Порядок приема и учета письменных обращений граждан

Все поступившие обращения граждан регистрируются в день их поступления в журнале учета предложений, заявлений и жалоб. Письменное обращение должно быть подписано с указанием фамилии, имени и отчества и содержать, помимо существа вопроса, данные о месте жительства (работы, службы или учебе) заявителя. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат.

Конверты, в которых поступили письма, хранятся в течение всего периода разрешения обращения, затем уничтожаются.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых:

- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению,

- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения,

- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

Начальник подразделения определяет порядок и сроки рассмотрения обращений и дает письменные указания исполнителям. На тексте обращений надписи не делаются.

По каждому обращению не позднее чем в 5-дневный срок должно быть вынесено одно из следующих решений: о принятии жалобы или заявления к своему производству или нерассмотрении его (анонимные); передаче обращения на разрешение в подчиненную организацию по принадлежности. О пересылке материалов обращения в другую организацию заявитель в обязательном порядке извещается письменно.

Заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления (регистрации), а не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, но не позднее 15 дней. Срок разрешения обращения исчисляется со дня его поступления по день направления ответа заявителю. В случае, если окончание срока разрешения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается предшествующий ему рабочий день.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребования дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки могут быть продлены лицом, давшим поручение, но не более чем на 1 месяц (общий срок не более 2 месяцев, за исключением случаев, когда материалы рассматриваются в суде).

На обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы ответы и сведения направляются в течение 30 дней со дня регистрации.

Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры по устранению указанных недостатков и заявителю дан ответ.

Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей.

Контроль за исполнением служебных документов

Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения без указания даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные – в срок не более 1 месяца.

Заявления, жалобы и предложения граждан рассматриваются в срок до 1 месяца.

Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей – не более 15 дней.

Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются в срок до 2 дней, остальные – в срок до 10 дней.

Срок исчисляется в календарных днях от даты поручения.

На лицевой стороне первого листа документа, взятого на контроль, проставляется отметка о контроле.

Если поручение дано нескольким исполнителям, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым.

При необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее 3 дней до истечения этого срока мотивированную просьбу о его продлении.

На исполненном служебном документе исполнитель должен проставить отметку с указанием каким номером (входящим, исходящим) исполнен служебный документ, дату исполнения, номер дела, в которое документ должен быть подшит.