

10. Д має бути бездоганно відредагований і написаний офіційно-діловою мовою. .

Отже, зовнішній вигляд Д є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників.

Загальні вимоги, які визначають специфічність викладу інформації в будь-якому Д полягають в наступному:

• Виклад належить вести за чітко продуманим планом.

• Ні в загальній системі викладу, ні в окремих формування не можна порушити закони логіки.

17. ІНШОМОВНІ СЛОВА

Ознаки іншомовних слів:

• Наявність 2 і більш літер "а".

• Початкові словосполучення "ау", "ае".

• Наявність літери "ф".

• Початкові "кс", "пс".

• Початкові "дж" (крім джерело та ін.).

• Наявність кореневих частин "бібліо, "біо", "гео", "графо", "фон", "лог".

• Збіг 2 і більш приголосних.

Правопис слів іншомовного походження.

Правила

Приклади

1. И вживається у загальних і власних назвах після д, т, з, с, ц, ж (дж), ч, ш, р перед буквами на позначення приголосних. 2. І вживається: а) на початку слова; б) після б, п, в, м, ф, г, к, х, л, н перед буквами на позначення приголосних; в) після букв на позн. приг. перед буквами на позн. голосних та й; г) у кінці слів перед я; д) у кінці невідмінюваних слів після букв на позн. приг. 3. Ї вживається після букв на позн. голосних. 4. Е вживається: а) на початку, в середині і в кінці сл. б) в іншомовних префіксах де- і ре- 5. Є вживається: а) на початку слів, коли іншомовне е вимовляється як [йе] б) після апострофа, е, і, й та ь в) у слові траєкторія 6. У, а не ю вживається після ж, ш, а також парфуми, парфумерія 7. У загальних назвах подвоєння не зберігається, за деяким винятком: брутто, нетто, ванна, тонна, білль, булла 8. Подвоєння зберігається при збігові двох приг. на стику кореня і префікса, якщо існує слово без цього префікса 9. У власних назвах і похідних від них утвореннях подвоєння зберігається, якщо воно є в тій мові, з якої запозичене слово 10. М'який знак вживається: а) після м'яких д, т, з, с, л, н, перед я, ю, є, ї, йо б) після л перед наступними приг. (відповідно до вимови) в) у кінці слів відп. до вимови 11. Апостроф пишеться: а) після б, п, в, м, ф, ж, ч, ш, г, к, х, р перед я, ю, є, ї б) після кінцевого приг. префікса 12. Апостроф не пишеться: а) перед йо б) коли я, ю позначають пом’якшення попереднього приг. перед а, у

Аддис-Абеба, Ватикан, візит, Бразилія, Сицилія, Алжир, Чикаго, шифр, ритм, специфіка, динаміка, цистерна, Сирія… імпульс, інерція, інститут, індекс бібліотека, пілот, реквізит, мільярд, фінанси, гігант, кілограм, хірург, нікотин, але вимпел, спирт, гиря, християнство, Єгипет, Єрусалим, Китай, Пакистан (відп. до вимови) клієнт, матеріал, радіус, ентузіазм, геній, барій гарантія, енергія, теорія, інструкція таксі альтруїзм, кофеїн, інструкції, але антиінфляційний (після префікса) екземпляр, проект, проекція реконструкція, декомпресія Єрусалим, Європа, Єгипет прем’єра, конвеєр, інгредієнт, фойє, ательє журі, брошура група, колектив, комісія, коректор, конгрес, клас, сума, шасі, ват апперцепція, ірраціональний, інновація, імміграція, ірреальний Голландія (голландський), Міссурі (міссурійський), Діккенс ательє, Лавуазьє, досьє, мільярд (але мадяр), Ньютон альбом, бульвар, фільм автомобіль, магістраль, стиль б’єф, комп’ютер, інтерв’ю, прем’єр, кар’єра, П’ємонт, Барб’є ад'юнкт, ін’єкція, кон'юнктура курйоз, серйозний бязь, бюджет, бюлетень, бюро