2.4. Роль руководителя офиса

Прежде всего необходимо усвоить понятия и определения, касаю­щиеся роли руководителя офиса.

Управление офисом — целенаправленное воздействие, организующее труд служащих. Это также воздействие на многие другие процессы развития социально-экономической системы.

Административное управление — управление, осуществляемое по формально утвержденным полномочиям с учетом организационных требований.

Административная функция — помимо того, что она базируется на основных функциях менеджмента — планировании, организа­ции, мотивации, контроле, включает в себя также прогнозирование, распорядительство, координацию, руководство основной деятель­ностью административной службы, подбор и расстановку персо­нала, обеспечение правовой и социальной защищенности служа­щих офиса.

Руководитель офиса (офис-менеджер) — лицо, организующее ра­боту административной службы и персонифицирующее решения группы специалистов офиса.

Руководитель учитывает и обобщает мнения всех специалистов и соответствующих служб, но решать должен именно он. Руководитель охватывает проблему в целом, во всех ее аспектах, поэтому принятие решения — основная его функция, а в случае его уклонения от этого деформируется вся кадровая структура офиса. Руководитель направляет деятельность управленческого коллектива на реализацию задач, возложенных на него собственником, несет персональную ответственность за своевременное решение основных проблем управляемой системы в целом, за организацию работы и контроль исполнения, а также представляет или высшее звено управления, или собственника в данном управленческом коллективе. Деятельность руководителя заключается в решении общих проблем развития управляемой и управляющей системы.

Важная проблема — соотношение руководителя (менеджера) и хозяина (собственника). Собственник первичен. Руководители разного уровня могут быть собственниками полными или частич­ными, например акционерами. При хорошо организованном пред­принимательстве функции собственника четко отделены от функ­ций управляющего. Собственник назначает управляющего, дает ему указания, контролирует итоги его работы. Но само управление организует управляющий. Если собственник работает в управлении, то он должен выполнять только те обязанности, которые ему по­ложено выполнять.

Функция руководителя офиса. Руководитель офиса относится к категории основного состава руководителей организации (предпри­ятия). Он подчиняется непосредственно руководителю организации (предприятия) и его статус равен статусу первых его заместителей. Основными его задачами являются руководство и контроль финансово - хозяйственной деятельности офиса с целью обеспечения максимальной эффективности организации.

Работа руководителя офиса регламентируется (в зависимости от масштабов деятельности) уставом, положением или должностной инструкцией.

На должность руководителя офиса назначается лицо, отвечаю­щее установленным квалификационным требованиям. Эту долж­ность предпочтительно занимает лицо с высшим профессиональным образованием и стажем работы на руководящих должностях в ком­мерческих структурах.

Обязанности руководителя офиса Руководитель офиса в пределах своих функций имеет следующие должностные обязанности:

• осуществление руководства всеми видами работ в офисе;

• направление деятельности персонала офиса на достижение организационных целей;

• обеспечение выполнения всех обязательств предприятия пе­ред государством, поставщиками, заказчиками и банками;

• обеспечение офиса квалифицированными специалистами, а также наилучшее использование их знаний и опыта, создание благоприятных условий их труда;

• обеспечение соблюдения законности деятельности офиса, ак­тивное использование правовых средств для совершенствования управления;

• решение всех вопросов в пределах предоставленных прав и поручение выполнения отдельных производственно-хозяй­ственных функций другим должностным лицам — руководи­телям функциональных служб офиса.

Содержание труда руководителя офиса. Содержание деятельности руководителя офиса разнообразно: он выступает в роли администра­тора, организатора, специалиста и воспитателя. Выполняя организа­ционно-административные операции, руководитель ведет творческую работу — осуществляет поиск разного рода решений, в том числе и важнейших для своего предприятия.

Количество работы, которое приходится выполнять руководителю офиса или которую он считает необходимой выполнять в течение рабочего дня, огромно, а темпы ее выполнения очень напряженны.

Очень часто многие виды труда выполняются руководителем не последовательно, а параллельно. После долгих часов работы руково­дитель не в состоянии уйти от проблем своего предприятия ни фи­зически, ни мысленно.

Руководитель:

• планирует работу коллектива, исходя из общих задач;

• определяет долю участия в выполнении работы каждого под­разделения и подчиненных работников;

• организует собственный труд и труд подчиненных по выпол­нению работ;

• контролирует ход выполнения работы;

• оценивает и стимулирует деятельность подчиненных.

Существенную роль в организации труда руководителя играют регламентация его трудового процесса путем правильного распре­деления рабочего времени между видами управленческих работ, рационального планирования рабочего дня и недели, определения порядка и методов выполнения основных видов работ и использо­вание процедур отдельных работ, выполняемых в кооперации с другими работниками.

По данным обследований, продолжительность рабочей недели руководителя офиса может составлять от 60 до 80 (и более) часов, при этом его рабочее время распределяется следующим образом: запла­нированные заседания и встречи — 59%, незапланированные встре­чи — 10, работа с документами — 22, телефонные переговоры — 6, поездки и др. — 3%.

В процессе труда руководителя офиса особое и важное место занимает работа с информацией. Это объясняется тем, что инфор­мация — один из важнейших ресурсов офиса и предмет его дея­тельности. Учитывая, что информационные массивы современного офиса составляют основу для принятия оптимальных решений, а в итоге и основу для реализации административной деятельности, особое внимание следует обратить на умение руководителя офиса эффективно взаимодействовать с информационной системой пред­приятия. Руководитель должен знать принципы функционирования информационной системы организации, владеть методикой поиска, сбора, передачи, обработки и анализа информации. Руководитель также должен уметь работать с основными видами информацион­ной техники. Следует установить четкую процедуру работы с ин­формацией в организации, обеспечить пропуск на верхний уровень управления самой необходимой оперативной информации.

Среди основных качеств, присущих административному персо­налу, необходимо выделить такие, как большая выдержка, крепкие нервы и целеустремленность, логическое и рациональное мышле­ние в сочетании с умением быстро схватывать суть проблемы и раз­решать ее быстрее, чем это может сделать «средний человек», брать на себя бремя ответственности за руководящие решения и дейст­вия. Обращение руководителя с людьми должно быть искренним, дружественным, приветливым, но решительным, при этом он дол­жен уметь ясно и доходчиво передавать свои мысли устно или письменно. Талантливый руководитель всегда выступает в роли при­мера для подражания подчиненных, коллег, равных по должности, и даже для более высоких руководителей. По данным опросов, приоритетными требованиями к руководителю являются:

• лидерство;

• эффективность руководства;

• видение перспектив;

• достижение согласия;

• предприимчивость;

• гибкость в смене роли;

• восприимчивость;

• гибкий стиль;

• способность к анализу;

• решение проблем.