2. Технология согласования, подписания, утверждения документа Согласование документа

Гриф согласования документа должен, как правило, приме­няться при согласовании документа с другими организациями, ин­тересы которых в нем затрагиваются, а также с коллегиальными органами данной организации, включая общественные (общее со­брание, комиссия и др.). Согласование имеет целью подтвержде­ние необходимости издания документа, правильности изложения вопросов и соответствия их действующим нормативным актам.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВА­НО (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (с указанием полного наимено­вания организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, на­пример:

СОГЛАСОВАНО Префект Южного административного округа г. Москвы

личная подпись П. П. Бирюков 11.05.2003

При необходимости согласования документа с несколькими ор­ганизациями фифы согласования располагаются на одном уровне или составляется лист согласования с указанием на нем наимено­вания документа, о чем в документе на месте проставления грифа согласования делается отметка: Согласовано, см. лист согласова­ния.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и другими документами, то гриф согласования оформляется сле­дующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо АООТ "Изумруд" от 26.04.2003 № 16 СК

Согласование производится, как правило, после подписания документа.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левой стороны документа.

Визы согласования документа применяются при согласова­нии проекта документа с подразделениями данной организации. Как и грифом согласования, визами подтверждается возможность издания документа, объективность включения в него информации, отсутствие в документе ошибочных положений, соответствие его правовым актам и ранее принятым решениям, техническая и эко­номическая обоснованность предлагаемых мер и др.

При визировании проекта документа должна соблюдаться оп­ределенная последовательность: первым визирует проект доку­мента исполнитель, отвечающий за общее содержание документа, вторым - руководитель подразделения, в котором работает испол­нитель, затем - должностные лица, интересы (вопросы) которых затрагиваются в документе, потом - юрист на соответствие проекта документа действующим нормативным документам, в том числе данной организации, а также на соответствие вида документа его содержанию. Последним проект документа визирует сотрудник (ру­ководитель) подразделения конфиденциального делопроизводства на предмет наличия и правильности оформления необходимых реквизитов проекта документа и соответствия грифа его кон­фиденциальности составу содержащейся в проекте документа ин­формации.

Документ, подлежащий визированию, может представляться на подпись соответствующему должностному лицу только при нали­чии всех необходимых виз.

Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

Начальник отдела снабжения

личная подпись И.Н. Петров

09.04.2003

При наличии замечаний к проекту документа они излагаются на отдельном листе, прилагаемом к документу, а виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник отдела кадров

личная подпись А.А. Сидоров

11.04.2003

Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются на нем в нижней части оборотной стороны послед­него листа. Если подлинник отправляется, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны остающегося в организации эк­земпляра. Допускается проставление виз производить на отдель­ном прилагаемом к документу листе, а также осуществлять по ус­мотрению организации, полистное визирование документа, вклю­чая приложения.