4. Афіцыйна-справавыя дакументы

4.1. Віды афіцыйных папер і агульныя патрабаванні да іх складання

Кожнаму чалавеку трэба ўмець афармляць дакументы, з якімі даво­дзіцца сутыкацца ў штодзённым жыцці. Службовая карэспандэнцыя  адна з форм пісьмовых зносін паміж асобамі, установамі, дзяржавамі. Гэта зая­вы і аўтабіяграфіі, распіскі і акты, афіцыйныя лісты і паведамленні, прата­колы і справаздачы, загады, дэкрэты, ноты, пагадненні і інш. Мэта больша­сці афіцыйных папер  нешта паведаміць. Так, напрыклад, з аб’яў даведва­емся, дзе і калі адбудзецца сход, заняткі гуртка, дыспут, канферэнцыя, з пратакола бачым, як ішло абмеркаванне пэўнага пытання. У аўтабіяграфіях апісваюць свой жыццёвы шлях. У дагаворах афіцыйна сцвярджаецца па­гадненне паміж асобамі, установамі, дзяржавамі, групамі дзяржаў.

Дакументы трэба афармляць вельмі дакладна, каб адразу можна было зразумець іх асноўную думку. Таму неабходна пісаць сцісла, проста і аку­ратна. Каб не было двухсэнсоўных і невыразных выказванняў, у тэксце звы­чайна ўжываюць словы з прамым значэннем. Мове службовых дакументаў і афіцыйнай перапіскі не ўласціва эмацыяльна афарбаваная, размоўная і ўзнёслая лексіка, фразеалогія. У заяве, напрыклад, ніхто не піша: Прашу прыняць мяне на працу ў школу, бо я хачу быць сейбітам разумнага, добра­га, вечнага. Затое ў службовых паперах звычайна ўжываюць пэўныя ўстой­лівыя выразы, напрыклад: аказаць дапамогу, тарыфная стаўка, грашовае ўзнагароджанне, давесці да ведама, уступіць у дзеянне, давяраю атры­маць, подпіс сведчу, прашу дазволіць. Стандартнасць і дакладнасць зместу афіцыйных папер дасягаецца таксама ўжываннем спецыяльных тэрмінаў (дэкрэт, указ, пастанова, нарматыў, хадайнічаць, сведчыць, наймальнік, вышэйадзначаны), паўтарэннем аднолькавых слоў, ужываннем зваротных дзеясловаў: На работах са шкоднымі ўмовамі працы прадастаўляецца бясплатнае па ўстаноўленых нормах лячэбна-прафілактычнае харчаванне.

У афіцыйных зносінах выпрацаваліся формы многіх дакументаў, ад­ны з іх строга захоўваюцца (заява, даверанасць, пратакол), другія служаць узорам, якога можна прытрымлівацца толькі збольшага (аб’ява, справазда­ча, афіцыйны ліст).

4.2. Правілы афармлення некаторых афіцыйных папер

Аб’ява

Калі неабходна абвясціць, што адбудзецца нейкае мерапрыемства (сход, дыспут, сустрэча з пісьменнікамі, канферэнцыя, заняткі гуртка і інш.), на бачным месцы вывешваюць аб’яву. У кожнай аб’яве дакладна называецца дата, час і месца правядзення сходу, нарады, сустрэчы. Унізе, з правага боку, звычайна паказваецца, хто робіць аб’яву. Разглядзім два ўзоры.

Аб’ява

10 кастрычніка ў 14 гадзін у актавай зале адбудзецца сустрэча з галоўным рэдактарам часопіса «Роднае слова».

Кафедра беларускага мовазнаўства.

Аб’ява

Заўтра, 2 сакавіка, пасля заняткаў, у аўдыторыі № 16 збіраюцца сябры Таварыства беларускай мовы імя Ф. Скарыны.

Рада ТБМ.

У аб’явах пра сход паведамляюць таксама парадак дня і называюць адказных за падрыхтоўку ўнесеных на абмеркаванне пытанняў, напрыклад:

Аб’ява

13 лютага, 14.00 Аўдыторыя № 46

Адбудзецца прафсаюзны сход выкладчыкаў геадэзічнага факуль­тэта.

Парадак дня:

1. Вынікі зімовай сесіі і задачы на другі семестр. 

Даклад старшыні прафкама Астрэйка М. В.

2. Пра падрыхтоўку да студэнцкай навуковай канферэнцыі.  Інфармацыя старшыні метадычнага савета факультэта Ярашэвіч Т. I.

Прафсаюзнае бюро.

Заява

Калі афіцыйна звяртаюцца да службовай асобы, ва ўстанову, гра­мадскую арганізацыю, пішуць заяву. У гэтым дакуменце звычайна просяць прыняць на вучобу, у члены арганізацыі, на работу, просяць вырашыць якое-небудзь пытанне.

Зверху ў заяве на ўвесь радок пішацца назва арганізацыі, установы ці пасада, прозвішча, імя, імя па бацьку (ініцыялы) службовай асобы; пасля з правага боку на трэцюю частку радка ў слупок  прозвішча, імя, імя па бацьку таго, хто падае заяву. Калі трэба, называецца яго пасада і адрас. Праз адзін-два радкі пасярэдзіне ліста пішуць слова Заява. З чырвонага радка пачынаецца тэкст заявы. Пісаць трэба, як і ва ўсіх паперах, дакладна і проста. Калі да заявы прыкладаюцца дакументы (даведкі, пасведчанні, рэ­камендацыі, акты і інш.), іх пералічваюць у канцы асноўнага тэксту.

На заяве ўнізе злева ставяць дату (дзень, месяц, год), а справа  подпіс. Прааналізуем узор.

Дэкану філалагічнага факультэта

дацэнту Назарэвічу I. А.

студэнта трэцяга курса гр. АБ-1

Жывіневіча Віктара Аляксеевіча

Заява

Прашу перавесці мяне на індывідуальны графік заняткаў. Усе папя­рэднія экзаменацыйныя сесіі я здаў на «8 – 10», цяпер буду адначасова вучыцца і працаваць лабарантам кафедры беларускага мовазнаўства.

16 верасня 2010 г. Жывіневіч