Организация работы с документами

Понятие документооборота и его основные этапы. О четкости и оперативности, обработки и движения документ зависит скорость получения информации необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов особенно финансовых может привести к отрицательным экономическим последствиям, поэтому рационально организации документооборота уделяется большое внимание. Движение документов в организации с момента их создания или получения до момента отправления называется оборотом. Документооборот формируется из трех самостоятельных документационных потоков: внутренние документы; входящие документы; исходящие документы. Каждый из этих этапов потоков имеет свою особенность в составе количественно обработки и движения. Количество документов всех за год составляет объём документооборота организации. Этапы обработки и движения документов: прием и первичная обработка; регистрация; контроль за исполнением; информационно-справочная работа; отправка документа.

Внутренние документы

документы, разрабатываемые должностными лицами организации исходя из задач и потребностей самой организации, ее структурных подразделений, а также в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

Схема общей работы с внутренними документами:

1. поручение или указание на разработку документа.

2. Разработка проекта документа

3. Согласование проекта документа

4. Корректировка документа, его оформление

5. Проверка правильности оформления документа, его подписание, утверждение.

6. Регистрация и тиражирование

7. Доведение документа касаемо исполнителей

8. Исполнение документа

9. Прием исполненного документа

10. Снятие с контроля

11. Помещение исполненного документа в дело

1. Работа с документом

2. Текущее и архивное хранение

3. Списание

Входящие документы:

Документы которые поступают в организацию извне по различным каналам связи.

Схема организации с входящими документами.

1. Сопровождение и доставка

2. Первичная обработка

3. Регистрация

4. Подготовка на доклад

5. Рассмотрение, оформление резолюций

6. Регистрация резолюций, постановка на контроль и исполнение.

7. Доведение документа до сведений исполнителей.

8. Исполнение и контроль исполнения документа.

9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.

10. Помещение исполненного документа в дело

1. работа с документом

2. архивное хранение

3. списание и уничтожение

Исходящие документы:

Документы разработанные внутри организации и отправленные за ее пределы

Схема организации с исходящими документами:

1. Получение указаний на разработку документа.

2. Разработка проекта документа.

3. Согласование.

4. Корректировка, оформление.

5. Проверка правильности оформления документа, его подписание (утверждение)

6. Регистрация, тиражирование

7. Упаковка и отправка.

8. Помещение второго экземпляра в дело

1. работа с документом

2. архивное хранение

3. списание и уничтожение.

II - Прием и первичная обработка документов.

При получении документов проверяется правильность их доставки:

Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю.

Заказная корреспонденция принимается под расписку

При получении документов «срочно» проставляется время получения.

После вскрытия конверта проверяется целостность документа, то есть наличие всех страниц, приложений и читаемость - в случае отсутствии части документа или плохого качества – сообщается отправителю. Полученные документы вскрываются кроме «срочно» или «лично» - Конверты уничтожаются за исключением писем частных граждан, тк обратный адрес может быть указан только на конверте – так же сохраняются конверты с просроченным сроком исполнения тк на конверте отмеченая дата получения и отправления. Если поступил финансовый документ просроченный – то составляется акт о дне получения документа подписанный двумя сотрудниками организации и работником почты. На все входящие документы проставляется отметка о поступлении их в организацию. Она состоит из даты получения, и учетного порядкового номера. Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые, сортируются по исполнителям или отделам доставки. В организации составляется список документов не подлежащих регистрации.

III - Распределение поступающих документов

Документы адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица, либо структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, либо секретарем – на рассмотрение руководства передаются документы полученные из правительственных и вышестоящих органов содержащие информацию по вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой ДОУ направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день поступления их в службу ДОУ, решение по которым исполняются несколькими структурными подразделениями и передаются им в копии, подлинник передается ответственному исполнителю названному в резолюции первым.

IV – Регистрация документа

Это важный этап работы с документами и определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме фиксирующая факт его создания отправления или получения. Регистрация придает документу юридическую силу так как фиксируется факт его создания и получения. Пока документ не получил своего номера, он не оформлен и как бы не существует. Если полученный документ за зарегистрирован – учреждение за него не отвечает так как факт получения не подтвержден. Регистрации подлежат все документы требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показаний (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму. (журнал/картотека). Таким образом в процессе регистрации создается информационно поисковая система по всем документам организации. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения не регистрируются. (к таким документ относятся рекламные и информационные письма, телеграммы, приглашения, программы семинаров, печатные издания, пакеты с пометкой лично)

Документы регистрируется один раз. В организациях имеющих отделы (структурные подразделения) регистрация внутренних документов проводится децентрализовано, в тех отделах где производятся эти документ (отдел кадров, бухгалтерия, отдел медицинской статистики). При этом внутренние и другие документы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки. (дата получения регистрационной номер присвоенный документу учреждениям получателя дата документа, регистрационной номер документа присваивает учреждением автора, резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнитель, ход исполнения, фиксируется все передачи документа и его исполнение.

При регистрации отдельных видов документов, направляемых внутренних обращений граждан и исходящих документов сведения вписываемые в регистрационной журнал частично изменяется и дополняется.

V-Контроль за исполнением документов

Контролю подлежат документ требует исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверке своевременности, доведение до исполнения. Учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляется руководством, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения ОРД осуществляется по поручению руководителя организации специальной службой или специально назначенным лицом. Контроля других документов ведется по поручению руководителя в соответствующих структурных подразделениях. Сроки исполнения документов исчисляют в календарных днях с датой подписания утверждения документа, а для документов поступающих из других организаций с датой их поступления. Сроки исполнения документов установлены в типовой инструкции по дело-производству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденных по распоряжению правительства РФ.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями, конечная дата исполнения указывается в тексте доклада или в резолюции руководителя. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданных запросов, сообщения результатов заинтересованным людям и организациям. Результаты исполнения отмечаются на документе, регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре документа который остается в организации. Службой контроля осуществляется следующие операции: формирование картотеки контрольных документов направлении карточки контроля докумена в подразделение «исполнитель». Выяснение в структурном подразделении фамилии, имени и отчества исполнителя. Напоминание подразделению/исполнителю о сроках исполнения документа. Запись кода и резерв, отметки об исполнении. Снятие документов с контроля по указанию руководства, формирование картотеки использованных документов. Карточки контрольных документов и систематизируются про срокам исполнения документов, по исполнителя.

Система информационно - справочной документации

1. Назначение и состав информационно-справочной документации. большинство документов создаваемых в организации и поступающих в нее извне содержат информацию о фактическом положении дел в той или иной организации. Эти документы носят вспомогательный характер по отношению к ОРД и в отличии от них не являются обязательными к исполнению. Информация содержащаяся в этих документах может быть принята к сведению. К информационно справочным документам относятся :

1. - справки

2. - докладные записки

3. - объяснительные записки

4. - служебный записки

5. - обзоры

6. - акты

7. - письма

8. - телеграммы

9. - представления

10. - предложения

2. Составления и оформление информационно справочных документов

Докладная записка - это документ адресованный руководителю данной или вышестоящей организации содержащий обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Этот документ информирует руководителей об имевших место событиях, фактах в сложившейся ситуации требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней/внутренней: Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутрення докладная - руководителю подразделения или организации. внутренняя создается по заданию руководителя или по инициативе работника. Цель докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации. внутренняя - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами наименование структурно подразделения, вида документа, дата номер адресат, заголовок к тексту и подпись. Текст докладной записки делится на две части - в первой указываются констатирующие имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения просьбы. Докладными записками информируют о ходе работ, такие записки предоставляются регулярно. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок -о –об

Объяснительная записка – документ проясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого либо события, факта поступка. Объяснительная записка 2 группы: 1) документы чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Оформляется на общем бланке организации. 2) По поводу происшествий сложившихся ситуаций. Поступков и поведения работников/студентов. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Предложение – документ представляющий собой разновидность докладной записки содержащий перечень конкретных предложений по определённому вопросу. Составляется аналогично докладной записке как правило по заданию руководителя. Текст содержит 2 части – 1)обоснование 2)заключение (перечень предложений) – подписывается составителями.

Представление – документ содержащий предложении о назначении или поощрении работников. Составляется руководителями структурных подразделений. Оформляется наличие документа, наименование подразделения, номер, дата, текст, подпись

Акт – документ составляющийся несколькими лицами для подтверждения установленного факта события или действия. Различны виды: акт ликвидации организации, акт прием/передачи; акт выполненных работ итд. Если нет установленной нормативами документационной формы акта, то не зависимо от разновидности они расставляются по единой схеме. Лица составляющие акт должны изучить суть вопроса подлежащего обсуждению в акте, а также законодательные и нормативные документы регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты которые точно установлены лицами подписывающими документ. Акт оформляется на общем бланке дата и место составления проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Текс акта делится на 3 части : введение, констатирующая часть, вывода. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица составляющие акт, могут быть указаны присутствующие лица. Начинается эта часть акта словами – «основание» приказ директора завода от 19.03.2012 №2012 №31 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе» Прямо от полей пишется слово составлен (далее состав комиссии или составители акта)

Фамилии членов и присутствующих располагаются по алфавиту. Констатирующая часть начинается с абзаца, в ней излагаются цели, задачи существо работы проделанной составителями акта, установленные факты, результат в заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Завершает текст акта подписи присутствовавших при составлении акта. Если комиссия – то без должностей.

Если кто либо из составителей не согласен с актом, он подписывает с оговоркой о своем несогласии. Некоторые акты требуют утверждения вышестоящим ведомством.

Справка - документ содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. 2 вида: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемы заинтересованным гражданами и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это справка о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате итд. Внешний справки подписывает руководитель, финансовую справку подписывает руководитель, главный бухгалтер организации. Справки биографического или служебного характера подписываются кадровой службой и заверяются печатью. Для таких справок используются унифицированные бланки, страховые тексты.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – ОБРАБОТКА – СДАЧА В АРХИВ.

1. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименование дел которые ведутся в организации с указанием сроков их хранения. Различают 3 вида номенклатуры дел: типовая, примерная, индивидуальная. Типовая устанавливает состав дел заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом. Примерная устанавливает примерный состав дел заводимых в делопроизводстве организации на которые она распространяется с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Типовую и примерную номенклатуру используют для составления индивидуальной. В номенклатуре дел организации из типовой и примерной переносят предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Сроки хранения дел предусмотренной типовой или примерной номенклатурой дел переносятся в индивидуальную без изменений. В Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатуры дел структурных подразделений согласованных с архивом и пописанных руководителям отделений.

Номенклатура оформляется на общем бланке организации. Оформляется на общем бланке организации, визируется руководством службы ДОУ и после одобрения направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководством организации. В НК предусматриваются заголовки дел для группировки документов в отражающие все документационные участки работ организации.

Форма номенклатуры дел Наименование организации Номенклатура дел (Место состалвнеия)

Утверждаю 1)Наименование должности руководителя организации. 2) Подпись и расшифровка подписи 3) дата

Название организации

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел/томов	Срок хранения акта	Примечание
01-03	Положение о структурном подразделении	Заполняется в	Пост 38
01-04	Штатное расписание	Конце года	Пост 52

Начальник службы ДОУ _____подпись_____ Филов Ф. Ф.

Дата

Виза руководителя архива Согласовано Протокол ЦЭК (эк) От….. №…..

Согласовано Протокол ЭПК Архивного учреждения От…… №……

В графе 1 проставляется индексы каждого дела включаемого в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Индекс дела обозначается арабскими цифрами.

В графу 2 включаются заголовки дел, томов частей. В начале включаются заголовки дел содержащие организационную документацию. При этом заголовки дел содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, далее располагается плановые и отчетные документы. В графе 4 указываются скрои хранения дела, номер статей по перечню. В графе 5 в течении всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходных делах и выделении дел к уничтожению о передаче дел в другую организацию для их продолжения. Согласованная и утвержденная номенклатура дел печатается в необходимо количестве четырех экземпляров. Первый хранится в службе ДОУ, второй находится в ведомственном архиве. Третий в качестве рабочего. 4ый в государственном архиве.

По окончании календарного года составляется итоговая запись о количестве заведённых дел постоянно и временного сроков хранения.

Форма к итоговой запись номенклатуры организации.

По срокам хранения	Количество дел всего	В том числе
		Переходные	Отметки ЭПК
Постоянное	14	4	4
Временное	122	8

Формирование дел

Документы после их исполнения раскладываются в отдельные папки формируемые дела определяются как группировка исполнительных документов в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях по месту образования документов. Формирование начинается с начала года то есть заводятся папки с названием дела которое определено номенклатурой. На обложке указывается название организации, название структурного подразделения, индекс дел по номенклатуре. Заголовок выносится на обложку дела полностью из номенклатурные. Внизу с правой стороны указывается срок хранения. Дела подшиваются только исполненные документы. Толщина дел не должна превышать 30-40мм около 200/250 листов) Требование при формировании дел:

1. Документ постоянного и временного хранения необходимо формировать в отдельные дела

2. Документы формируются только за 1 календарный год

3. Приказы и объяснения к ним формируются отдельно.

4. Приказы по основному требованию формируются отдельноs от приказов по личному составу

5. Документ коллегиальных органов формируются в 2 дела : а)протоколы и решения б) документы к заседаниям этих органов. Повестка дня доклады справки и заключения

6. Переписка систематизируется в хронологической последовательности. Документ–ответ подшивается за документов-запросом.