6.5. Відновлення зведеної таблиці

Як вже відзначалося, зведена таблиця пов'язана з вихідними даними, однак вона автоматично не оновлюється при зміні вихідних даних. Щоб оновити зведену таблицю, потрібно виділити у ній будь-яку комірку і потім в меню Данные вибрати кнопку Обновить данные або натиснути однойменну кнопку на панелі інструментів Сводные таблицы.

Відновлення таблиці при відкритті файлу. Щоб MS Excel автоматично оновляв зведену таблицю при кожному відкритті книги, у якій вона знаходиться, виберіть команду „Параметры” в меню Сводная таблица на панелі інструментів Сводная таблица. Потім у діалоговому вікні „Параметры сводной таблицы” необхідно встановити прапорець „Обновить при открытии”.

Якщо для отримання даних використовується запит до зовнішнього джерела, який займає достатньо багато часу, то прапорець „Обновить при открытии” краще зняти.

Відновлення пов'язаних зведених таблиць. Якщо одна зведена таблиця слугує джерелом даних для іншої, то при відновленні будь-якої з них перераховуються обидві таблиці.

Відновлення зведеної таблиці, пов'язаної із зовнішніми даними. Якщо зведена таблиця побудована на основі зовнішнього джерела даних, то MS Excel може виконати запит до нього у фоновому режимі, тобто дозволяє працювати з таблицею під час її відновлення. Щоб включити цей режим, потрібно виділити в таблиці будь-яку комірку і вибрати команду „Параметры” в меню Сводная таблица на панелі інструментів Сводные таблицы. Потім у вікні діалогу „Параметры сводной таблицы” (рис. 6.5) встановити прапорець „Фоновый запрос”. У випадку, коли у зведеній таблиці використовуються поля сторінок, можна встановить такий режим виконання запиту, при якому MS Excel запитує тільки дані, необхідні для поточної сторінки, що переглядається. Цей режим пред'являє більш скромні вимоги до ресурсів комп'ютера, оскільки при виконанні запиту витрачається менше оперативної пам'яті, що може виявитися вагомим чинником при роботі з великою зовнішньою базою даних. Крім того, можна зволіти цей режим при рідкісному переключенні сторінок.

Щоб запитати зовнішнє джерело даних тільки для однієї сторінки, потрібно двічі клацнути на кнопці будь-якого поля сторінки. У діалоговому вікні яке з'явиться, слід натиснути кнопку „Далее”. Потім у діалоговому вікні „Дополнительные параметры поля сводной таблицы” встановити перемикач „Обновлять внешние данные при выборе каждого элемента”.

Структурнее виділення елементів зведеної таблиці. При роботі зі зведеними таблицями можна використовувати новий режим виділення, який називається структурним виділенням. Якщо цей режим включений, то при виділенні елементів у зведеній таблиці MS Excel автоматично розширює виділення, включаючи в нього всі інші екземпляри цього елемента.

Структурне виділення полегшує порівняння пов'язаних елементів у зведеній таблиці. Не менш важливим є те, що при включеному структурному виділенні всі формати, застосовані до виділених комірок, зберігаються навіть після відновлення або реорганізації зведеної таблиці. Проте, MS Excel дозволяє відключати цей режим, оскільки структурне виділення істотно відрізняється від звичайного виділення комірок в робочих аркушах.

Включення і вимикання структурного виділення. Щоб включити або виключити структурне виділення, необхідно виділити будь-яку частину зведеної таблиці. Потім вибрати команду „Выделить” в меню Сводная таблица на панелі інструментів Сводные таблицы.

Коли структурне виділення включено, кнопка ліворуч від команди „Разрешить выделение” знаходиться в натиснутому стані, і три верхні команди цього підпорядкованого меню стають доступними. Якщо режим структурного виділення виключений, то кнопка виглядає ненатиснутою, а три перші команди недоступні.

Виділення тільки заголовків або тільки даних. Команди з підпорядкованого меню „Выделить” і відповідні кнопки на панелі інструментів Сводные таблицы дозволяють виділити тільки заголовок або тільки дані. Якщо потрібно виділити тільки заголовки, без відповідних даних, то треба натиснути кнопку „Только заголовки”. Щоб відновити повний режим виділення, необхідно натиснути кнопку „Заголовки и данные”.

Виділення усієї зведеної таблиці. Щоб виділити зведену таблицю повністю, необхідно вибрати команду „Выделить” в меню Сводная таблица на панелі інструментів Сводные таблицы. Потім у підпорядкованому меню „Выделить” вибрати команду „Таблиця целиком”.