4. Ведение учетных баз данных

4.1. Учетные базы данных (БД) в службе кадров ведутся для:

- составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета;

- подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния документов по кадрам;

- оперативного представления сведений о наличии в службе кадров документов за определенный отрезок времени.

4.2. Перечень реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета.

4.3. Допускается электронная форма ведения журналов - учета движения кадров (прием, перевод и увольнение), учета сверхурочных работ (приложение 45) , учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки (приложение 54) , учета взысканий и поощрений (приложение 65) , учета военнообязанных, регистрации прихода и ухода рабочих и служащих, алфавитный журнал личного состава (приложение 66) , а также электронная форма ведения картотек: личных карточек работников, учетных карточек научных, научно-педагогических работников, карточек награжденных, алфавитных карточек, должностных карточек. Список может дополняться в зависимости от специфики организации. Допускается дублирование электронной и бумажной формы журналов и картотек или ведение только одной из этих форм.

4.4. Учетные формы, входящие в разделы ОКУД, обязательно должны вестись на бумажном носителе.

4.5. Учетные БД службы кадров действуют во взаимосвязи с другими информационными БД, действующими в организации.

4.6. В учетных БД службы кадров осуществляется поиск и подборки по произвольным критериям, например, по фамилии, возрасту, виду и уровню образования, знанию языка, стажу работы в организации, другим показателям или полнотекстовый поиск по содержимому документов.

4.7. В системе учетных БД службы кадров должна быть реализована функция ограничения круга лиц, допущенных к информации по личному составу, с определением ответственности за разглашение конфиденциальных сведений. Ограничение доступа к конфиденциальной информации, содержащей персональные данные о работниках, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.8. Все сотрудники, а также другие системы и информационные БД, должны иметь доступ к справочной информации в виде списка сотрудников организации с указанием фамилии, имени, отчества и названия структурного подразделения.

4.9. Преемственность учетных БД и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в БД реквизитов основных учетных документов. Обобщенные показатели документов централизованного учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения, входят в число обязательных реквизитов основных учетных БД.

4.10. Учетные БД заполняются на основании учетных документов службы кадров. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной БД разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения БД. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов, проверяется сбалансированность учетных документов.

4.11. В плановом порядке осуществляется работа по заполнению учетных БД по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным. В дальнейшем ведется оперативное внесение изменений в учетные документы и в учетные БД.

Источник: Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правоприеемникам и на государственное хранение. Утвержден Федеральной архивной службой России.