Второй семестр.
07/02/12
Документирование деятельности коллегиальных органов
Подготовка и проведение совещаний, структура доклада, оформление протокола.
При обсуждение таких вопросов, как обмен мнения и информацией по возникающим проблемам проводятся на конференциях, собраниях, заседаниях коллегиальных органов итд. Они могу проводится периодически или иметь разовый характер
Коллегия – группа официальных лиц, руководителей министерства, ведомства, образующих административно совещательный или правораспорядительный орган для принятия коллективных совместных решений.
Конференция
Международная организация представляющая экономические интересы группы стран
Крупное совещание для обсуждения научных и других проблем.
Совещание – определяется как сговариваться, советоваться – вид управленческой деятельности, когда определенно количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятии решений по заранее поставленным вопросам, сложность и объем вопросов определяет временны рамки совещания: многодневное, однодневное и несколько часов.
В соответствии с видом совещания, количеством участников и временными рамками проводятся различные подготовительные организационно-технические мероприятия. В организационных с постоянно действующими коллегиальным органами должен быть типовой регламент проведения заседаний, где определены периодичность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должности лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие коллегиальные органы имеют секретаря, основной обязанностью которого является подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации.
Для организации крупных совещаний создается рабочая группа из сотрудников различных подразделений.
Деятельность учреждений работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями.
Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседании коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.
Документирование этих органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа.
План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению ответственности за подготовку вопросов к обсуждению.
Утвержденные план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и физическим лицам.
Собрание и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах, документационная подготовка заседания закладывается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, непредусмотренные планом, но требующие обязательного решения на заседании.
Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке важности и сложности, при этом так чтобы, приглашаемые на заседенаие тратили как можно времени в ожидании рассмотрения своих вопросов.
К повестке дня прилагают список приглашенных с указания их должности и организации которую они представляют, материалы заседания представляются за 3-5 дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа.
Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в проект решения и тем самом ускорят решение вопросов на самом заседании.
Перед начала заседания проводится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций на которых планируются участие работников учреждений, организаций из других краев, областей рекомендуется предусмотреть регламенты:
Выработка повестки дня и определение предполагаемых участников.
Ознакомление участников с повесткой дня
Выработка регламента совещания
Подготовка материалов, которые будут рассматривается
Организационное обеспечение совещания: регистрация – размещение – транспортное обеспечение – питание – культ-массовые мероприятия, снабжение канцтоварами
Организационные работы секретариата совещания.
Техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения)
Документационные работы совещания (составления протокола, размножение итоговых материалов для обеспечения ими участников совещания)
Анкетирование участников совещания о работе совещания, об уровне организации и проведение совещания)
Составляется смета расходов, определяется повестка дня