6.9. Використання підсумкових функцій

За умовчання, MS Excel генерує загальні підсумки для усіх зовнішніх полів зведеної таблиці і проміжні підсумки для усіх внутрішніх полів за винятком самого внутрішнього поля. При цьому, в процесі роботи можна як видаляти створені за умовчання підсумки, так і генерувати проміжні підсумки для самих внутрішніх полів.

Загальні підсумки. При використанні декількох полів даних, майстер зведених таблиць генерує окремі загальні підсумки для кожного з цих полів. Загальні підсумки, завжди використовують ту ж функцію, що і поле даних, для яких вони обчислюються. Наприклад, якщо таблиця використовує функцію „Сумма”, то ця ж функція використовується і для обчислення загальних підсумків. Якщо б замість функції „Сумма” використовувалася функція „Среднее”, то замість «загальних сум» отримаємо « загальне середнє».

Щоб створити зведену таблицю без загальних підсумків, в діалоговому вікні „Майстер зведених таблиць – крок 3”, потрібно натиснути кнопку „Параметры”. Потім зняти прапорці „Общая сумма по столбцам” і /або „Общая сумма по строкам”. Якщо потрібно видалити загальні підсумки з існуючої зведеної таблиці, необхідно вибрати команду „Параметры” в меню Сводная таблица на панелі інструментів Сводные таблицы. Потім зняти прапорці „Общая сумма по столбцам” і /або „Общая сумма по строкам”.

Проміжні підсумки. За умовчання, MS Excel створює проміжні підсумки для всіх полів, поміщених в область стовпців і рядків зведеної таблиці, за виключенням самих внутрішніх полів. Як і у випадку загальних підсумків, MS Excel генерує один рядок проміжних підсумків для кожного поля даних зведеної таблиці, і по умовчанню, проміжні підсумки створюються за допомогою тієї ж функції, яка використовується для обчислення поля даних. Однак, у випадку проміжних підсумків можна змінити використовувану по умовчанню підсумкову функцію і навіть застосувати декілька підсумкових функцій. Можна також скасувати створення проміжних підсумків для певних полів.

Щоб змінити використовувану по умовчанню підсумкову функцію або застосувати декілька функцій, потрібно виконати наступні дії:

1. Двічі клацнути на заголовку поля, або виділити заголовок поля і натиснути кнопку „Поле сводной таблицы” на панелі інструментів Сводные таблицы.

2. В діалоговому вікні „Вычисление поля сводной таблицы” необхідно вибрати одну або декілька функцій і натиснути кнопку „ОК”.

Щоб видалити проміжні підсумки для поля, необхідно:

1. Двічі клацнути на заголовку поля, або виділити заголовок поля і натиснути кнопку „Поле сводной таблицы” на панелі інструментів Сводные таблицы.

2. В діалоговому вікні „Вычисление поля сводной таблицы” необхідно встановити перемикач „Промежуточные итоги „в положення „Нет” і натиснути кнопку „ОК”.

Однак, якщо пізніше, виникне необхідність вивести в таблиці проміжні підсумки, то це можна зробити так:

1. Двічі клацнути на заголовку поля. Крім того, можна виділити заголовок поля і натиснути кнопку „Поле сводной таблицы” на панелі інструментів „Сводные таблицы”.

2. В діалоговому вікні „Вычисления поля сводной таблицы” встановити перемикач „Промежуточные итоги” в положення „Автоматические” і натиснути кнопку „ОК”.

Проміжні підсумки для самих внутрішніх полів. Хоча за умовчання MS Excel не генерує проміжні підсумки безпосередньо для внутрішніх полів, можна їх створювати, використовуючи при цьому декілька підсумкових функцій. Ці підсумки, якщо вони є, розміщуються у нижній або правій частині зведеної таблиці, вище або ліворуч від загальних підсумків.

Щоб додати проміжні підсумки безпосередньо для внутрішнього поля, необхідно виконати наступні дії:

1. Двічі клацнути на заголовку внутрішнього поля, або виділити заголовок поля і натиснути кнопку „Поле сводной таблицы” на панелі інструментів „Сводные таблицы”.

2. В діалоговому вікні „Вычисления поля сводной таблицы” необхідно вибрати одну або декілька функцій і натиснути кнопку „ОК”.

Зміна обчислень у зведених таблицях. До числових полів, поміщених в область даних зведеної таблиці, Excel по умовчанню застосовує функцію „Сумма”, а до будь-яких нечислових полів – „Количество значений”. Але можна застосувати і багато інших форм обчислень. Крім того, Excel дозволяє використовувати у зведених таблицях поля і елементи, що обчислюються.

Використання інших підсумкових функцій. Щоб переключиться на іншу підсумкову функцію, необхідно виділити будь-яку комірку в області даних і натиснути кнопку „Поле сводной таблицы” на панелі інструментів Сводные таблицы. MS Excel виведе на екран діалогове вікно „Вычисления поля сведенной таблицы”, де потрібно вибрати необхідну функцію і натиснути кнопку „ОК”.

Використання декількох підсумкових функцій до одного поля. До поля зведеної таблиці, можна застосувати будь-яку кількість підсумкових функцій. Щоб використовувати додаткові функції для поля, яке вже розташоване в області даних зведеної таблиці, потрібно виділити будь-яку комірку в області даних і натиснути кнопку „Поле сводной таблицы” на панелі інструментів. Позначивши в діалоговому вікні „Мастер сводных таблиц – макет” потрібно перетягнути в область даних діаграми макета кнопку цього же поля ще раз, щоб розмістити другу копію заголовка поля. Двічі клацнувши на копії заголовка, потім у списку „Операция” діалогового вікна „Вычисление поля сводной таблицы” потрібно вибрати потрібну підсумкову функцію і натиснути кнопку „ОК”, щоб повернутися в зведену таблицю.

Посилання на дані у зведеній таблиці. Якщо формула робочого аркуша використовує для отримання даних із зведеної таблиці звичайне посилання на комірку, то вона буде прекрасно працювати, до того моменту, поки комірка залишається на своєму місці. Але після реорганізації зведеної таблиці ця формула поверне невірні дані. Щоб уникнути цього, потрібно використати в формулі функцію «Получить данные сводной таблицы» для створення посилання на дані зведеної таблиці.

Функція «Получить данные сводной таблицы» має два аргументи. Перший аргумент служить для указівки зведеної таблиці, а другий аргумент описує дані, що витягуються. Перший аргумент може бути будь-якою коміркою зведеної таблиці або ім'ям діапазону, призначеного зведеною таблицею, а так же написом, записаним в комірці над лівим верхнім кутом таблиці. Другий аргумент, що поміщається в подвійні лапки, перераховує імена полів, на перетинанні яких знаходяться дані, що витягуються. Імена полів у другому аргументі повинні бути розділені пробілом.