Розподіл та кооперація управлінської праці. Розпорядча діяльності менеджера.

1. Основні види розподілу і кооперації праці на підприємстві.

2. Розпорядча діяльність менеджера.

3. Комунікаційно-інформаційні аспекти розпорядчої діяльності менеджера.

1. Розподіл управлінської праці - об'єктивний процес відокремлення її видів у самостійні сфери трудової діяльності різних груп управлінських працівників.

Види розподілу управлінської праці:

І.

1. Функціональний – процес виділення функцій об'єктивно необхідних для ефективного управління організацією, виконання яких закріплюється за певними працівниками або підрозділами управління.

2. Ієрархічний розподіл – за функціями по рівнях ієрархії, закріплення їх за певними управлінськими працівниками і підрозділами, формування на цій основі інших повноважень.

3. Технологічний розподіл – диференціація процесу управління на операції зі збору, передачі, збереження і перетворення інформації. Диференціація виконується в залежності від спеціалізації підрозділів і категорій управлінських працівників.

4. Професійний розподіл – диференціація управлінської праці відповідно до професійної підготовки працівників.

5. Кваліфікаційний розподіл – відповідно до кваліфікації, стажу роботи та особистих здібностей управлінських працівників.

6. Посадовий розподіл – розподіл управлінських працівників відповідно до їх компетенції.

ІІ.

1. Горизонтальний – розподіл на компоненти, які становлять частини загальної діяльності організації.

2. Вертикальний – відокремлює роботу по координуванню дій від самих дій.

Вертикальний розподіл праці здійснюється за наступними напрямами:

• загальне керівництво – розподіл і реалізація головних перспективних напрямів діяльності організації;

• технологічне керівництво – розробка і впровадження прогресивних технологій, раціоналізація виробничих процесів, впровадження сучасних методів управління, комплексної автоматизації і механізації;

• економічне керівництво – стратегічне і тактичне планування, аналіз економічної діяльності організації і забезпечення її рентабельної роботи;

• оперативне управління – складання і доведення до робочих груп і окремих виконавців оперативних планів, розстановка кадрів на роб. місцях, інструктування, організація систематичного контролю;

• управління персоналом – підбір, розстановка і розвиток трудових ресурсів організації.

Розподіл на кооперація праці на підпр-ві обумовлюють виокремлення функцій, які виконуються працівниками. Існують наступні групи функцій:

1. локальні – реалізуються у межах підрозділу відображень у посадових інструкціях;

2. наскрізні – відображені у положеннях про структурні підрозділи і пов'язані з виконанням спільних робіт кількома підрозділами;

3. кінцеві – їх виконання пов'язане з досягненням певного результату в діяльності організації в цілому. Цей результат відображає зовнішні контакти організації. Наприклад, розробка бізнес-плану, на сонові якого будуть залучені банківські кредити.

За роллю в процесі управління, управлінських працівників поділяють на:

1. керівників;

2. фахівців;

3. службовців (технічних виконавців).

1. Керівник – працівник, який очолює організацію, наділений необхідними повноваженнями для прийняття рішень і несе всю повноту відповідальності за результати роботи очолюваного ним колективу. Керівники організовують підготовку управлінських рішень, приймають ці рішення і контролюють їх виконання. Праця керівника є самою складною і відповідальною в системі управління організацією.

2. Фахівці – працівники, зо виконують управління певними напрямами діяльності організації. Наприклад, економіст, бухгалтер, юрист, спеціаліст з питань маркетингу. Фахівці аналізують інформацію, готують варіанти рішень для керівників.

3. Технічні виконавці – працівники, що обслуговують діяльність фахівців і керівників. Наприклад, секретарі, оператори, стенографісти. Вони виконують інформаційно-технічні операції, звільняючи керівників і фахівців від цієї рутинної роботи; забезпечують необхідною інформацією.У діяльності технічних виконавців застосовуються стандартні процедури і операції, тому це діяльність в більшій мірі підлягає нормуванню.

За кожним керівником закріплюють певну кількість функцій або підрозділів, якими він керує (кількість виконавців може бути, залежно від рівня керівника). Це залежить від:

• загального обсягу робіт, які виконуються;

• від напрямів діяльності;

• від кількості підлеглих чи підрозділів, якими можна ефективно керувати;

• від традиції, що складається...

2. Розпорядча діяльність (розпорядчий вплив) – пряма адміністративна вказівка, яка має обов'язковий характер і адресується керованим об'єктам або особам.

5.04

Розпорядчий вплив менеджера набуває таких форм: наказ, розпорядження, вказівка.

Наказ – розпорядчий документ, виданий керівником підприємства з метою вирішення основних і оперативних завдань, поставлених перед організацією.

Залежно від змісту розрізняють:

• накази із загальних питань – пов’язані із створенням організації, різноманітними оргаційними процесами, ліквідацією установи, її перейменуванням, зміною масштабів діяльності;

• накази особового складу – оформлюються переміщення кадрів, звільнення, заохочення, стягнення та інші дії, що стосуються працівників.

Накази із загальних питань видаються для виконання рішень державних органів влади з ініціативи керівника або з ініціативи керівника структурного підрозділу.

Текст наказу складається з розпорядчої і констатуючої частини. У І частині викладаються події і факти, які є підставою для видання даного наказу. У ІІ частині викладаються дії. Текст розпорядчої частини у разі потреби поділяють на пункти, кожний з яких містить вказівку виконавцеві, зазначає відповідального і зазначає терміни виконання.

Накази з особового складу видають на підставі заяв, доповідних та інших документів такого характеру.

Розпорядження. Видається керівником структурного підрозділу для вирішення оперативних питань.

За способом віддачі, розпорядження можуть бути такі:

• усними – найбільш поширена форма розпорядчого впливу;

• письмовими;

• змішаними – для оперативності спочатку розпорядження видається в усній формі, а потім підтверджується письмово.

Вказівка – усне розпорядження керівника, його рекомендації, які стосуються поточних справ.

Обов’язковою умовою для точного виконання наказів, розпоряджень чи вказівок керівника необхідно:

• встановлення перед виконавцем конкретних точно, чітко, дохідливо сформульованих цілей і завдань. Необхідно пересвідчитись, що вас зрозуміли так, як ви б цього хотіли;

• видаючи завдання, слід передбачити форми його виконання, чітко розробити план;

• формулюючи завдання, потрібно передбачити хто, коли, в якій формі і за якими параметрами здійснюватиме контроль;

• завдання можна відміняти або змінювати тільки у виняткових випадках;

• обов’язково повинні бути визначені остаточні терміни виконання завдання, а якщо завдання об’ємне і проміжні етапи виконання робіт;

• необхідно стимулювати спроби підлеглих самостійно вирішувати питання виконувати все вчасно і якісно.

3. При передачі рішень, менеджер повинен забезпечити всі необхідні умови для того, щоб:

• інформація була оптимально сприйнята працівниками – не виникало психологічно-емоційного бар’єру;

• інформація була засвоєна працівниками – стала мотивом їхньої поведінки;

• інформація була абсолютно зрозумілою, щоб не виникало смислового бар’єру.

Існують наступні способи звернення керівників до працівників:

• спонукання – довірливий тон, шанобливе ставлення, моральна підтримка, позитивне психологічне стимулювання;

• переконання – тон доброзичливий, керівник роз’яснює ситуацію, пояснює завдання, дає компетентні поради;

• умовляння – дружній тон, керівник просить, обіцяє, умовляє, висловлює побажання;

• вказівка – офіційний тон, керівник постійно рекомендує, дає вказівки, ставить в альтернативну ситуацію;

• примушення – керівник вимагає, наказує, дає розпорядження, владний тон аж до застосування загроз і санкцій.

Комунікації можуть бути реалізовані:

• в усній або письмовій формі;

• безпосередньо або опосередковано;

• при офіційному або неофіційному способах контакту.

Удосконалення комунікаційно-інформаційних аспектів розпорядчої діяльності менеджера може здійснюватись за такими напрямами:

• оптимізація інформаційних потоків – передається тільки та інформація і тільки в такому обсязі, що необхідні для реалізації цілей підприємства або підрозділу;

• організація оптимальної взаємодії керівника і підлеглого – доцільно періодично практикувати обговорення ключових виробничих питань між керівником і групою підлеглих або підлеглими;

• організація ефективної системи зворотного зв’язку – впровадження системи збирання пропозицій. Можна використовувати ящики пропозицій (пропозиції можна подавати анонімно), доцільно застосовувати механізм стимулювання цінних пропозицій;

• використання сучасних інформаційних технологій.

12.04