Оформление результатов инвентаризации

Документально оформленная инвентаризация является одним из элементов метода бухгалтерского учета, служит обязательным до­полнением к текущей документации хозяйственных операций и по­зволяет обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

В процессе проведения инвентаризации ответственные лица ко­миссии заполняют в инвентаризационной описи данные о фактиче­ском наличии имущества.

Инвентаризационные описи следует заполнять в количестве не менее двух экземпляров четко, без помарок и подчисток.

Запрещается вносить в инвентаризационные описи данные со слов материально ответственных лиц или по данным учета без про­верки их фактического наличия.

При обнаружении имущества, пришедшего в негодность и не списанного с бюджетного учета, комиссия должна дать рекоменда­ции составить акт на списание такого имущества и сделать отмет­ку об этом в графе «примечание» инвентаризационной описи.

Если в ходе проверки обнаруживается неучтенный объект или данные по какому-либо объекту в регистрах учета отсутствуют или не соответствуют действительности, инвентаризационная комис­сия указывает в описях правильные данные или технические харак­теристики.

Чтобы не допустить внесения недостоверных записей, в описях не допускается оставлять незаполненные строки. Строки на последних страницах, оставшиеся свободными, прочеркиваются. Более того, в отдельных инвентаризационных описях после прочерка тре­буется указать прописью общее количество сделанных записей.

Товарно-материальные ценности (материальные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносят в описи по каждому от­дельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.)

Исправление ошибок производится во всех экземплярах инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) так: зачёркиваются неправильные записи и над ними ставятся правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризаци­онной комиссии и материально ответственными лицами.

Если материально ответственные лица обнаружат после инвен­таризации ошибки в инвентаризационных описях (сличительных ве­домостях), они должны немедленно сообщить об этом председате­лю инвентаризационной комиссии до вскрытия соответствующих помещений, где хранится имущество. Инвентаризационная комис­сия проверяет указанные факты и, если они подтвердятся, исправ­ляет ошибки в установленном порядке.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объ­ектам нефинансовых активов (ф. 0504087) и Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088) представлены соответственно в Приложениях № 1 и № 2. Изучите их.

Подведение итогов инвентаризации

Подведение итогов инвентаризации происходит в несколько этапов.

Заполненные в процессе проведения инвентаризации описи и другие документы комиссия передает в бухгалтерию. В бухгалтерии инвентаризационные описи:

• проверяют на правильность заполнения;

• сравнивают фактическое наличие имущества и суммы финан­совых обязательств с данными бухгалтерского учета;

• выявляют факты расхождения.

Как правило, если бухгалтерский учет ведется вручную, то сведе­ния, приведенные в инвентаризационной описи по данным бюджет­ного учета, бухгалтер проставляет по окончании инвентаризации. При автоматизированной обработке эти данные могут проставляться до инвентаризации.

Выполнив проверку цен, таксировки подсчета итогов, бухгал­тер должен сделать об этом отметку на последней странице опи­си «Цены, таксировка и подсчет итогов проверены», поставив свою подпись.

При выявлении расхождений в описях бухгалтер анализирует объяснительные записки материально ответственных лиц, прилагаемые к инвентаризационным описям.

Факт выявленных комиссией отклонений или их отсутствие бух­галтерия подтверждает составлением Ведомостей расхождений по результатам инвентаризации формы 0504092, прилагая к ним объ­яснительные записки материально ответственных лиц, переданные ранее с инвентаризацион­ными описями.

Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) бухгалтерия передает инвентаризационной комиссии, сопровождая их реестром сдачи документов (ф. 0504053).

На основании этих ведомостей и объяснительных материально ответственных лиц, написанных ими во время проведения инвентаризации, комиссия классифи­цирует причины и определяет характер выявленных отклонении от данных бюджетного учета. После чего комиссия составляет Акты о результатах инвентаризации формы 0504835 на каждое материально ответственное лицо, в которых излагает предложения по урегулированию отклонений.

Акты подписывают все члены комиссии.