Оформление издаваемых конфиденциальных доку­ментов

Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и техноло­гической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов толь­ко проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземп­ляров. Текстовые документы оформляются по установленным пра­вилам оформления различных систем управленческой документа­ции. Самой многочисленной по составу и объему документов, при­сущей всем организациям, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организа­ционно-распорядительной документации, применяемая для фикса­ции решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регу­лирования деятельности организаций. Порядок оформления кон­фиденциальных организационно-распорядительных документов в значительной степени совпадает с правилами оформления откры­тых документов, но вместе с тем имеет и существенные отличительные особенности.

С учетом того, что порядок оформления организационно-распорядительных документов, по сравнению с порядком оформ­ления документов, входящих в другие системы управленческой документации, с одной стороны, является наиболее сложным, а, с другой стороны, в значительной мере применим к этим системам, в данном подразделе рассматривается именно этот порядок.

Состав организационно-распорядительных документов опре­делен Общероссийским классификатором управленческой доку­ментации и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Значительная их часть использу­ется для отображения (фиксирования) информации, составляющей коммерческую и служебную тайну.

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем. Основные функциональные возможности типовой системы данного класса можно определить следующим образом:

• Прием и обработка поступающей документации,

• Регистрация внутренних и внешних документов,

• Подготовка и рассылка исходящих документов,

• Оперативный контроль исполнения документов,

• Организация процедур согласования и визирования документов,

• Автоматическое создание документов на определенных этапах выполнения бизнес-процесса,

• Автоматическое заполнение реквизитов документов,

• Организация сквозного документооборота между отдельными подразделениями предприятия (в том числе территориально удаленными),

• Ведение электронного архива,

• Ограничение доступа к документам, разграничение прав доступа к документам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников, обеспечение сохранности документов,

• Возможность подготовки стандартных отчетов и отчетов, сформированных по запросу пользователя,

• Возможность работы с документами удаленных пользователей по каналам INTERNET/INTRANET,

• Наличие дополнительных сервисов, например, автоматическая рассылка уведомлений, возможность работы с графической информацией (чертежами, схемами и др.).