2.3 Текст документа за державним стандартом
Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд із державною мовою. Документи, що надсилають закордонним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.[13, C. 51]
Текст — це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи.
Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.
Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.[3, C. 145]
Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.
У вступі зазначається причина написання документа;
в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ
Під час складання текстів документі» слід дотримуватися таких правил:
Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...
Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:
відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.
Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; На підставі вказівки...; Відповідно до попередньо! домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...
Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...;
Вважаючи...
Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та є зрозумілими для широкого кола читачів.
Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після опорного слова, вставні слова - на початку речення).
Щоб не виявляти гостроти стосунків із партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції ~ Вами ще не висловлено пропозиції...
Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Міністерство не гарантує...
Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію;
відкликати працівників...
У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...
Використовувати скорочення слів, складноскороченІ слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
Висновки
У добу творення незалежної Української держави питання культури офіційного мовлення набувають особливої ваги. Писемне спілкування в державному, суспільному, політичному, господарському житті, в ділових відносинах між організаціями та установами, в органах управління переходить на українську мову. Часто недосконале володіння українською мовою спричиняє появу чималої кількості типових помилок, хибних висловів, слів-покручів і знижує рівень культури мовлення у загальнонаціональному вимірі.
За таких умов дуже важливо озброїти знанням про ділові папери студентів вищих закладів освіти, адже саме за допомогою ділових документів, листів установлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, інституціями, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.
Важливим на сьогоднішній день є і знання вимог правильного оформлення документації, тобто основ стандартизації.
Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою зрізних планів; облік — у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; Інструктування — шляхом видання інструкцій, „методичних вказівок; контроль — збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.
Отже, документація використовується як спосіб і засіб „реалізації функцій, покладених на управлінський апарат, а тому кожна людина, щоб правильно оформити будь-який документ повинна бути знайомою з особливостями стандартизації.
Список використаної літератури
Бондырева Т. Секретарское дело. – М.: 1989.
Глущик С. Сучасні ділові папери. – К., 2000.
Грабова В. Теорія бухгалтерського обліку: 2001. – К., 2001.
ДСТУ 2732 – 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – Чинний з 01.07.95. – К.: Держстандарт України, 1994.
Кушнаренко Н. Документоведение. – К.: Знання, 2004.
Паламар Л., Кацавець Г. Мова ділових паперів. – К., 1996.
Погиба Л., Грибінченко Т., Баган М. Складання ділових паперів. Практикум. – К., 2002.
Столяров Ю. Документный курс.- М.: Либерия, 2001.
Уніфікована система організаційно – розпорядчої документації: Вимоги до оформлення документів. – К.: Держспоживстандарт України, 2003.
Хойнацький М. Основи стандартизації // Вісник книжної палати. – 1997. - № 3. – С. 20 – 24.
Хойнацький М. Стан стандартизації в Україні та напрями вдосконалення розроблення державних стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи // Вісник книжної палати. – 1996. - № 1 – 2. – С. 17 – 19.
Шевченко Л., Різун В., Лисенко Ю. Сучасна українська мова. – К., 1993.
Шевчук С. Українське ділове мовлення. – К., 2004.