3. Організація контролю

При здійсненні функції управління організацією важливе значення має дотримання встановлених параметрів. Це досягається шляхом організації контролю. Контроль — це процес оцінювання й інформування про наявні відхилення дійсних значень від заданих або їхній збіг.

Організація контролю є економічним процесом, доцільність якого можна оцінити за ступенем виконання завдань і обмежень організації. Предметом контролю може бути як виконавча робота, так і робота керівника (менеджера). До системи контрольної діяльності звичайно входять:

—внутрішня система контролю;

—зовнішній контроль.

До внутрішніх видів контролю організації належать:

—внутрішня ревізія;

—перевірка річного балансу;

—перевірка ведення діловодства;

—проведення розслідування недозволених дій і т. ін.

Контроль має виконувати такі функції:

—попереджувальні;

—запобігання недолікам;

—документування недоліків;

—розкриття недоліків.

При виборі системи організації контролю необхідно враховувати такі критерії:

—ефективність контролю;

—ефект впливу на людей;

—завдання контролю;

—межі контролю.

Ефективність контролю полягає в порівнянні корисності контролю з витратами на його проведення.

Об'єктом контролю для керівника мають бути люди, які інформують його про ситуацію.

Ефект впливу контролю на людей оцінюється за такими результатами: чи є він додатковим стимулом до роботи, задоволення, набуття знань, а також довіри чи недовіри. Завдання контролю мають полягати у виявленні і кількісній оцінці недоліків, мінімізації їх, одержанні даних про потенційні можливості та вироблення висновку.

При проведенні контролю необхідно визначити критерії обмежень, пов'язані як із чинним законодавством, так і з етичними нормами.

Процес контролю може розвиватися за такою схемою:

—визначення загальної концепції контролю;

—вибір виду контролю;

—визначення завдань перевірки;

—планування процесу перевірки (об'єктів і суб'єктів перевірки, її обсягу й засобів, термінів і тривалості);

—проведення ряду дій з визначення дійсних і наданих значень, параметрів і норм;

—встановлення ідентичності й розбіжностей;

—вироблення остаточних результатів;

—повторний огляд рішення;

—документування рішення;

—повідомлення рішення;

—аналіз і ступінь відповідальності;

—пропозиції щодо усунення недоліків.

Для правильної оцінки виконання в практичній діяльності керівникові необхідно дотримуватися таких принципів:

—дати час підлеглому все підготувати. При цьому за тиждень до закінчення терміну роботи можна сказати підлеглому, щоб він підготувався до ретельного аналізу проробленої ним роботи;

—на початку обговорення дати підлеглому час для того, щоб він зміг зібратися з думками. Оцінка виконаної роботи завжди потенційно загрожує виконавцю, тому необхідно зводити до мінімуму загрозу і необхідність захищатися;

—необхідно приготуватися слухати співробітника і не переривати його. Це допоможе йому швидше заспокоїтися;

—наприкінці обговорення потрібно дати оцінку виконанню, але ні в якому разі не особистості виконавця:

—не можна давати конкретну оцінку виконанню. Просто необхідно зводити розмову до змісту оцінки, а не до неї самої;

—потрібно дізнатися про думку підлеглого щодо виконаної роботи і зіставити її зі своєю. У разі розбіжності необхідно спробувати з'ясувати причину;

—після виконання роботи її необхідно порівняти зі стандартом або очікуваними результатами;

—за наявності незадовільного результату необхідно разом із співробітником розробити план дій, спрямованих на його виправлення;

—необхідно закінчувати обговорення тільки в тому разі, якщо розв'язано всі проблеми.

Такі дії сприятимуть тому, що працівник сам запропонує метод реалізації наміченого плану усунення недоліків.