ПЛАН

семінарських занять по курсу

"Діловодство у правоохоронних органах України".

Тема 1 (2 години)

Поняття документа, діловодства та документаційного забезпечення управління

Поняття «документ» (лат. dоситепtит — взірець, доведення, сві­доцтво) є центральним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності зі створення, збору, аналітико-синте-тичної обробки, зберігання, пошуку, поширення та використання доку-ментної інформації в суспільстві.

Студент має знати, що це поняття широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна чи декілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих суб'єктів, яким надається статус документа.

Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотекознавство, бібліографо-, архівознавство, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, архів­ній справі, бібліографії. Звідси його багатозначність (полісемічність), яка утруднює спілкування та взаєморозуміння між фахівцями доку­ментально-комунікаційної сфери.

План

1. Сутність поняття "документ"

2. Діловодство — його особливості, призначення

3. Документаційне забезпечення управління.

4. Удосконалення техніки діловодства за допомогою

новітніх носіїв інформації.

5. Обов'язки співробітників спеціальних підрозділів,

які організаційно забезпечують функції діловодства.

Тема 2. ( 2 години)

Загальні вимоги до складання й оформлення документів.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскіль­ки вони — письмовий доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфо­стрічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності правоохоронних органів найчастіше ви­користовують текстові документи, інформація яких фіксується ру­кописним, машинописним чи друкарським способом.

Постановою Держкомітету стандартів з 1 січня 1991 року в дію введено ГОСТ 6.38-90, що являє собою єдині науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких пра­вил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації доку­ментів, що, у свою чергу, сприятиме використанню їх в автоматизова­них системах управління.

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих доку­ментів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

План

1. Класифікація документів.

2. Формуляр-зразок документів.

3. Правила оформлення реквізитів.

4. Складання управлінської документації.

Тема 3 ( 2 годин)

Документація особового складу.

Докумен­тація по особовому складу створюється з приводу прийняття пра­цівників на роботу в правоохоронні органи, звільнення їх, переведен­ня на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень тощо.

Документацію по особовому складу ведуть з моменту зачислення працівника на роботу в організацію, установу, виділяють у самостій­ну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостя­ми документування.

План

1. Особова картка, Особовий листок з обліку кадрів.

2. Заява. Автобіографія.

3. Характеристика (подання).

4. Накази по особовому складу

5. Трудова книжка.

6. Особова справа.