Опрос по информатике №2.

Вопрос 1. Назначение консолидации данных в Excel. Требования к организации данных при применении консолидации. Способы консолидации данных в Excel.

Консолидация в Excel - это процесс объединения данных одного или нескольких листов с возможностью подведения итогов и выведения отчетов.

Требования:

1) Консолидация по категориям и расположению возможна только для смежных диапазонов данных

2) Невозможно одновременно применить несколько функций обработки данных

3) Необходимо, чтобы все диапазоны данных были представлены в виде списка, а именно:

первая строка первого столбца должна содержать названия, а остальные – однотипные данные, пустые – отсутствуют.

4) Каждый диапазон должен быть размещен на отдельном листе. Не разрешается помещать диапазоны на лист, на котором должна выполняться консолидация.

5) Для консолидации по расположению макеты всех диапазонов должны совпадать

6) Для консолидации по категориям подписи столбцов и строк, которые требуется объединить, должны совпадать с учетом регистра букв

Способы:

1) по формуле

2) по расположению

3) по категории

Вопрос 2. Назначение особенности применения консолидации данных по формуле.

Используется для любого типа и расположения данных. Применяется при отсутствии в исходных данных постоянных позиций или категорий, на которые можно было бы опираться.

1) На новый лист вручную или путем копирования ввести названия строк и столбцов таблицы, содержащие консолидированные данные

2) В ячейки вводятся формулы, включающие объемные 3-х мерные ссылки, которые будут консолидироваться.

При изменении данных на исходном листе, результат консолидации обновляется автоматически, если включен параметр вычисления: автоматически.

Вопрос 3. Назначение и особенности применения консолидации данных по положению.

Используется, если данные из различных источников упорядочены одинаково и в них используются одни и те же подписи столбцов и строк.

порядок выполнения:

1) на каждом листе, который нужно консолидировать, подготовить данные в соответствии с требованиями, приведенными в вопросе №1. Если часто требуется консолидировать данные, рекомендуется создавать листы на основе шаблона с единообразным макетом.

2) На основном листе щелкните левый верхний угол области, в которой требуется разместить консолидированные данные. Чтобы не перезаписать существующие данные на конечном листе консолидированными данными, убедитесь, что справа и снизу этой ячейки достаточно свободных ячеек.

3) На вкладке «данные» в группе «Средства обработки данных» выберите команду «Консолидация».

4) Выберите в раскрывающемся списке «Функция» Итоговую функцию, которую требуется использовать для консолидации данных. (примеры итоговой функции: СУММ, СЧЕТ и СРЕДНЕЕ)

5) Если лист с данными для консолидации находится в другой книге, нажмите кнопку ОБЗОР, чтобы найти ее, а затем – кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно ОБЗОР. Путь к файлу будет введен в поле ССЫЛКА, он будет завершаться восклицательным знаком.

6) Если лист с данными для консолидации находится в той же книге, выполните указанные ниже действия:

а) в поле ССЫЛКА нажмите кнопку закрытия диалогового окна, чтобы выбрать данные на листе

б) щелкните лист с данными, которые необходимо консолидировать, а затем нажмите кнопку раскрытия диалогового окна

7) В диалоговом окне КОНСОЛИДАЦИИ нажмите кнопку ДОБАВИТЬ и повторите действия 5 или 6, чтобы добавить все нужные диапазоны.

8) Выберите способ обновления консолидации. Для этого выполните одно из указанных ниже действий:

а) чтобы консолидация обновлялась автоматически при изменении исходных данных в другой книге, установите флажок СОЗДАВАТЬ СВЯЗИ С ИСХОДНЫМИ ДАННЫМИ. Важно: этот флажок можно устанавливать только в случае, если лист с данными находится в другой книге. После того, как этот флажок установлен, изменить набор входящих в консолидацию ячеек и диапазонов невозможно.

б) чтобы получить возможность обновления консолидации вручную путем изменения включаемых в нее ячеек и диапазонов, снимите флажок СОЗДАВТЬ СВЯЗИ С ИСХОДНЫМИ ДАННЫМИ.