3. Дополнительные учетные документы

3.1. Дополнительными учетными кадровыми документами, для которых эта функция не является основной, являются: коллективный договор, структура и штатная численность, приказ о внесении изменений в структуру и штатную численность, штатное расписание, приказ о внесении изменений в штатное расписание, заявления о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении и др. и соответствующие им приказы. Для учета эти документы используются только в качестве ссылки на их номер и дату.

3.2. Трудовой договор применяется для оформления соглашения между работником и работодателем (юридическим или физическим лицом) при приеме работника на работу.

3.3. Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (формы №№ Т–1, Т-1а) применяется для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), вносится запись в журнал учета движения кадров, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

3.4. Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу (формы № Т-5, № Т-5а) применяется для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (формы № Т-2), лицевом счете (формы № Т-54 или № Т-54а), вносится запись в трудовую книжку и в журнал учета движения кадров.

3.5. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (работниками) (формы № Т-8, № Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника(ов). На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61. Данные из приказа вносятся в журнал учета движения кадров , а учетная карточка переходит в картотеку уволенных.

3.6. На основании представления о награждении и заявки о проведении сверхурочных работ издаются соответствующие приказы, номера и даты которых заносятся соответственно в картотеку награжденных и в журнал учета сверхурочных работ .

3.7. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) (формы № Т-11, № Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника и в журнал учета взысканий и поощрений.

3.8. Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (форма № Т–9, №Т-9а) применяется для оформления и учета направлений(я) работников(а) в командировку(и). На основании приказа (распоряжения) вносится запись в журнал учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки.

3.9. Уставом (положением) об организации предусмотрено составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации.

Проект структуры и штатной численности по поручению руководителя организации готовится службой кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителем руководителя и утверждается руководителем организации. Первый экземпляр структуры и штатной численности помещается в дело службы ДОУ, копии направляются в службу кадров и бухгалтерию.

Периодически в структуру и штатную численность вносятся изменения, которые оформляются приказом руководителя организации.

3.10. Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.