19. Документація як елемент методу бухгалтерського обліку

Документація- це сукупність документів, за допомогою яких оформляють господарські операції на підприємствах чи інакше кажучи процес оформлення господарських операцій документами. Документація є важливим елементом бухгалтерського обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку. Що стосується документування господарських операцій з точки зору законодавства, то вимоги щодо складання документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 88 від 24 травня 1995 р. Згідно з цим нормативним актом всі документи приймаються до обліку тільки у разі їх правильності, тобто вони повинні бути складені лише за формами первинної документації. Документи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна, раціональним його використанням. Прийом та відпуск матеріальних цінностей, використання грошових коштів, здійснення розрахунків тільки на підставі належно оформлених документів запобігають зловживанням з боку посадових осіб. Практика свідчить, що недостача, розтрати і безгосподарність, різні зловживання найчастіше бувають там, де документи оформляються неправильно і несвоєчасно, облік ведеться незадовільно.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документом доказову, юридичну силу в тому випадку, якщо він складений своєчасно і належним чином оформлений.

Документи використовують при аналізі господарської діяльності, для фінансового контролю, аудиту і документальних ревізій

Із застосуванням в обліку електронної обчислювальної техніки для збору та обробки інформації про здійснювані господарські операції, на ряду з паперовими документами, дедалі більшого поширення набувають машинні носії облікової інформації. Окремі з них відображають господарську операцію безпосередньо в момент її здійснення, інші - складаються за даними первинних носіїв інформації і використовуються для зручності її обробки, автоматичного введення в обчислювальну машину. Впровадження в облік удосконалених ЕОМ дає можливість автоматично фіксувати і відображати їхній зміст у запам'ятовуючому пристрої машини і отримувати після обробки інформацію, потрібну для управління і контролю.

20. Класифікація документів

Для оформлення різних господарських операцій, які здійснюються на підприємствах, використовують різні за своєю формою і змістом документи. Правильному складанню і використанню документів в обліку допомагає їх класифікація - поділ на групи за певними відмітним ознаками. Класифікація Документів удосконалюється паралельно з удосконаленням всієї системи бухгалтерського обліку. Але в більшості випадків вона наводиться за п'яти-шести ознаками. Для класифікації мною взяті шість ознак.

За призначенням документи поділяють на: розпорядчі, виправдувальні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

За характером задокументованих операцій документи поділяють на грошові, матеріальні та розрахункові.

За охопленням операцій документи поділяють на разові і накопичувальні

За місцем складання документи поділяють на внутрішні (що складаються на самому підприємстві) і зовнішні які надходять від інших підприємств і організацій), а за образом складання - на документи, які складаються вручну і документи, які складаються за допомогою обчислювальної техніки

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає можливість правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємств і організацій