САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ГПС МЧС РОССИИ

КАФЕДРА ПОДГОТОВКИ СОТРУДНИКОВ

ПОЖАРНО-СПАСАТЕЛЬНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Утверждаю Начальник кафедры

майор внутренней службы

А.С. Крутолапов

«___» _________ 2006 г.

ЛЕКЦИЯ

по учебной дисциплине: ОДПО – организация деятельности

пожарной охраны

Категория обучаемых: старшие инспектора по особым поручениям,

инспекторы отделов кадров и профессиональной подготовки

ГУ МЧС по субъектам РФ.

Раздел № 2 – специальная подготовка

Тема № 2.14 – организация и ведение делопроизводства

в МЧС России

Обсуждена и одобрена на заседании кафедры.

Протокол № от « » 2006г.

Санкт-Петербург

2006г.

Цель и задачи: совершенствование знаний и практических навыков слушателей по вопросам организации и проведения единой кадровой политики по подбору и расстановке кадров.

Время: 2 часа

Содержание и порядок проведения

Время, мин

Вводная часть (организационный момент, актуальность темы) Основная часть Учебные вопросы ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ГПС МЧС РОССИИ ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПОРЯДОК ПРИЕМА И УЧЕТА ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ СЛУЖЕБНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ Заключительная часть (подведение итогов и задание на самоподготовку)

10 70 10

Организация и ведение делопроизводства в подразделениях гпс мчс россии

Порядок приема, учета, прохождения, хранения, подготовки, оформления и отправки несекретных документов, а также контроль за их исполнением в подразделениях ГПС МЧС России осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом МЧС России от 07.03.2003 № 120.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на начальников подразделений ГПС.

Работа с документами и хранение их за пределами служебных помещений организаций запрещается. В исключительных случаях такую работу вправе разрешить начальник подразделения ГПС.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники обязаны передать через ответственных за ведение делопроизводства находящиеся у них на исполнении документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения (при увольнении – сдать).

Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность документов и неразглашение содержащейся у них служебной информации. Об утрате служебного документа необходимо немедленно поставить в известность ответственного за ведение делопроизводства и начальника подразделения.

Принятые на работу сотрудники в течение одного месяца должны быть ознакомлены с требованиями Инструкции.

Регистрация поступившей корреспонденции производится в день поступления. На зарегистрированном документе в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается номер и дата поступления документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления. После регистрации входящая корреспонденция предается на рассмотрение начальнику подразделения ГПС, а затем в соответствии с резолюцией – исполнителям.

Исполненные документы передаются исполнителем ответственному за ведение делопроизводства для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых документов.

Регистрацию и отправку исходящих документов осуществляет структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. При приеме служебных документов для регистрации и отправки проверяется правильность оформления и адресования документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, а также наличие на экземпляре, подшиваемом в дело, отметки в какое дело этот документ следует подшить.