Критерии качества написания отчета

Отчет, который достигает цели эффективной связи исследователя с читателем, обычно удовлетворяет следующим особым критериям: полнота, точность, ясность и выразительность. Перечисленные критерии, конечно, тесно связаны друг с другом. Например, точный отчет является одновременно и полным. Однако методически целесообразно обсуждать эти критерии так, как если бы их можно было четко отличить друг от друга.

ПОЛНОТА

ПОЛНОТА

Критерий, используемый для оценки отчета об исследовании; конкретно в отношении того, предоставляется ли в отчет вся информация, в которой нуждаются читатели, на понятном им языке.

Отчет считается полным, если вся информация, в которой нуждаются читатели, представлена в нем на понятном им языке. Это означает, что составитель отчета постоянно должен задаваться вопросом, нашла ли отражение каждая тема, поставленная в исходном задании на программу исследования. Какие альтернативы были проверены? Что было обнаружено? При подготовке неполного отчета подразумевается, что вспомогательные отчеты, чтение которых может вызвать раздражение и задержать дело, будут представлены в ближайшее время.

Отчет может оказаться неполным и вследствие того, что он слишком короток или слишком велик по объему. Составитель отчета может пропустить необходимые определения или дать короткие объяснения. С другой стороны, текст отчета может оказаться длинным, но трудным для понимания из-за нежелания отправлять в корзину для отходов любую собранную информацию. В отчете, переполненном информацией, которая не имеет первостепенного значения, главные темы зачастую теряются в хаосе второстепенных результатов. Помимо прочего, отчет большого объема может привести читателя в замешательство, когда он попытается переварить его содержание.

Таким образом, именно читатели оказываются ключевыми фигурами в деле определения полноты отчета. Их интерес и способности определяют, какие результаты необходимо осветить дополнительно, а какие следует попросту опустить. Как правило, объем детальной информации должен быть пропорционален объему непосредственного понимания читателя в тех областях, которые обсуждаются в отчете. Если, например, предполагаемым читателем является менеджер по рекламе продукции, обычно мудрее всего опустить пространное обсуждение возможных направлений совершенствования техники производства.

Таблица 22.1

Несколько примеров источников неточности при составлении письменных отчетов

А. Простые ошибки сложения и вычитания «В Соединенных Штатах 14% населения имеют образование начальной школы или ниже, 51% посещают среднюю школу или являются ее выпускниками и 16% учатся в колледже». Оплошность вроде этой (14+51+16 не равно 100%) легко может быть исправлена автором, но для читателя это не так просто, потому что он или она не могут знать, то ли не верны одно или больше значений указанных процентов, то ли в этом перечне пропущена одна из категорий группы.

Б. Путаница между процентами и процентными пунктами «Прибыли компании как доли объемов продаж составили 6,0% в 1990 году и 8% в 1995 году. Следовательно, они возросли за пять лет только на 2%». В этом примере рост составляет, конечно, 2%-ных пункта, или 33%.

В. Неточность, вызванная грамматическими ошибками «Ослабление правительственной поддержки уровня цен на молочную продукцию привело к снижению фермерских доходов на 600 до 800 миллионов долларов в год». Чтобы показать диапазон снижения, автор должен был написать: «Ослабление правительственной поддержки уровня цен на молочную продукцию привело к снижению фермерских доходов на 600 — 800 миллионов долларов в год».

Г. Терминологическая путаница, приводящая к ложным выводам «Годовой доход домохозяйства Джонсов возрос с 10 000 долларов в 1965 году до 30 000 долларов в 1995 году, утроив, таким образом, покупательную способность семьи». Хотя годовой доход домохозяйства Джонсов вполне мог утроиться за 30 лет, с покупательной способностью семьи произойти то же самое явно не могло, поскольку стоимость жизни как мера индекса потребительских цен за тот же период возросла больше, чем в три раза.

ТОЧНОСТЬ

ТОЧНОСТЬ

Критерий, используемый для оценки отчета об исследовании; конкретно в отношении того, логична и информационно точна ли аргументация отчета

Ранее обсуждавшиеся этапы исследовательского процесса, несомненно, важны для изначального обеспечения точности, однако, даже если все введено верно, в отчете об исследовании могут возникать неточности из-за недостаточно ответственной обработки данных, нелогичности аргументации или неумелого построения фраз. Итак, точность — это еще один критерий качества текста отчета. В таблице 22.1 дано несколько примеров источников неточности при составлении письменных отчетов.

Обладание научными степенями не избавляет от опасностей, примеры которых представлены в таблице 22.1. В действительности, чем более образован человек, тем более он или она склонны утопать в трясине чрезмерного многословия. Обратимся к опусу президента одного из ведущих университетов, который в конце 1960-х годов обратился с письмом-утешением к своим расстроенным питомцам после беспорядков в студенческом городке. «Вы, вероятно, осознаете, — начал он, что всем нам свойственно испытывать весьма потенциально значимые взрывоопасные экспрессии неудовлетворенности проблемами, к которым мы име­ем лишь частичное отношение». Он хотел сказать, что мотивы нападок студентов на университет имели мало отношения к самому университету. В исследовательском окне 22.1 Джок Эллиотт, почетный председатель совета директоров рекламного агентства Ogilvy&Mather, показывает, как один вице-президент тоже утонул в зыбучих песках собственных слов.

Неточности также возникают вследствие грамматических ошибок, в пунктуации, написании слов, использовании времен, согласования подлежащего и сказуемого и т. д. Пристальное внимание к деталям в таких областях является первостепенно важным для любого составителя отчета.

ЯСНОСТЬ

ЯСНОСТЬ

Критерий, используемый для оценки отчета об исследовании; конкретно в отношении того, точна ли фразеология отчета

Вероятно, нарушение критерия качества текста отчета, который мы определили как ясность, встречается чаще, чем нарушение любого другого. Ясность достигается как результат четкого и логически последовательного мышления, а также точности используемых выражений. Когда основополагающая логика смутна или представление материалов страдает неточностью, читатели с трудом понимают то, что им приходится читать. Они вынуждены строить догадки, и у подобной ситуации применимо известное следствие закона Мерфи: «Если читателю предлагается простейшая возможность понять неправильно, он, вероятнее всего, поймет неправильно». Однако достижение ясности требует усилий.

Первое и самое важное правило состоит в том, что отчет должен быть четко организован.Чтобы соблюсти это правило, вы должны прежде всего четко определить для себя цель вашего отчета и то, как именно вы намерены его составить. Подготовьте общий набросок ваших главных акцентов. Расставьте эти акценты в логическом порядке и расставьте детали подтверждения планируемых акцентов по местам. Известите читателя о том, какой предмет вы намерены осветить в отчете, а затем приступайте к тому, что собирались сделать. Используйте небольшие параграфы и короткие предложения. Старайтесь не выглядеть уклончивым или двусмысленным; раз вы уже решили, что сказать, идите напрямик и говорите именно это. Тщательно подбирайте слова, старайтесь использовать наиболее точные и понятные. Некоторые особые рекомендации по выбору слов смотрите в исследовательском окне 22.2.

Не надейтесь, что первый же ваш вариант окажется удовлетворительным. Будьте готовы к тому, что его придется переписывать несколько раз. Переписывая, стремитесь сократить объем текста наполовину. Это заставит вас упрощать изложение и освобождать текст от хаоса. Это также вынудит задумываться над каждым словом и его точностью, оценивать, помогает ли каждое слово сказать именно то, что вы хотите сказать. У Джока Эллиотта есть несколько очень точных замечаний, касающихся ясности письменного изложения:

Слова, которые мы пишем и говорим, отражают то, что есть мы сами. Если ваши слова ярки, точны, хорошо сочетаются одно с другим и гуманны, то именно так вы и выглядите. Когда вы пишете, необходимо постоянно спрашивать себя: «Что я пытаюсь сказать?» Если вы отнесетесь к этому добросовестно, то вас немало удивит то обстоятельство, что вы довольно часто не знаете, что же хотите сказать. Прежде всего, вы должны подумать, с чего начинать каждое предложение, а затем думать о каждом слове.

Далее следует просмотреть написанное и спросить: «Стоило ли это говорить? Достаточно ли ясно изложена мысль, чтобы никто не сразу же не споткнулся на ней?» Если такая опасность реальна, значит, в этом месте уже застряла ворсинка, пробившая себе путь в создаваемую вами конструкцию. Писатель, умеющий излагать мысли ясно, имеет достаточно светлую голову, чтобы разглядеть в этой ворсинке то, предвестником чего она является: нечеткость. Нелегко написать даже простое утвердительное предложение. Однако есть один верный способ. Подумайте, что вы хотели сказать. Изложите свое утверждение на бумаге. Уберите из предложения все причастия и прилагательные. Сократите предложение до голого скелета. Позвольте глаголам и существительным выполнять свое дело.

Если это скелетное предложение выражает вашу мысль не точно, выбран неправильный глагол или существительное. Докопайтесь до правильных главных членов предложения. Существительные и глаголы — это орудия главного калибра хорошо написанного текста; прилагательные и наречия — всего лишь красивые средства обустройства сооружаемой вами огневой позиции — появляются следом за ними.

Исследовательское окно 22.2

Некоторые рекомендации по выбору слов для отчетов о маркетинговых исследованиях

1. Используйте короткие слова. Всегда предпочитайте короткие слова длинным, если их смысловое значение одинаково.

Используйте это, А не это

Сейчас В настоящее время

Начать Инициировать

Показать Продемонстрировать

Закончить Придать окончательную форму

Применить Утилизировать

Поместить Позициониро

2. Избегайте нечетких определений. Избегайте вялых прилагательных и наречий, используйте только сильные определения. Некоторые тексты так пестрят слабыми определениями, что они превращаются в клише. Выбирайте только те прилагательные и наречия, которые дают смысловую точность.

Вялые определения Сильные определения

Очень хороший Короткая встреча

Чрезвычайно скрупулезный Яркая презентация

В основном точный Бестолковые инструкции

С громадным успехом Крохотный подъем

Вполне заслуженный Влажное рукопожатие

Жизненно важный Ясная рекомендация

3. Пользуйтесь точным, конкретным языком. Избегайте технического жаргона. Всегда найдется простое темное слово, которое выражает то же самое, что и эффектно-причудливое или неопределенная абстракция.

Жаргон Земной русский язык

Имплементация Выполнение

Плодотворный Практичный, работоспособный

Субоптимальный Не вполне идеальный

Проактивный Действующий

Чистый итог Вывод

Сухой остаток Результат

Жизненно важный Ясная рекомендация

4. Пишите также просто и естественно, как говорите. Используйте только те слова, фразы и выражения, которые действительно могли бы сказать читателю, если бы оказались с ним лицом к лицу. Если бы вы не могли это сказать, если бы это звучало не как ваши собственные слова, то и не пишите этого.

Сухой стиль Естественный стиль

Причины четырехзначны... Есть четыре причины...

Немаловажно... Важно, что..

Нанесение визита Посещение

5. Вычеркивайте слова, в которых нет необходимости. Обычно используемые обороты речи, несомненно, страдают избыточностью фразеологии. Отсекайте лишние слова.