Організація аналітичного і синтетичного обліку необоротних активів

В бюджетних установах аналітичний облік необоротних активів залежить від облікової групи, тому розглянемо кожну з них.

Основні засоби

До основних засобів належать матеріальні активи, які використовуються установою багаторазово і безперервно в процесі виконання основних функцій, надання послуг, строк корисного використання яких більше одного року і вартість яких без податку на додану вартість та інших платежів перевищує 2500 гривень за одиницю (комплект).

Строк корисного використання (експлуатації) - очікуваний період часу, протягом якого основні засоби будуть використовуватися установою або з їх використанням будуть виконуватися основні функції та завдання бюджетних установ.

Строк корисної (очікуваної) експлуатації основних засобів установи встановлюється міністерством за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання активу. У межах одного головного розпорядника бюджетних коштів на однотипні основні засоби встановлюється єдиний строк їх корисної експлуатації.

До основних засобів належать незалежно від вартості:

1) сільськогосподарські машини та знаряддя;

2) будівельний механізований інструмент;

3) робочі та продуктивні тварини;

4) усі види засобів пересування, призначені для переміщення людей і вантажів;

5) документація з типового проектування.

Перелічені об'єкти враховуються на рахунку 10 "Основні засоби", до якого відкриваються такі субрахунки:

101 - земельні ділянки;

102 - Капітальні витрати на поліпшення земель;

103 - Будинки та споруди;

104 - Машини та обладнання;

105 - Транспортні засоби;

106 - Інструменти, прилади, інвентар;

107 - Робочі і продуктивні тварини;

108 - Багаторічні насадження;

109 - інші основні засоби.

На субрахунку 101 "Земельні ділянки" обліковується земля, яка згідно з чинним законодавством придбана та/або надана для користування установі, в тому числі здавання в оренду.

На рахунку 102 "Капітальні витрати на поліпшення земель" обліковуються капітальні витрати на покращання земель. До них відносяться витрати неінвентарного характеру (не пов'язані з будівництвом споруд) на культурно-технічні заходи з поверхневого поліпшення земель для сільськогосподарського використання, які проводяться за рахунок капітальних вкладень (планування земельних ділянок, корчування площ під ріллю, очищення полів від каменів і валунів, зрізання купин, розчищення чагарників, очищення водойм тощо).

На субрахунку 103 "Будинки та споруди" обліковуються за виділеними підгрупами будинки та споруди.

На субрахунку 104 "Машини та обладнання" обліковуються силові машини та устаткування, робочі машини та обладнання, вимірювальні прилади, регулюючі прилади і пристрої, лабораторне обладнання, обчислювальна техніка, медичне обладнання, інші машини та обладнання з виділенням в окремі підгрупи.

На цьому субрахунку обліковуються мобільні телефони, якщо їх вартість перевищує 1000 грн. Якщо ж їх вартість менше цієї суми, вони обліковуються на рахунку 113 "Малоцінні необоротні матеріальні активи".

На субрахунку 105 "Транспортні засоби" обліковують усі види засобів пересування, які призначені для переміщення людей і вантажів незалежно від вартості. Виділені підгрупи транспортних засобів.

На субрахунку 106 "Інструменти, прилади та інвентар" обліковуються передавальні пристрої - лінії електропередач, трансмісії та трубопроводи, інструменти, виробничий інвентар та приладдя за встановленими підгрупами.

По рахунку 107 обліковуються робочі, продуктивні, племінні, тварини, а також службові собаки, декоративні тварини, піддослідні тварини.

По рахунку 108 "Багаторічні насадження" обліковуються штучні багаторічні насадження, декоративні насадження на вулицях, парках, на території установи чи інше, штучні насадження ботанічних садів та інші багаторічні насадження.

На субрахунку 109 " Інші основні засоби" обліковуються з виділенням в окремі підгрупи сценічно-постановочні засоби вартістю понад 10 грн за одиницю, документація з типового проектування незалежно від вартості, кінофільми, магнітні диски і стрічки, касети.

Організація аналітичного обліку характеризується наступним:

1. Основні засоби обліковуються по кожному окремому об'єкту за встановленими обліковими групами та матеріально-відповідальними особами.

Об'єкт основних засобів - це:

- закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього; конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій;

- відокремлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів однакового або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристосування, приладдя, керування та єдиний фундамент, унаслідок чого кожен предмет може виконувати свої функції, а комплекс - певну роботу тільки в складі комплексу, а не самостійно;

- інший актив, що відповідає визначенню основних засобів, або частина такого активу, що контролюється установою.

2. В аналітичному обліку всі об'єкти основних засобів відображаються в цілих гривнях без копійок (вони списуються на видатки при придбанні за рахунок.

Для організації обліку та контролю за збереженням необоротних активів кожному об'єкту присвоюють інвентарний номер, який має 8 знаків:

- перші три цифри - номер субрахунку;

- четвертий номер означає підгрупу всередині субрахунку;

- останні чотири цифри означають порядковий номер у підгрупі.

Інвентарні номери прикріплюють до об'єктів на жетонах, або записуються на них незмивною фарбою. Ці інвентарні та номенклатурні номери записують у всіх документах по надходженню, переміщенню та вибутті об'єктів.

Інші матеріальні необоротні активи - це усі інші необоротні активи, що мають матеріальну форму і не ввійшли до переліку основних засобів і до яких встановлено спрощений, груповий або інший специфічний порядок обліку.

Обліковуються на рахунку 11 за економічно однорідними групами. До рахунку 11 відкриваються наступні субрахунки.

111 - "Музейні цінності і експонати зоопарків" (незалежно від вартості), крім предметів мистецтва та природознавства, старовини і народного побуту та експонатів наукового, історичного і технічного значення, які обліковуються в порядку, встановленому для обліку цих цінностей.

112 - "Бібліотечні фонди". Обліковуються бібліотечні фонди незалежно від їх вартості: наукова, навчальна, спеціальні види літератури та інші видання. Обліковуються за груповим обліком та номінальними цінами в гривнях і копійках. Витрати на ремонт та реставрацію книг на збільшення їх вартості не відносяться а списуються на видатки. Для їх аналітичного обліку відкривається одна інвентарна картка ф. № ОЗ-9, в якій облік ведеться тільки в грошовому виразі загальною сумою. Інвентарний облік ведеться в інвентарних книгах бібліотеки.

Відповідно до закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" бібліотечні фонди - це упорядковане зібрання документів, що зберігаються в бібліотеці. Бібліотечні фонди формуються відповідно до значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів.

113 - "Малоцінні необоротні матеріальні активи". До малоцінних необоротних матеріальний активів відносять такі предмети:

1) знаряддя лову (трали, неводи, сіті та ін.);

2) бензомоторні пилки, сучкорізи, троси для сплаву;

3) спеціальні інструменти та спеціальні пристосування (для серійного і масового виробництва певних виробів або виготовлення індивідуальних замовлень);

4) предмети виробничого значення вартістю до 1000 гривень включно за одиницю (комплект) без податку на додану вартість - робочі столи, верстаки, кафедри, парти та ін.; обладнання, що сприяє охороні праці; предмети технічного значення, які не можуть бути віднесені до робочих машин (світлокопіювальні рами та ін.);

5) предмети, призначені для видачі напрокат;

6) господарський інвентар вартістю до 1000 гривень включно за одиницю (комплект) без податку на додану вартість - предмети конторського та господарського облаштування, конторське обладнання, переносні бар'єри, вішалки, гардероби, шафи різні, дивани, столи, крісла, шафи та ящики вогнетривкі, друкарські машини, гектографи, шапірографи та інші ручні розмножувальні та нумерувальні апарати, переносні юрти, палатки (крім кисневих), ліжка (крім ліжок із спеціальним обладнанням), килими, портьєри, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, а також предмети протипожежного значення - гідропульти, стендери, драбини ручні та ін; 7) інші малоцінні необоротні предмети, термін експлуатації яких більше одного року, а вартість за одиницю не перевищує 1000 гривень включно без податку на додану вартість, - телефони, обчислювальна техніка, пральні та швейні машини, холодильники та ін.

114 "Білизна, постільні речі, одяг та взуття". Ведеться груповий облік цих предметів за назвами, сортами, розмірами, цінами чи іншими характеристиками на карточках ф.ОЗ-9. Картки відкриваються на предмети одного найменування, близькі за розмірами, якістю матеріалу та ціною із зазначенням номенклатурного номера. Замість картки можна вести аналітичний облік в книгах кількісно-сумового обліку

ф. 296, 296-6.

Для обліку білизни, постільних речей, одягу, взуття використовують номенклатурні номери, що мають сім знаків:

- перші три означають субрахунок;

- четвертий підгрупу основних засобів;

- три останні означають порядковий номер у підгрупі.

При цьому предметам однієї назви, якості матеріалу, і ціни встановлюють однаковий номер. Його наносять спеціальним штампом з незмивною фарбою на цих предметах. При її змивання штамп поновлюють. Ці номенклатурні номери проставляються у всіх документах з руху цих предметів.

Предмети м'якого інвентарю відразу при прийнятті в склад маркуються спеціальним штампом, який містить назву установи. Він ставиться в такому місці, що не псує загального вигляду речі.

115 "Тимчасові нетитульні споруди". Обліковуються тимчасові нетитульні споруди, пристосування і пристрої, вартість яких передбачена в складі накладних витрат на будівництво. До них включають:

1) тимчасові нетитульні споруди, пристосування і пристрої, витрати на зведення яких включаються до собівартості будівельно-монтажних робіт;

2) сезонні дороги, тимчасові відгалуження лісовозних доріг і тимчасові будівлі у лісі (пересувні будиночки, котлопункти, пилкозаточувальні майстерні, бензозаправки та ін.).

116 - "Природні ресурси". Ведеться облік мінеральних копалин, нафтових свердловин, що належать установі.

117 - "Інвентарна тара".Обліковується наявність і рух Інвентарної тари (чанів, баків, засіків), торговельних шкафів і стелажів та інші.

118 - "Матеріали довгострокового використання для наукових цілей" ведеться облік матеріалів для науково-дослідних робіт, що використовуються неодноразово, або тривалий час, а також тих що є об'єктами наукових досліджень, а також дорогі матеріали одержані зі складу для реставрації та ремонту музейних цінностей, пам'яток архітектури.

119 - "Необоротні матеріальні активи спеціального призначення" (ті, що мають застосування тільки в окремих галузях).

Аналітичний облік в залежності від групи цих активів організується:

- за окремими об'єктами (субрахунки 113, 116,115,117);

- за групами однакових об'єктів (по всіх субрахунках);

- в цілому по субрахунку (рахунок 112 "Бібліотечні фонди");

- за матеріально відповідальними особами (у всіх випадках).

Інвентарні номери присвоюються іншим необоротним матеріальним активам крім: білизни, постільних речей, одягу, взуття. Цим активам присвоюється номенклатурні номери.

В бухгалтерському обліку вартість необоротних активів ведеться в повних гривнях без копійок, які (копійки) при придбання списуються на видатки установи. За виключенням таких активів: 112 "Бібліотечні фонди", 113 "Малоцінні необоротні матеріальні активи" , 114 "Білизна та постільні речі, одяг, взуття", 118 "Матеріали довгострокового користування" за якими облік ведеться в гривнях та копійках.

Всі необоротні активи, що знаходяться в установі, а також ті, що надходять закріплюються за матеріально-відповідальними особами, що призначаються наказом керівника установи і з якими укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Для аналітичного обліку основних засобів в бухгалтерії установи ведуть карточки встановлених спільним наказом ГУДК та Держкомстатистики №125/70 форм:

1) ф. № ОЗ-6 (бюджет) - Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах. Призначена для пооб'єктного обліку будинків, споруд, машин, обладнання, інвентаря та інших.

2) ф. № ОЗ-8 (бюджет) - Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах (для тварин і багаторічних насаджень). Призначена для індивідуального обліку робочих, продуктивних і племінних тварин, багаторічних насаджень та капітальних витрат по поліпшенню земель.

3) ф. № ОЗ-9 (бюджет) - Інвентарна картка групового обліку основних засобів в бюджетних установах. Для групового обліку однотипних засобів, що мають однакове призначення і однакову характеристику: столовий та кухонний інвентар, сценічні засоби, столи, парти, бібліотечні фонди.

4) "Опис інвентарних карток" ф. ОЗ-10 (бюджет), ведуть для контролю за збереженням карток та повнотою записів до інвентарних карток, який складається в одному примірнику до кожної класифікаційної групи.

Інвентарні картки з обліку основних засобів ведуться в одному примірнику і зберігаються в бухгалтерії в картотеці, де вони розміщені за субрахунками та підгрупами з розділенням за матеріально-відповідальними особами. У централізованих бухгалтеріях інвентарні картки розділяються ще і за установами, що обслуговуються.

В карточках записується інформація, що включає повне найменування об'єкта, технічний стан об'єктів, їх технічні характеристики, нарахування зносу, дані про переміщення та інше. З часом в картці може не залишитись вільного місця для внесення інформації , тоді додатково до неї відкривають нову картку, що є продовженням основної картки.

При цьому в старій картці роблять запис про відкриття нової. Стара картка зберігається як довідковий документ і в ній робиться відмітка про відкриття нової картки.

Інвентарні картки списаних об'єктів зберігаються в архіві установи три роки.

Інвентарні картки реалізованих об'єктів передаються разом з реалізованими об'єктами.

Для контролю за правильністю бухгалтерських записів по рахунках синтетичного і аналітичного обліку в бухгалтерії складають оборотні відомості по кожному субрахунку. Підсумки оборотів та залишків звіряються з даними Головної книги.

5) "Інвентарні списки основних засобів" ф. № ОЗ-11 (бюджет). Ведуть в місцях експлуатації матеріально-відповідальні особи.

Облік отриманих в операційну оренду необоротних активів ведеться на позабалансовому рахунку 01 "Орендовані необоротні активи".

Передача власних необоротних активів в операційну оренду оформляється договором оренди та Актом приймання - передачі основних засобів, але при цьому вони обліковуються на балансі установи на відповідних рахунках.

Узагальнення операцій з надходження необоротних активів відображається в меморіальних ордерах № 4, 6, 8.

Операції з вибуття та внутрішнього переміщення узагальнюються в меморіальному ордері № 9 "Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів" № 438 (бюджет). В ньому записи здійснюються на підставі первинних документів за датами здійснення операцій. Дані меморіального ордера № 9 заносяться до Журнал-головної.

Синтетичний облік ведеться в Журнал-головній книзі, що узгоджується з регістрами аналітичного обліку - оборотною відомістю та інвентарними картками.

Дані обліку необоротних активів у матеріально-відповідальних осіб повинні відповідати даним обліку в бухгалтерії.

Особливістю відображення в обліку руху необоротних активів полягає в тому, що із збільшенням чи зменшенням вартості основних засобів одночасно проводяться записи по рахунку 401 "Фонд в необоротних активах", пасивний, контрактивний. Відображає вкладення коштів у створення фонду в частині необоротних активів.

Загальним правилом для обліку необоротних активів є те, що в бухгалтерському обліку надходження, переміщення та вибуття набортних активів як гуманітарної допомоги бухгалтерія та матеріально-відповідальні особи відображають в облікових регістрах за діючим порядком але окремо від матеріальних цінностей, придбаних установою за рахунок коштів загального та спеціального фонду.

Кореспонденції рахунків при надходженні необоротних активів

Зміст	Сума	Кореспонденція рахунків
		Дт	Кт
Придбання за рахунок коштів загального фонду:
Отримані необоротні активи (на купівельну вартість без ПДВ)	4000	104-122	364, 675
на суму ПДВ	800	801, 802	364, 675
Одночасно відображається створення фонду в основних засобах (на купівельну вартість)	4000	801, 802	401
Перерахована плата за транспортування	240	364	311
Списана на витрати установи транспортні послуги	240	801, 802	364
Списані копійки	0,35	801, 802	364, 675
Придбання за рахунок спеціального фонду, коли установа не є платником ПДВ:
Отримані необоротні активи	2000	104-122	364, 675
на суму ПДВ	400	811-813	364
Одночасно створюється фонд в основних засобах	2000	811-813	401
Списані копійки по відповідних об'єктах	0,39	811-813	364,675
Придбання за рахунок спеціального фонду, коли установа є платником ПДВ та має право на податковий кредит з ПДВ:
Отримані необоротні активи	2000	104-122	364, 675
Одночасно на суму ПДВ	400	641	364, 675
Одночасно створюється фонд в основних засобах	2000	811-813	401
Перераховано за послуги по транспортуванню	120	364	313, 323
Списані послуги по транспортуванню (виконані)	100	811-813	364
Списана сума ПДВ по отриманих послугах	20	641	364
Списані копійки по відповідних об'єктах	0,56	811-813	364, 675
Безоплатне отримання
Отримано безоплатно нові необоротні засоби, як гуманітарна допомога, вартість 5203 грн.	5203	324	712
	5203	364	324
	5203	104-122	364
Одночасно створюється фонд	5203	812	401
Отримані основні засоби, що були в експлуатації, первісна вартість 3555 грн, при цьому залишкова вартість - 2305 грн, знос - 1250 грн. на залишкову вартість	2305	324	712
	2305	364	324
	2305	104-122	712
Створено фонд по цих засобах	2305	812	401
На суму зносу, що нарахований попереднім власником	1250	812	131-133
Придбання необоротних активів за кошти, отримані як гуманітарна допомога:
надійшли кошти	8000	324	712
Оплачено різним організаціям	4800,69	364, 675	324
Оприбутковано необоротні активи (без ПДВ)	4000	104-122	364, 675
На суму ПДВ	800	812	364, 675
Одночасно створюється фонд	4000	812	401
Списуються копійки	0,69	812	364, 675

Кореспонденції рахунків з вибуття необоротних активів

Зміст операції	Сума	Кореспонденція рахунків
		Дт		Кт
Списання в результаті ліквідації
1. Списані основні засоби по причині їх 100% зносу: на суму зносу, що дорівнює їх первісній вартості	5600	131-133		103-122
2. Списані об'єкти, як непридатні для подальшої експлуатації (аварія, пожежа): на залишкову вартість	4320	401		103-122
на суму зносу	1256	131-133		103-122
Оприбутковані матеріали від списання (дрова, господарські матеріали тощо) на підставі Довідки про надходження в натуральній формі		323	711
		364	323
		235,234	364
4. Реалізовано будинки та споруди:
на залишкову вартість	103260	401	103
на суму зносу	102102	131	103
На суму доходів від реалізації	102500	364, 675	711
Вся сума підлягає перерахуванню до бюджету	102500	811	642
надійшли кошти	102500	311, 321	675, 364
Перераховано кошти	102500	642	311, 321
5. Реалізовано установою інші активи (крім будинків і споруд)
на суму зносу	1300	131-133	104-122
на залишкову вартість	4200	401	104-122
на суму коштів одержаних від реалізації	1800	364, 675	711
на суму ПДВ (якщо установа -платник ПДВ)	300	811	641
3. Оприбутковані матеріальні цінності від ліквідації необоротних активів, МШП, що будуть використані для ремонтів чи поточних видатків: На підставі Акта на списання та Довідки про надходження в натуральній формі Одночасно проведені касові видатки	520	323	711
	520	364	323
	520	231, 234, 235, 238, 239	364
Оприбуткування металобрухту від списання необоротних активів. На підставі Акта на списання основних засобів (ф. ОЗ-3 та ОЗ-4-бюджет) та Довідки про надходження в натуральній формі		323	711
		364	323
		239	364
Металолом здано на приймальний пункт спеціалізованого підприємства		364	239
Надійшли кошти в оплату металобрухту		323	364