Учет кассовых операций

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие (или часть предприятия) должно иметь кассу. Ведение кассовых операций поручается кас­сиру либо лицу, выполняющему обязанности кассира по совмещению с отпуском ЛС. Руководитель издает приказ о назначении кассира (или исполняющего обязанности кассира) на конкретное лицо, заключает с ним договор о полной материальной ответ­ственности, знакомит кассира с его должностной инструкцией. Кассир или лицо, ис­полняющее обязанности кассира, обязан знать:

• «Порядок ведения кассовых операций в РФ» изложенный в письме Центр.Банка № 40 от 23.09.93г. с изменениями от 26.02.96г.;

• «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин (ККМ) при осуще­ствлении денежных расчетов с населением» утв. письмом Минфина РФ от 30.08.1993 №104.;

• Закон РФ от 22.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использова­нием платежных карт»;

• Постановление Совета Министров РФ от 30.07.1993г. № 745 «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин...» (в ред. Постановле­ний Правительства РФ от 23.10.3995 N 1028, от 06.01.3997 N 11, от 19.12.1997

N 1607, от 07.08.1998 N 904, от 03.09.1998 N 1027, от 21.11.1998 N 1364, от 07.01.1999 N 24, от 02.12.2000 N 917, от 08.08.2003 N 476, с изм., внесенными оп­ределением Верховного Суда РФ от 19.12.2002 N КАС 02-624). Необходимо ..знать, что в торговых учреждениях могут быть:

• Операционные кассы для работы с населением, осуществляющие расчеты за куп­ленные товары.

• Касса предприятия (учреждения), где старший кассир осуществляет прием денег от кассиров-операционистов, принимает и выдает деньги организациям. Ведет кассовую книгу. Проверяет правильность оформления кассовых документов. Старший кассир выдает кассирам-операционистам разменные деньги. Не путать с лимитом денежных средств.

В малых предприятиях, не имеющих в штате старшего кассира, обязанности последнего могут исполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя, с заключением договора о материальной ответственности.

Аптечные учреждения могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по расчетам предоставленным учреждением.

Лимит рассчитывается исходя из среднедневных поступлений и расхода на­личных денег в кассе предприятия за последние 3 месяца.

Лимит устанавливаемся сроком на 1 год, но может быть при необходимости и пересмотрен раньше при предоставлении нового расчета.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов.

Аптечные учреждения, имеющие постоянную денежную выручку по согласо­ванию с банком, могут расходовать ее, на оплату труда, на закупку ЛС, посуды с на­селения.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх уста­новленного лимита только для оплаты труда не свыше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Приходные кассовые операции и их документальное оформление

1. Выручка отделов аптеки.

2. Выручка мелкорозничной сети.

3. Поступление денег из банка.

4. Оплата стоимости проката (если такая услуга в аптеке есть).

5. Возврат неиспользованных авансов.

6. Возмещение ущерба причиненного аптеке.

7. Поступление денег от сторонних организаций (покупателей аптеки).

8. Все прочие виды поступления.

Прием наличных денег с применением ККМ и оформление кассовых документов Основной источник поступления наличных денег в кассу аптек - от населения, которое оплачивает стоимость ЛС и других товаров наличными деньгами.

Прием наличных денег осуществляется только с применением "ККТ по прави­лам установленным Законом РФ от 22,05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контроль­но-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расче­тов с использованием платежных карт».

На основании статьи I закона использовать ККТ для расчетов с населением обязаны все организации и индивидуальные предприниматели в случае осуществле-

ния или торговых операций или оказания услуг.

Исключение составляют некоторые категории предприятий, которые в силу специфики своей деятельности могут осуществлять денежные расчеты с помощью бланков строгой отчетности - квитанций и др. документы, формы которых утвержде­ны Минфином России. Перечень таких категорий предприятий указан в п. 2 Феде­рального закона № 54-ФЗ.

Приобретая ККТ руководитель должен убедиться, что данная модель внесена в Гос.реестр ККТ используемых на территории РФ. В случае отсутствия ее в реестре будет отказано в ее регистрации в налоговом органе.

При покупке ККТ необходимо проверить наличие голограммы с надписью «Государственный реестр» - наноситься генеральным поставщиком ККТ,

Вторая голограмма с надписью «Сервисное обслуживание» наносится Центром технического обслуживания при постановке ККТ на учет (письмо ГН службы РФ от 15.01.97 №ВК-16/49, 6-16/49 «О средствах визуального контроля на ККМ»).

ККТ должна быть зарегистрирована в Налоговом органе. Порядок регистрации устанавливается приказом МНС РФ № ВГ-3-14/36 от 22.06.95. При регистрации ККТ оформляется «регистрационная карточка».

На каждой машине имеется свой заводской номер, который обязательно указы­вается на всех документах: кассовом чеке, отчетах, справках, актах.

На каждую кассовую машину администрация заводит «Журнал кассира-операциониста» - форма № КМ-4», утвержденный Госкомстатом РФ № 132 от 25,12.98г., который должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и ее печа­тью.

Записи в нем производятся в хронологическом порядке чернилами без помарок, при внесении исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями касси­ра, руководителя и главного бухгалтера.

Перед началом работы кассир-операционист получает у директора организации или старшего кассира: ключи от кассовой кабины и денежного ящика, разменную мо­нету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями.

На выбиваемом покупателю чеке должны быть следующие реквизиты:

• наименование организации;

• идентификационный номер (ИНН) организации;

• заводской номер ККТ;

• порядковый номер чека;

• дата и время покупки;

• стоимость покупки;

- признак фискального режима.

Чеки ККТ действительны только в день их выдачи покупателю.

В случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва кассовой ленты, работа на ККТ должна быть приостановлена. Если устранить неис­правность силами кассира не удалось, кассир ставит в известность о поломке админи­страцию. Срочно вызывается мастер из Центра технического обслуживания. Продол­жать реализацию товара при выходе из строя ККТ невозможно, это считается, как ра­бота без кассового аппарата. Возобновить работу можно после починки или замене на исправленную резервную ККТ.

В «Книге кассира-операциониста» вышедшей из строя ККТ делается пометка о причине приостановления работы, а так же время окончания работы.

Санкции за нарушения требований по применению ККТ

За нарушение требований закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» применяются штрафные санкции, установленные статей 14.5 Кодек­са Российской Федерации об административных правонарушениях (далее Ко АП РФ).

С 1 июля 2002г. (введение в действие Ко АП РФ) налоговая инспекция получи­ла право взыскивать штрафы за не применение ККТ при денежных расчетах с населе­нием.

Кодексом установлены новые размеры штрафов, расширен круг лиц. привле­каемых к ответственности.

За не применение ККТ можно оштрафовать:

• фирму от 300 до 400 МРОТ (минимальных размеров оплаты труда);

• должностных лиц (в т.ч. предпринимателей от 30 до 40 МРОТ);

• граждан (продавца) от 15 до 20 МРОТ.

По вопросам наложения штрафных санкций за неприменение ККТ. Министер­ство РФ по налогам и сборам дало разъяснение в письме от 14.08.2002г. № АС-6-06/1243. В нем сказано, что использование ККТ с нарушением требований, установ­ленных п. 7 «Положения по применению ККМ при осуществлении денежных расче­тов с населением» утв. постановлением Правительства РФ от 30.07.93г. № 745 -рассматривается как не применение ККТ при денежных расчетах населением.

п. 7 «Положения по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением» утв. постановлением Правительства РФ от 30.07,93г. № 745:

В организациях допускается применение только исправных контрольно - кассо­вых машин с долговременным и энергонезависимым хранением информации в фис­кальной (контрольной) памяти, которые:

а) соответствуют техническим требованиям к контрольно - кассовым машинам;

б) допущены к использованию в соответствии с классификатором контрольно - кассовых машин;

в) имеют в случаях, установленных Комиссией, прикладные программы, допу-­ щенные Комиссией к использованию с конкретной моделью контрольно - кассовой машины;

г) оснащены средствами визуального контроля "Государственный реестр" и "Сервисное обслуживание";

д) находятся на техническом обслуживании в центре технического обслужива-­ ния контрольно - кассовых машин;

е) зарегистрированы в налоговых органах.

В необорудованных помещениях или вне помещений могут использоваться ком­пактные контрольно - кассовые машины с автономным электропитанием.

Контрольно - кассовые машины должны проходить проверку исправности в цен­трах технического обслуживания ежегодно, в январе - феврале.

Не допускаются к применению контрольно - кассовые машины, на которых от­сутствует либо повреждена пломба центра технического обслуживания, отсутствуют маркировка предприятия - изготовителя или одно из средств визуального контроля.

Неисправной считается контрольно - кассовая машина, которая:

а) не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает на чеке рекви­- зиты, предусмотренные в пункте 4 настоящего Положения;

б) не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает контрольную ленту или другие документы, предусмотренные техническими требованиями к кон-

трольно - кассовым машинам и их фискальной (контрольной) памяти;

в) не выполняет или выполняет с ошибками операции, предусмотренные техни­- ческими требованиями к контрольно - кассовым машинам и их фискальной (кон­- трольной) памяти;

г) не позволяет получить данные, содержащиеся в фискальной (контрольной) памяти, необходимые для осуществления контроля налоговым органом;

д) применяет прикладные программы, не допущенные Комиссией к использова­- нию с конкретной моделью контрольно - кассовой машины.

В правилах эксплуатации контрольно - кассовых машин могут быть предусмот­рены и другие неисправности, при наличии которых указанные машины не должны применяться.

По окончании смены представитель администрации в отсутствии кассира сни­мает показания секционных и контрольных счетчиков, получает распечатку 2-отчета, подписывает его, указывает номер ККТ машины. Данные о снятии показании ККТ за­писывается в «Журнал кассира-операциониста», скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

В случае ошибки кассира при вводе суммы или возврата использованного чека и возврата денег (с разрешения и подписания чека директором) кассир совместно с администрацией составляет «Акт о возврате денежной суммы покупателю по неис­пользованным кассовым чекам» - форма № КМ-3, чеки подклеиваются к акту и хра­нятся вместе с другими кассовыми документами за этот день.

Данные акта заносятся в «Книгу кассира-операциониста». После снятия пока­заний счетчиков, определяются и проверяются фактические суммы выручки, выясня­ется, есть или нет расхождения.

При расхождении сумм, представитель администрации и кассир должны выяс­нить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в книгу «Кассира-операциониста» и администрация должна принять соответствующие меры. Недостача - взыскивается, излишек - оприходуется.

Кассир-операционист по результатам снятия кассы составляет «Справку-отчет кассира-операциониста» - форма № КМ-6, которая затем вместе с 2-отчетом переда­ется в бухгалтерию или старшему кассиру.

На выручку бухгалтером выписывается приходный кассовый ордер и делается запись в «Кассовой книге» форма № КО-4 об оприходовании выручки.

Такой же порядок оформления поступления выручки за проданные товары осуществляется и в мелкорозничной сети.

Прием и оприходование денег в кассу, по всем перечисленным ранее кассовым операциям, производится на основании приходных кассовых ордеров.

Типовая м/в форма № КО-1. Утверждена Госкомстатом 18.08.98 № 88. Приходные кассовые ордера составляются в организациях всех форм собствен­ности, которые осуществляют прием наличных денежных средств.

Приходный кассовый ордер выписывается в 1 экземпляре работником бухгал­терии и подписывается главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным и кассиром.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалте­ром и кассиром, заверяется печатью, ставиться штамп «Оплачено» и выдается лицу сдавшего деньги.

Приходный кассовый ордер остается в кассе и служит первичным документом для дальнейшего учета. Если в уплаченную сумму входит НДС - его сумма выделяет-

ся отдельной строкой.

Расходные кассовые операции и их документальное оформление

1. Сдача выручки в банк.

2. Выплата заработной платы.

3. Выдача денег под отчет.

4. Оплата стоимости закупленных у населения лекарственного сырья, оплаченной посуды.

5. Оплата транспортных услуг.

6. Оплата приобретаемых товарно-материальных ценностей.

7. Другие виды расхода.

1) Выдача наличных денег из кассы предприятия (всех форм собственности) про­изводится по Расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформ­ленным другим документам при наличии на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером и кассиром.

Если на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах имеется разрешающая подпись руководителя, подпись его на расходный кассовый ордер не обязательна.

При выдаче денег но расходному кассовому ордеру кассир требует предъявле­ние документа (паспорт или другой документ удостоверяющего личность получателя) записывает его реквизиты в расходный кассовый ордер. Получатель должен своей ру­кой указать полученную сумму, дату получения и расписаться.

Если выдача денег производится по доверенности, то в тексте ордера после фамилии получателя указывается фамилия исполняющего обязанности лица, которо­му доверено получение денег.

2) Оплата труда производится кассиром по платежным ведомостям без состав­ления расходного кассового ордера на каждого получателя. В этом случае на титуль­ном листе делаемся разрешительная надпись о выдаче денег за подписью руководите­ля и главного бухгалтера.

Разовые выдачи денег на оплату труда производятся только по расходному кас­совому ордеру.

Если в установленный срок, не все работники получили заработную плату, кас­сир против их фамилии ставит отметку «Депонировано» и составляет «Реестр депо­нированных сумм».

В конце платежной ведомости указывается: фактически выданная и депониро­ванная сумма, подпись кассира. Депонированная сумма сдается в банк.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, произ­водится только по расходным кассовым ордерам, выписанным на каждое отдельное лицо.

В централизованной бухгалтерии на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, номер и дата которого проставляется на каждой платежной ведомости.

3) Сдача выручки. Ежедневная выручка от продажи товаров может сдаваться ап­теками:

• В объединенные кассы учреждения,

• Инкассатору (по договорам с банком).

Для передачи денег инкассатору кассир должен рассортировать их по купюрам, тщательно пересчитать и уложить в специальную сумку. Одновременно заполняется препроводительная ведомость в трех экземплярах. Один экземпляр ведомости укла­дывается в сумку вместе с деньгами, сумку опломбируют:

Перед передачей денег кассир или заведующий аптекой должен проверить на­личие у инкассатора удостоверения личности. Затем инкассатор расписывается на ко­пии препроводительной ведомости, которая остается в аптеке, получает сумку с день­гами и второй экземпляр препроводительной ведомости и передает кассиру свобод­ную сумку.

• В дневные и вечерние кассы банка (оформляются квитанции банка);

• В отделения связи (квитанции почтового отделения, в которых указывают сумму переводимых денег и стоимость перевода).

На основании вышеперечисленных документов бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер.

4) Выдача денег под отчет на командировочные и другие нужды, а также хозяй­ственно-операционные расходы, осуществляется из кассы аптеки на основании заяв­лений работников и распоряжений руководителя, по оформленным расходным кассо­вым ордерам.

Предприятия могут выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определенные руководителем пред­приятия в утвержденной учетной политике.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней, по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из коман­дировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача денег на закупку лекарственного сырья производится на основании приёмной квитанции (форма № АП-4). Один экземпляр квитанции предъявляется в кассу для оплаты принятого сырья. При получении денег из кассы лицо, сдавшее ле­карственное растительное сырье, указывает в квитанции сумму получаемых денег, паспортные данные и расписывается. Квитанция остается в кассе как оправдательный документ на расход денег.

К расходному кассовому ордеру, на выдачу денег для оплаты за услуги, приобретение товара и других ценностей за наличный расчет должен быть приложен кассо­вый и товарный чек подтверждающий факт оприходования денег в организации по­ставщика

Приходные и расходные кассовые ордера должны быть заполнены четко чер­нилами или в компьютерном исполнении, подчистки и исправления не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их со­ставления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются.

Выдача и прием денег по кассовым ордерам производится только в день их со­ставления.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» (ф. № КО-3).