Этапы принятия решений.
Процесс принятия управленческого решения состоит из следующих этапов:
- оценка ситуации и постановка цели;
- подготовка решения;
- принятие решения;
- организация и контроль исполнения.
1 этап – Оценка ситуации и постановка цели.
Процесс принятия решения, начинается с возникновения какой либо проблемы или ситуации, сложившейся на предприятии общественного питания. Различные ситуации складываются при невыполнении графиков завоза сырья, при возникновении конфликтов между сотрудниками, при нарушении договорных обязательств поставщиками и др.
Ситуация может быть простой или сложной, может касаться предприятия общественного питания в целом или отдельных его подразделений, может быть повторяющейся или разовой. От характера сложившейся ситуации зависят виды принимаемых решений. Ситуация порождает цели, к которым следует стремиться для приведения управляемого объекта в желаемое состояние. Например, если потребители жалуются на большие затраты времени на посещение кафе, то в этом случае необходимо улучшить организацию труда официантов или внедрить прогрессивные формы обслуживания. Если сотрудники ресторана жалуются на неудовлетворительные условия труда, то следует изучить условия работы и принять решения по устранению выявленных недостатков. Все это порождает новые ситуации, которые требуют принятия решений.
В зависимости от сложившейся ситуации ставятся цели. Цель является основой выработки решения. Четкость формулировки цели зависит от знаний и опыта руководителя, его умения прислушиваться к советам специалистов, правильного понимания ситуации и т.д. После постановки цели, руководитель должен определить круг лиц, ответственных за подготовку этого решения.
2 этап – Подготовка решения.
В первую очередь при подготовке решения подбирается и изучается вся имеющаяся информация по интересующему вопросу: это приказы вышестоящих организаций, методическая и справочная литература, нормативные материалы, данные о достижениях науки в данной области, информация о ресурсах.
Оценка различных вариантов решения должна проводится по различным критериям. Критерий – это показатель, на основе которого составляются различные варианты решения. Например, критериями эффективности деятельности предприятия общественного питания являются объем и темпы роста товарооборота, прибыльность, окупаемость инвестиций и т.д. Критерий отражает степень достижения поставленных целей с учетом затраченных для этого средств.
Подготовка решения заканчивается разработкой нескольких вариантов решения. В основе каждого варианта должна быть сформулирована цель решения, проведен анализ собранной информации и выбран для сравнения существенный критерий.
3 этап процесса принятия решения начинается с анализа и оценки вариантов решения. В каждом варианте определены критерии оценки эффективности решения, и каждый из них имеет свои положительные и
отрицательные стороны, потому что они основаны на разных условиях выполнения и разных путях достижения сформулированной цели.
При рассмотрении различных вариантов обязательно определяется обеспеченность товарными, материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами.
После обсуждения нескольких вариантов руководитель выбирает более рациональный вариант.
Сложные решения обсуждаются с компетентными специалистами и будущими исполнителями. Принятое решение оформляется в виде документа или устного распоряжения: приказа, протокола, постановления, акта, инструкции.
4 этап - Организация выполнения решения начинают с составления плана организационных мероприятий по выполнению решения, который утверждается руководителем предприятия.
Принятое решение должно быть вовремя доведено до исполнителей. Следует также разъяснить исполнителям и коллективу содержание и необходимость исполнения принятого решения и важность результатов, которые можно получить при его выполнении.
Чем сложнее поставленная задача, тем шире и подробнее ведется разъяснительная работа в коллективе. Некачественная организационная работа ведет к некачественному выполнению управленческих решений и имеет экономические, организационные и психологические последствия.
Экономические потери выражаются в нерациональных затратах рабочего времени персонала, в неэффективной работе управляемого объекта в новых условиях, в нецелесообразном использовании финансовых и материальных ресурсов.
Организационные издержки представляют собой снижение эффективности управления предприятием общественного питания.
Отрицательные психологические последствия невыполнения решений приводит к ослаблению авторитета приказа или распоряжения, неудовлетворенности работой.
5 этап – Организация контроля за исполнением решения.
Важным условием выполнения управленческого решения является контроль за ходом его исполнения. Контроль необходим для того чтобы своевременно выявить отклонения от задания или программы и быстро принять меры по устранению наметившихся отклонений. В практике предприятий общественного питания может быть использована карточная система контроля сроков и результатов принятия управленческих решений. Она заключается в том, что на каждый документ, подлежащий контролю, выписывается карточка. В ней указывается объект контроля. При приближении времени выполнения задания исполнителю делают напоминание. После выполнения задания исполнитель делает в карточке соответствующую отметку и возвращает ее у службу контроля . Решение снимается с контроля только в том случае, если руководитель отметит, что задание выполнено полностью. Руководитель предприятия общественного питания систематически через установленный интервал времени получает информацию от службы контроля о просроченных сроках выполнения заданий с указанием исполнителей. На основе этих данных он принимает меры к окончательному выполнению задания. На поп, имеющих электронно - вычислительную технику функции службы контроля выполняют ЭВМ.