Управленческих документов

1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности

Термин «делопроизводство» характеризует отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ).

Документирование (от лат. documentum – доказательство) – регламентированный процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входят:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение, распределение и регистрация;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов; контроль исполнения документов;

• их отправка;

• систематизация и текущее хранение документов.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

Понятие «документ» является основным и фундаментальным понятием в документоведении.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Реквизиты – это элементы, составляющие каждый документ (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Основными функциями документа являются:

• информационная;

• историческая;

• коммуникативная;

• культурная;

• правовая;

• социальная.

Комплекс документов, создаваемых на предприятии, определяется:

• кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности предприятия;

• характером и объемом компетенции учреждения;

• порядком разрешения вопросов (единоначалие или коллегиональность);

• объемом и характером взаимосвязи с другими учреждениями.

Порядок и правила документирования управленческих действий обеспечивается следующими нормативными материалами:

- государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая представляет собой совокупность правил и принципов, устанавливающих единые требования к документированию;

- унифицированной системой документации (УСД), представляющая собой совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и характерны для определенной сферы деятельности;

- отраслевым классификатором технико-экономической документации (ОКТЭД).